Elanor - EGJE
Úvod
Stručná charakteristika systému
Popis základních principů a pojmů
Tato příručka má za cíl nastínit základní řešené problematiky a způsoby jejich řešení.
1.2 Profese zabývající se lidskými zdroji
2.1 Členění pro okolí - Správní jednotka
2.2.1 Technologická členění a struktury
2.2.2 Firemní členění a struktury
2.3.1 Přímé a nepřímé přiřazení struktury na PV
4 Hlavní řešitelské technologické prvky
4.5 Práce s formuláři a procesy
4.7 Přístupová práva k položkám
5 Osoba, PV a některé další pojmy
Elanor Global JE (Java Edition) je systémem pro práci s lidskými zdroji (HR). Jedná se o systém, který uživateli slouží k řešení jeho práce se zaměstnanci, jejich personálními a mzdovými „agendami“.
Oproti předchozí verzi Elanor Global (PersIMS) není Elanor Global JE členěn na moduly. Důvodem je velká propojenost mezi prvky řešení v jejich použití. Systém je interně členěn na okruhy řešení, kde každý okruh řešení se věnuje určité práci uživatele. V dalším textu bude uveden jejich seznam a podrobný popis.
Lidské zdroje představují zřejmě to nejcennější, co ve firmách či organizacích existuje. Tvoří totiž tvůrčí zdroj provozování a rozvoje hlavních cílů, pro které byla firma založena. Proto je péče o lidské zdroje základní povinností každého zaměstnavatele. Nutí ho sice k tomu příslušná legislativa, ale hlavně by ho k tomu měla nutit potřeba udržet a rozvíjet firmu, neboť firma bez hodnotných lidských zdrojů nemůže dobře prosperovat.
K péči o lidské zdroje je samozřejmě možno použít řadu myšlenek, postupů a metod. Náš systém Elanor Global (i ve verzi JE) podporuje uživatele v jeho péči o lidské zdroje. Uživatel zde má k dispozici řadu nástrojů, kterými zabezpečuje svou péči o lidské zdroje.
Do péče o lidské zdroje zasahuje i stát a to svou legislativou a politikou. Některé oblasti péče o HR jsou legislativně poměrně pevně svázány (například mzdy, bezpečnost práce), jiné jsou z právního hlediska volné a téměř či plně v rukou firmy (například hodnocení).
V organizacích se při práci s HR dají zjistit určitá rozdělení, která pak mají svůj obraz v profesích, jež se problematikou HR zabývají. Jedná se o hlavní profese
- personální .. zabývající se personálními daty a procesy,
- mzdové .. jedná se o profese účetnictví, které podle legislativních pravidel upřesněných ve firemním prostředí zúčtovávají mzdové podklady až do „výplat“ zaměstnancům.
Dále se dají vysledovat doplňkové profese
- „pamák“ .. který se zabývá výkaznictvím a tvorbou firemních předpisů
- „rozborář“ .. věnující se rozborům hlavně ve mzdové oblasti
- „normovač“ .. který tvoří a vyhodnocuje normy práce
- „bezpečák“ .. který se zabývá bezpečností práce
- …
V praxi se naplnění uvedených profesí dost odlišuje a je v moci organizace si je upravovat podle svých představ. Mnohé činnosti jsou potom kumulovány do jedné profese (zvláště u menších organizací) nebo jsou zase naopak některé profese rozdělovány na menší okruhy, které pak tvoří pracovní náplň specifických referentů HR.
O lidské zdroje se však nestarají pouze referenti specializovaných profesí, ale v každodenní práci jsou to především jejich vedoucí.
Při práci s naším systémem, obdobně jako při práci s jinými systémy a to zejména v prostředí nasazení výpočetní techniky, je zapotřebí ještě jedna „podpůrná“ profese a to profese pro „systémové práce“. Ta se stará o stav systému jako celku, jeho nastavení a vyhodnocení funkčnosti a rovněž o hardwarové a softwarové součásti systému.
Ačkoliv každá organizace může mít profesní členění činností jiné, budeme se v dokumentaci Elanor Global JE držet základního členění na oblasti
- personální,
- mzdovou,
- manažerská,
- a systémová.
