Elanor – EGJE
Okruh řešení
Zam. dok. – Dokumenty zaměstnance
1. Základní charakteristika okruhu
2.1. Formulář Adm62 – Správa žádání o dokument
2.2. Formulář Osb62 – Moje dokumenty ke stažení
2.3. Formulář Vyk62 – Referent – žádosti o dokument
2.4. Formulář Adm33 – Nové workflow akce 63 a 64
2.5. Objektová práva Vyk62Admin
2.6. Rozšíření sestavového aparátu Poj15
Zaměstnanci mají možnost požádat o dokumenty definované zákazníkem přes HR Portál. Mzdová účtárna obdrží žádost, dokument vygeneruje, systém zaměstnance upozorní a dokument je možno si přes HR portál vyzvednout. Mzdová účetní má i možnost tohoto aparátu využít k hromadnému odeslání vybraných dokumentů bez předchozí žádosti zaměstnance. 1
Jedná se o:
• žádost o sestavu, která jako jeden z parametrů má Osobu nebo Osobu / PV (žádost zaměstnance),
• nebo o vystavení dokumentu bez žádosti, kde je vyplněno „Jiný dokument od organizace bez žádání (např. hromadný ELDP) = Ano“ (MU generuje soubor bez žádosti).
Položku do seznamu (menu pro žadatele) může správce omezit pomocí omezení na Organizaci, Správní jednotku, Správní oddíl, nebo ji nechat bez omezení, pro celou databázi.
Na formuláři také určí Pořadí sestavy v zaměstnancově nabídce a vybere Kód sestavy, kterou chce pro žadatele do menu zvolit a nastavit.
Každou položku opatří Kódem práv pro začlenění do rolí (povinně začíná "RR" = report request) a tlačítkem v horní části formuláře Zařaď právo do role ji zařadí do objektů (Adm04) a zároveň i do potřebné uživatelské role (Adm03, Role> 500). To slouží ke zpřístupňování žádosti o sestavu jednotlivým skupinám zaměstnanců, nebo lze i využit pro zpřístupnění / znepřístupnění v čase.
Na záložce „Detail“ dále správce zadá:
· Název pro menu – název sestavy, jak se má zobrazit na formuláři zaměstnance
· Podrobný popis procesu žádání – možnost vyplnění instrukcí pro zaměstnance. Zobrazí se v textovém poli při zadávání žádosti (např. „Do žádosti prosím uveďte, za jaké čtvrtletí tuto sestavu požadujete.“)
· Požadovat zadání roku – Ano/Ne*
· Požadovat zadání období (bez omezení statusem) – volba povinnosti zadání období, dle povahy příslušné sestavy, pokud není vázáno na výplatní termín*
· Požadovat zadání období (pro zaměstnance status VT 6) – volba povinnosti zadání období, dle povahy příslušné sestavy, pokud je možno sestavu generovat pouze po zpřístupnění výplatních lístků zaměstnancům*
*Pozn.: Systém nastavení nekontroluje. Je zodpovědností správce zvolit správné nastavení a MU zkontrolovat rok a/nebo období a vystavit správný formulář, resp. žádost zamítnout v případě žádosti o nesprávné období.
· U žádosti uvést PV (má-li zam. více) – Ano/Ne, nastavit dle sestavy.
Pozn.: systém nekontroluje správnost volby správce
· Zaměstnanec může vložit přílohu k žádosti – Ano/Ne. Volba možnosti vložit přílohu k žádosti zaměstnancem. Příloha není povinná a po vystavení žádosti se zobrazí pouze pokud je vložena.
· Jiný dokument od organizace bez žádání (např. ELDP) – Ano/Ne. V případě volby „Ano“ nebude zvolená sestava v seznamu volby pro zaměstnance. MU generuje sestavu bez žádosti, obvykle hromadně. Podporované jsou pouze sestavy, které mají umožněn režim vytvoření sestavy: „11 – PDF za jednotlivé osoby uložit zaměstnanci do Osb62“.