Konkrétní rozdělení je pak záležitostí každé organizace a nastavení konfigurace našeho systému v oblasti přístupových práv.
Je běžnou a osvědčenou praxí, že pro řízení větších celků a řešení větších problémů se větší celky či problémy rozdělují na dílčí a menší a to podle přesně stanovených pravidel. Dílčí celky či problémy pak existují relativně samostatně s jasně definovanou vazbou na celek či problém a na ostatní dílčí celky a podproblémy. Tuto obecnou myšlenku podporuje zřejmě každý systém na podporu HR.
Existuje však celá řada důvodů a způsobů, jak větší celek rozdělit na menší. Například firma může mít několik závodů, ty pak své provozovny, které jsou členěny na dílny. Důvodem k členění může být hierarchická struktura řízení a vedoucích jednotlivých stupňů struktury, jiným důvodem může být členění používané pro sledování nákladů. Můžeme používat i členění podle výplatních míst, týmové členění a řadu dalších.
Je však jedno členění, které je dáno legislativou. Každá organizace je státem registrována a má své identifikační číslo IČO. Jestliže se však jedná o organizaci, jejíž činnost není soustředěna na jednu lokalitu a má více dílčích celků v různých místech republiky, pak tyto dílčí celky vystupují k některým státním úřadům samostatně. Důvodem je lepší možnost kontroly a spolupráce mezi těmito dílčími celky a místními kancelářemi státních úřadů.
Docházíme tak k tomu, že firmu lze členit různě, ale základní „metačlenění“ je na
- členění pro okolí firmy
- členění uvnitř firmy
více najdete v popisu řešitelského okruhu Str
(podrobnosti i se vztahem k vlastnímu řešení najdete v popisu řešitelského okruhu Adm)
Pro okolí organizace (firmy) se organizace člení podle jednotek, které vystupují samostatně navenek vůči orgánům státní správy, a to hlavně ve mzdové oblasti. Pro toto rozdělení se v našich předchozích systémech vžil pojem "Správní jednotka" (zkráceně SJ), který budeme používat i v této verzi Elanor Global JE. Správní jednotka se přihlašuje například k sociálnímu zabezpečení (pojištění), zdravotnímu pojištění, pro daňové účely a je pro tyto orgány vykazovací jednotkou. Vykazuje své výsledky vůči statistickým orgánům a provádí odvody pojistného a daní. Současně se při vykonávání kontrolní činnosti tyto orgány obracejí na odborné referenty právě z konkrétní SJ.
V praxi většinou odpovídá rozdělení na SJ rozdělení geografickému (pojem v daňové oblasti "správcova pokladna"). SJ často mívají možnost samostatné tvorby kolektivní smlouvy, a to v rámci nadřízené kolektivní smlouvy organizace.
Správní jednotky se dále v Elanor Global JE uvnitř firmy rozdělují na Správní oddíly (SO, viz dále). Na správní jednotku (na rozdíl od předchozí verze Elanor Globalu) nejsou zařazování zaměstnanci, ti jsou zařazování až na Správní oddíl !
Různá vnitřní členění lze rozdělit do skupin podle různých pohledů. My jsme použili následující:
Technologická členění jsou určena pro účely nasazení Elanor Global JE a práci s ním.
Správní oddíl (SO) dále člení správní jednotku a jedná se o ryze mzdově technologické členění. Toto členění umožňuje provádět v jednom měsíci a výplatním termínu (např. dobírka) několik samostatných mzdových uzávěrek. Na správní oddíly v rámci správní jednotky jsou zařazováni zaměstnanci. Dostáváme tak schéma:
Zaměstnanec => Správní oddíl => Správní jednotka => Organizace
Doporučujeme použít více správních oddílů pouze v případech, kdy je zapotřebí provádět dílčí mzdové uzávěrky v různých časových termínech. Některé zahraniční firmy totiž vyžadují postupné vyúčtování například výrobních linek a poté až správní aparát, kvůli dřívějšímu vyhodnocení hospodářských výsledků.