· Platnost záznamu – Ano/Ne – Nastavením „Ne“ se záznam přestane zaměstnanci na Osb62 nabízet
· Zaměstnanec smí znovu požádat o zamítnuté žádosti – Ano/Ne. Dle nastavení bude/nebude mít zaměstnanec u žádosti zamítnuté MU (status 14) možnost stisknout tlačítko „Znovu požádat“
· Sestavu vyřizuje jiný než společný referent – struktura – zadání jiné struktury, žádost bude vyřizovat manažer zvolené struktury
· Sestavu vyřizuje jiný než společný referent – osoba – přímé zadání osoby, která má vyřizovat žádost o zvolenou sestavu
· Počet měsíců uchování vytvořeného dokumentu – nastavení délky uchování dokumentu na Osb62, default hodnota 3 (měsíce), mazání dokumentu se audituje
· Max počet otevřených žádostí o jednu sestavu
Na záložce „Výskyt v rolích“ je výčet všech rolí, kterým byla sestava přiřazena.
V navigačním seznamu je seznam všech nastavených sestav.
Poznámka: Mazání dokumentů – V Adm62 je položka „Počet měsíců uchování vytvořeného dokumentu“. Mazání se provádí dle nastavení Adm21/Mazání / Přesměrovat mazání do Gdp14 – buď v Gdp14 (pro Ano) nebo ve standardním provozním mazání (začleněno v Generování kalendářů). Ze záznamu se vymaže pouze vlastní binární dokument a název souboru
Prostřednictvím tohoto formuláře zaměstnanec žádá o dokumenty a také si je zde vyzvedává.
Zaměstnanec zde:
• žádá MU o potvrzení či dokument. V EGJE to je vždy realizováno tiskovou sestavou. Seznam formulářů, o které lze žádat, je definován správcem na Adm62
• vidí přehled všech svých žádostí a má k dispozici dokumenty vytvořené MU
Zaměstnanec (žadatel) může provádět tyto akce:
Na záložce Žádost/Dokument se po stisku tlačítka Nová žádost otevře dialogové okno se seznamem formulářů, o které může zaměstnanec žádat. Při výběru konkrétního formuláře se zobrazí příslušná pole tak, jak jsou pro danou sestavu nastavena správcem. Zaměstnanec má možnost v poli Text žádosti přidat doprovodný text k žádosti pro MU dle potřeby. Pokud je tak nastaveno správcem, zaměstnanec má možnost k žádosti vložit přílohu.
V navigačním seznamu jsou všechny zatím uskutečněné žádosti zaměstnance s volbou výběru dle statusu – nevyřízené, vyřízené, zamítnuté, bez žádosti.
Při výběru vyřízené žádosti je k dispozici na formuláři Dokument ke stažení, případně Odpověď referenta. Seznam vyřízených žádostí bude obsahovat i dokumenty generované mzdovou účetní hromadně – bez žádosti, jakmile je vystaví (např. ELDP). Všechny dokumenty jsou ve formátu pdf.
U zamítnuté žádosti se zobrazí na formuláři Odpověď referenta a je-li správcem nastaveno, v horní části tlačítko Znovu požádat.
U ještě nevyřízených žádostí je možnost stisknout Zrušit žádost.
Na formuláři je také záložka Audit, její přístupnost zaměstnanci je nastavitelná aparátem konfigurace (Adm04) nebo aparátem přístupových práv (Adm03).
Formulář obsahuje v navigačním seznamu vpravo seznam žádostí a u každé pak je možnost:
· Zamítnout žádost (s doprovodným textem) – žádost zamítne, ukončí workflow a zašle notifikaci žadateli (status 14 – zamítnutá žádost)
· Vytvořit a uložit – požadovanou sestavu po vyplnění všech příslušných parametrů ve střední části formuláře vytvoří, uloží do databáze a zároveň ji zobrazí MU. Systém provádí kontrolu správnosti parametru Osoba (nevyplněno – všichni).
· Sestava OK – odeslat zaměstnanci – požadovaný dokument zašle žadateli (status 18 – vyřízená žádost)
· Sestava není OK – zrušit žádost (s doprovodným textem) - žádost zamítne, ukončí workflow a zašle notifikaci žadateli (status 14 – zamítnutá žádost)
· Odeslat zaměstnanci jiný dokument – na základě žádosti může MU zaslat i sestavu/soubor, který není přímo žádostí specifikován (ten vybere přímo ze souborového systému počítače) (status 18 – vyřízená žádost)
Žádosti si MU může filtrovat dle: Aktuální, Vyřízené, Zamítnuté a/nebo Stornované.