Nedoporučujeme používat členění na správní oddíly pro dílčí uzávěrky jednotlivých účetních, neboť určení přístupových práv jednotlivých účetní na zaměstnance se neodvíjí ze správních oddílů.
V každém případě je však zapotřebí mít ve správní jednotce alespoň jeden správní oddíl, abychom mohli zařazovat zaměstnance do technologických celků pro účely mzdových uzávěrek.
Viz též Adm
Z hlediska ochrany dat jsou systémem zabezpečována (tzv. řádková) přístupová práva na jednotlivé zaměstnance. Pro tento cíl je využita jedna z obecných struktur , která je použita při konfiguraci přístupových práv, a to současně s výčtem hodnot této struktury, které má uživatel k dispozici. Např. se použije struktura kategorie s hodnotami 1, 5 a takový referent má přístup k zaměstnancům, kteří jsou zařazení do struktury kategorií s hodnotami 1 nebo 5.
Organizace může využívat celou řadu struktur. Elanor jakožto řešitel systému určuje následující označení „typů struktur“:
1 Nákladová struktura
2 Organizační struktura
3 Pracovní místa
4 Profese
5 Kategorie
8 Projekt
11 Účetní specifikace
12 Zakázka
13 Výplatní místo
14 Mzdová účetní
15 Referent
16 Místa
17 Referent vzdělávání
18 Výdejová místa (pracovní pomůcky)
38 Stát danění
Výčet struktur ale není konečný. Pro konkrétní zákazníky formou změnového scriptu vytváříme i další struktury. Obvykle k tomu dochází ve fázi implementace. Označení struktur je tak jednotné v celém projektu EGJE.
Mechanismus členění podle vnitrofiremních struktur (kromě správního oddílu) umožňuje velmi různorodé členění podle představ a potřeb organizace. Aparát spojený se strukturami navíc umožňuje po nakonfigurování provázanost mezi jednotlivými strukturami (např. z organizační mohu určit nákladovou či strukturu použitou pro řízení přístupových práv).
Struktury či jejich kombinace se přiřazují hlavně
- zaměstnanci (PV)
- složce mzdy (SLM)
U každé struktury si uživatel určuje, zda se tato struktura a její vazby na zaměstnance a SLM „archivují do mezd“. Pokud ano, pak se aktuální stav této struktury každý měsíc uschovává a je tím zabezpečeno, že i po změnách struktury v budoucnu budou výstupy (většinou ve mzdové oblasti) za tento měsíc z hlediska struktur a zařazení zaměstnanců do struktur shodné. Archivují se tak například organizační a nákladová struktura, běžně však se asi nebude archivovat struktura pracovních míst.
Struktury pro mzdy jsou obecně použitelné pro libovolné rozborové sestavy, například rekapitulace. Rovněž ve vazbě mezd na účetnictví (export do účetnictví) je možno použít různé z těchto mzdových struktur a to třeba i současně. Struktury do mezd nearchivované však pro účetnictví být použity nemohou.
Jednotlivé struktury jsou spolu mohou být provázané.
Standardně předpokládáme tyto základní vazby:
PM je popsáno Organizačním střediskem, Profesí, Kategorií a někdy též Nákladovým střediskem.
Organizační středisko může být popsáno Nákladovým střediskem a Referentem
Osoba a PV v tomto smyslu strukturou nejsou, ale jsou ke strukturám přiřazováni.
Zařazení na struktury se provádí v přiřazovací záložce na PV (Opv01, Opv04, Opv05).
Některá přiřazení jsou přímá - tedy PV je skutečným přiřazovacím záznamem do dané struktury přiřazeno,
jiná jsou nepřímá, zprostředkovaná prostřednictvím vazeb struktur.
Při tomto zprostředkování se používá tento postup:
1. primární je přímé přiřazení
2. pokud není, systém se snaží odvodit přiřazení struktury z PM, na které je PV přímo přiřazeno
3. pokud hodnota není ani tam odvozuje z Organizačního střediska, na které je toto PM přiřazeno
Konfigurace systému je jedním z prvků nastavení systému uživatelem podle jeho potřeb a představ.
Oproti předchozí verzi Elanor Globalu nejsou v konfiguraci legislativní parametry, které zabezpečuje uživatel. Ty jsou řešeny interně a jiným způsobem.
Konfigurace uživatelem zadávaná je řešena hierarchicky podle schématu
Správní oddíl => Správní jednotka => Organizace
Všechny povolené parametry je možno popsat na libovolné úrovni této hierarchie. Pokud například zaevidujeme parametr na pouze úrovni organizace, pak platí pro všechna SJ a SO. Pokud se však některá SJ rozhodne změnit hodnotu tohoto parametru, její hodnota bude platit pouze pro tuto SJ a ostatní budou mít hodnotu uvedenou u organizace. Platí zde takovýto propadávající či „cedníkový“ režim.
Prvkem konfigurace je také konfigurace (ne)použití objektů v systému (formulář Adm04). Jde o to, že řešení EGJE je široké a toto je nejpřímočařejší cesta jak některé jeho části tj. formuláře a sestavy, které konkrétní zákazník nepoužívá, označit tak, aby v systému vůbec nenabízely a to ani v menu ani v zařazování objektů do rolí.
viz Adm_uzdoc / kap. Hierarchie členění zpracovávané organizace
Práce uživatele se systémem se skládá z dialogu mezi ním a počítačem. Systém Elanor Global JE komunikuje s uživatelem a dává uživateli informace několika základními způsoby.
Uživatel má k dispozici nabídku, čili menu činností, ze kterých si vybírá činnost, kterou právě potřebuje. Touto volbou pak vybere práci s formulářem, spuštění či práci s procesem nebo vytvoření sestavy.
Menu se objevuje v levé části. V její horní polovině je seznam všech činností, které má uživatel k dispozici podle nastavených přístupových práv (tzv. objektová práva) a v dolní části je seznam rozpracovaných činností. Seznam všech činností je přitom uspořádán hierarchicky do několika větví, podle věcné problematiky, které se věnuje.
V budoucnu budou i formuláře obsahovat kontextové menu, které bude obsahovat činnosti, které souvisejí s formulářem. Například pro formulář o daních budou k dispozici sestavy pro daňové účely, mzdový list a roční zúčtování daňových záloh.
Formuláře slouží pro práci s evidovanými daty. Jedná se tedy o neprocesní pohled na data a to v členění podle návrhu a realizace firmy Elanor.
Formuláře rozdělujeme na dva základní typy. Individuální formulář obsahuje data o jednom celku, například o jednom zaměstnanci. Oproti tomu hromadný formulář obsahuje data o více celcích, tj. například o více zaměstnancích. Typickými příklady jsou formulář o zaměstnanci (Opv01), který obsahuje různé položky o jednom zaměstnanci a hromadný formulář o průměrech (Pru01h), který obsahuje z hlediska průměrného výdělku data více zaměstnanců.
Individuální formuláře pak mohou mít tzv. navigační seznam, pomocí něhož uživatel určuje, se kterým objektem chce pracovat. V případě výše uvedeného formuláře Opv01 zde uživatel určí zaměstnance, jehož data chce vidět a případně zadávat či editovat.
Individuální formuláře mohou být prostým zobrazení dat, mohou však být komplexní a značně rozsáhlé. Využívají k tomu několika technologických způsobů – položky pod sebou, rozbalovací seznamy položek, tabulka položek vedle sebe, seskupení do záložek a podzáložek.
Hromadné formuláře jsou ve formě tabulky, tj. položky vedle sebe.
Odborníci firmy Elanor se snažili na formulář dostat data určitého objektu tak, aby takovýto formulář obsahoval všechna potřebná a příbuzná data. Například formulář pro daně (Dan01) slouží pro práci s prohlášením k dani, pro daňové úlevy a nezdanitelné částky a také pro roční zúčtování daňových záloh. Každý formulář však může obsahovat pouze data k jedné navigaci.
Na formulářích mohou být umístěna speciální tlačítka k zabezpečení určité funkčnosti související se zaměřením formuláře. Například formulář Vyp01 obsahuje tlačítka pro provedení výpočtu mzdy zaměstnance a na zrušení výpočtu.
Procesy slouží k dynamickému zadávání či pohledu na data z určitého funkčního pohledu. Mohou být rozděleny do několika fází, které se zpracovávají časově postupně a třeba i různými uživateli. To jsou hlavní rozdíly oproti formulářům, které jsou spíše pro statickou práci s evidovanými daty o objektu.
Příkladem procesu je nástup do zaměstnání. Zde je zapotřebí vyplnit celou řadu dat z různých oblastí řešení a to často i několika referenty.
Práce s procesem je podobná práci s formulářem, ale uživatel má k dispozici speciální „procesní“ tlačítka, kterými řídí práci procesu.
Proces je navíc na rozdíl od formuláře uživatelsky konfigurovatelný, tj. uživatelská organizace sama určuje jaké položky a v jakém pořadí je do procesu zařazuje.
Sestavy a exporty tvoří výstup ze systému. Elanor Global JE vytváří sestavy v grafickém formátu a exporty v textovém formátu. Tyto výstupy nejsou prostředky systému dále editovatelné.
Pro grafický formát byl jako standard zvolen formát *.pdf, který je světovým standardem pro grafické formáty a zobrazuje se pomocí AdobeReaderu – Acrobat (je k dispozici zdarma). Dále je možnost zvolit si jiný formát a to podle nabídky u konkrétní sestavy. Jedná se o HTML, RTF nebo o prostý výstup v textovém tvaru. Tyto formáty ovšem nejsou graficky optimalizované.
Textové formáty jsou vytvářeny podle potřeb a požadavků. Jedná se například o textové výplatní lístky pro tzv. výplatní lístky s kapsu (průklep na 2 kopie), exporty různým státním či statistickým úřadům (ELDP, přihlášky NP, Trexima, …).
U řady sestav lze získat nejen grafický výstup, ale také přehled o datech, ze kterých je sestav vytvářena. Tento přehled je tabulkový a lze jej jednoduchým způsobem přenést do MS Excel.
Uživatel při své práci s formuláři a procesy má jednoznačný a unifikovaný způsob práce. Řešitelé pro něj nachystali standardní způsoby práce, na které může být zvyklý z jiných windows-aplikací. K dispozici je alternativní způsob obsluhy, kdy se uživatel sám rozhoduje, zda určitou funkčnost volí pomocí tlačítka nebo pomocí nabídky v menu (horní obslužné menu) nebo pomocí klávesových zkratek či pomocí kontextu a lokální nabídky na pravé tlačítko myši. Všechny uvedené alternativy jsou skutečně alternativami, neboť je zcela lhostejno, ze kterého místa je požadovaná činnost volána.
Funkční tlačítka jsou na rozdíl od předchozí verze Elanor Globalu umístěna vždy v jednom místě a nikoliv na každém formuláři. Na formuláři se však objevují speciální tlačítka pro speciální funkčnost, kterou lze zvolit pouze na tomto formuláři – například spuštění výpočtu mzdy.
Oproti předchozí verzi Elanor Globalu uživatel určitě na první pohled zjistí, že nová verze neumožňuje přesun různých formulářů po obrazovce a změnu jejich velikosti. Tato vlastnost je nahrazena komplexností navržených formulářů a vlastnostmi procesů. Nový systém je tak z hlediska uživatele jednodušší a více přehledný.
Viz též příručka ovládání
Mnohá data se mění v čase a z hlediska systému je zapotřebí u některých z nich uchovávat data i s jejich časovou historií.
V některých případech se sleduje časová platnost celého datového záznamu, například platnost zadané dlouhodobé složky mzdy. Tato časová platnost je platí i pro jednotlivé položky záznamu.
V některých případech je vhodné ukládat a sledovat hodnotu po položkách. Například data o osobě a jejím vztahu k organizaci. Na rozdíl od předchozí verze Elanor Globalu se o PV netvoří časové řezy obsahující větší množství položek, ale každá položka má svou samostatnou historii.
EGJE používá pro přístup k datům tzv. referenční datum. Je to datum, které si uživatel zadá při přihlášení a výběru profilu. K tomuto datu a období z něj odvozenému se poté zobrazují data ve formulářích. Toto datum se dá následně změnit v menu Systém. U některých formulářů je také toto datum/období vytaženo do hlavičky. Pokud je uživatel změní zde pak je sdíleno pouze mezi formuláři se stejným navigačním seznamem.
Systém Elanor Global JE umožňuje nastavení přístupových práv až na jednotlivou položku. Takto uplatněná přístupová práva jsou realizována na formulářích a v procesech. Sestava však obsahuje vždy všechny položky. Pokud tedy uživatel nemá mít přístup k některým položkám sestavy, tak nesmí dostat přístupové právo k celé sestavě a tato sestava může být nahrazena uživatelskou sestavou, kde uživateli nepřístupné položky nejsou.
Dále jsou přístupová práva použita v obvyklém smyslu a to na formuláře, procesy a sestavy v rámci formulářů a procesů dále pak na záložky a „datová okna“.
Novinkou oproti předchozí verzi Elanor Globalu je možnost vyřadit určité položky ze systému přístupových práv a takto i z celé aplikace. Aparát umí pracovat se sestavami, procesy, formuláři nebo i jejich částmi a to až na úroveň položky. Tím je takový objekt / položka z hlediska uživatelské organizace zcela eliminována z nastavování přístupových práv a nikdo tento objekt resp. polořku formuláře nemá k dispozici. Hodí se to například pokud nechcete sledovat položku „číslo občanského průkazu“.
Základní prvky řešení (formuláře, procesy, sestavy) jsou z hlediska jednoznačnosti a přehledu označeny kódem. Tento kód se skládá ze třech písmen označující řešitelský okruh, kam prvek řešení spadá a dále pak ze dvou číslic vyjadřující číselné rozlišení v rámci okruhu. U hromadných formulářů pak pro lepší přehled je na konec doplněn kód „h“.
Seznam řešitelských okruhů je uveden v příloze A.
Z hlediska systému Elanor Global JE se pojem osoba používá pro osobu zavedenou do systému. Každá osoba je však v určitém vztahu k organizaci a těchto vztahů může být více než jeden a to současně nebo postupně. Z hlediska kontinuity s předchozími verzemi Elanor Global používáme označení PV pro takto pojatý vztah osoby k organizaci. Přestože se bude mluvit o PV, pracovním poměru, personálním vztahu a podobně, vždy je zapotřebí si uvědomit, že se jedná o vztah. Vztah k organizaci může být podle číselníku (status):
0 neurčený
1 PV počítaný ve mzdách
2 PV počítaný pouze v případě existence zadaným měsíčních vstupů
3 PV nepočítaný
4 PV nepočítané - pozastavené mazání
6 Bývalý zaměstnanec (po uplynutí doby uchovávání dat)
10 Personální evidence – blíže neurčeno
12 Lékař
13 Psycholog
14 Lektor
21 Uživatel systému Elanor Global JE.
103 Personální evidence blíže neurčeno – bývalý
104 Personální evidence blíže neurčeno - bývalý, pozastavené mazání
123 Lékař - personální evidence – bývalý
124 Lékař - personální evidence - bývalý, pozastavené mazání
133 Psycholog - personální evidence – bývalý
134 Psycholog - personální evidence - bývalý, pozastavené mazání
143 Lektor - personální evidence – bývalý
144 Lektor - personální evidence - bývalý, pozastavené mazání
213 Uživatel - systémová evidence – bývalý
214 Uživatel - systémová evidence - bývalý, pozastavené mazání
Je zřejmé, že jakožto PV zde není pouze pracovní poměr, ale jsou zde na stejné úrovni evidováni například lékaři a uchazeči. Samostatně jsou také evidováni uživatelé systému.
Je důležité si uvědomit, že pokud osoba vstupuje do vztahu k organizaci z více důvodů, musí mít pro každý důvod podle uvedeného číselníku samostatný PV. Takže například personalista, který je zaměstnancem je v systému jednou jako uživatel systému (status = 21) a jednou jako zaměstnanec (status = 1).
Tento status je současně zcela rozhodující pro zařazení PV do navigačních seznamů pro individuální formuláře a pro výběr PV v jednotlivých sestavách. Tak tedy uživatel – zaměstnanec bude v seznamu pro formulář o daních (Dan01) a také pro formulář o uživatelích (Adm01). Jiná osoba, která je „jen“ zaměstnancem, se objeví v seznamu pro daně, ale nebude v seznamu uživatelů.
Každá osoba se reprezentuje v systému svým PV a to minimálně jedním. Proto není zavedeno osobní číslo pro osobu a číslo PV pro každé PV jako v předchozí verzi Elanor Globalu, ale používá se položka OSČPV (osobní číslo vztahu), která označuje příslušné PV. U každého PV je v pozadí schována osoba. Pro určení některých atributů je však zapotřebí upřednostnit určité PV. Jedná se například ve mzdové oblasti o výpočty za osobu (daně, srážky, …). K tomu slouží pojem „kmenový PV“ – každá evidovaná osoba má v každém okamžiku jediný kmenový PV.
OSČPV je označení PV, jehož formu si určuje uživatel. Jedná se o řetězec, takže může obsahovat i nenumerické znaky. Doporučujeme zadávat OSČPV jedním z následujících způsobů:
a) nezávislá OSČPV .. každý PV má své číslo, čísla jsou numerická; má-li osoba více PV, pak tato jednotlivá označení OSČPV nejsou označením v položce OSČPV provázána
b) závislá OSČPV .. každý PV má své číslo, které se skládá ze dvou částí oddělené tečkou“.“ Před tečkou je označení osoby a za tečkou je označení PV v rámci osoby (pořadové číslo PV osoby). V této variantě doporučujeme uvádět číslo PV na dvě číslice (např. 16052.01). Tento způsob je vhodný pro upgrade z předchozí verze Elanor Global.
Mezi další používané pojmy patří organizace a firma. Oficiální a širším pojmem je organizace. Organizace má právní subjektivitu, je evidována v obchodním rejstříku. Obdobným pojmem je firma, ale ten se většinou používá v podnikatelské sféře. V našem pojetí jsou tyto pojmy používané ve stejném smyslu, pokud není řečeno jinak.
Jednopoložkové číselník (editováno formulářem Jpc01) procházejí celým systémem. Jde o sdružený číselníky obsahující množství drobných a středně velikých číselníků charakteru:
číslo text
číslo kód text
kód text
Každý číselník je vždy označen kódem a názvem.
Podle způsobu údržby jej pak dělíme na :
Uživatel resp. typicky správce provádí editaci číselníkových hodnot na Jpc01 záložka "Hodnoty uživatel".
Na záložce "Číselník" je pak zobrazen důležitý údaj "Struktura zobrazení", který říká, které z hodnot číslo(hodnota), kód, text (název) se v tom konkrétním číselníku používají a v jaké podobě.
Správce může potlačit Elanorem zadané hodnoty tak, aby se uživateli nenabízely.
To je možné využít například pro druhy adres a kontaktů. Ze mzdové oblasti to pak může být například Forma doprovodného seznamu.
Funkčnost v EGJE je ale pro standardní JPČ celoplošná.
Realizace je pomocí tlačítek Jpc01 / "Potlačit použití" resp. "Znovuzpřístupnit použití" pro návrat do původního stavu.
Každá hodnota v číselníku pak obsahuje ještě doprovodné položky :
textové Kód2 a Kód3
celočíselná "Celočíselná hodnota 2"
desetinná "Desetinná hodnota 3"
Ty využívá v některých případech Elanor u svých hodnot a stejně tak je může využít i uživatel v hodnotách z číselníků typu S a U. Nicméně položky standardně nejsou zobrazovány, využít je tedy lze pouze do speciálních interfejsů.
Seznam přístupných částí dokumentace je zde.