Záložka „Bez žádosti“ umožňuje odeslat zaměstnanci dokument (přímo ze souborového systému počítače). Je potřeba vybrat žádost, pro kterou se vytvoří záznam a zašle dokument osobě (status 23 – bez žádosti). V číselníku žádosti jsou na prvním místě žádosti, které mají na Adm62 nastaveno „Jiný dokument od organizace bez žádání…“ = „Ano“.
Záložka „Audit“ zobrazuje fáze zpracování žádosti (typicky změna statusu workflow).
Formulář Vyk62 nyní obsahuje pole „! Zaměstnanec odpověď neotevřel:“. Toto pole slouží k ověření, zda odeslaný dokument byl zaměstnanci doručen a zda ho zaměstnanec otevřel. Toto je nutné například v případu SK legislativy, která vyžaduje logovat informaci o doručení dokumentu zaslaného elektronicky.
Nové workflow akce slouží správci k nastavení pravidel příjemců notifikací (pokud není nastaveno na Adm62) a průvodních textů notifikací v emailu.
Akce workflow 63:
1 Storno
10 Žádost
14 Zamítnutá žádost
18 Vyřízená žádost
Akce workflow 64:
23 Bez žádosti
Makra pro text notifikací:
Kromě standardních maker (např. odkaz na EGJEWeb %WEB2%) je možné použít i tvar
%WEB2URL%#form=Vyk62&id_trep=%ID_VAL%
který vytvoří link pro otevření aplikace, formuláře Vyk62 a nalistování přímo na konkrétní žádost (v navigačním seznamu). Tento příklad je vhodný pro předlohu Adm33 / WFL 63 do statusu 10.
resp. %WEB2URL%emp/#form=Osb62&id_trep=%ID_VAL% - do statusu 18 (tj. zaměstnanci)
%ID_VAL% - id žádosti pro použití v odkazech
%KOD_ELEM_REP% - Kód sestavy
%KOD_ELEM_ROLE% - Kód práv pro začlenění do rolí
%KOD_ELEM_NAZEV% - Název žádosti/sestavy o dokument
%KOD_OBD% - Parametr „Období“ zadaný zaměstnancem
%ROK% - Parametr „Rok“ zadaný zaměstnancem
%TEXT% - Odpověď referenta
K objektu Vyk62 se váže přídavné objektové právo Vyk62Admin – Přístup na všechny žádosti, jehož držitel má přístup na všechny žádosti (v rámci práv na organizaci a SJ, SO).
Když je žádost o dokument za celou osobu, tak vycházíme u práv na organizaci a SJ, SO z kmenového PV žádosti k referenčnímu datumu. Když je žádost na PV tak z tohoto PV, pro který je žádáno.
Uživatel bez tohoto práva je určován primárně dle Adm62:
· Sestavu vyřizuje jiný než společný referent struktura
· Sestavu vyřizuje jiný než společný referent osoba
· když žádný z nich vyplněn není, je příjemce určen vyhodnocením pravidla pro Primárního příjemce z Adm33 (workflow akce 63 – konečný status 10)
Sestavový aparát Poj15 byl rozšířen o Režim vytvoření: 11 - PDF za jednotlivé osoby uložit zaměstnanci do Osb62. Režim vygenerovanou sestavu uloží zaměstnanci do Osb62.
Slouží k hromadnému generování vybraných sestav a jejich zaslání zaměstnancům bez předchozího žádání.
Parametry sestavy Poj15 umožňují nastavení Primárního druhu komunikační adresy příjemce a Sekundárního druhu komunikační adresy příjemce. Zadání druhu komunikace v parametrech sestavy Poj15 do Osb62 nastavuje e-mail primárnímu příjemci, sekundární druh nastavuje e-mail sekundárnímu příjemci. Pro oba příjemce (primárního i sekundárního) lze nastavit sekundární typ e-mailu na nastavení workflow 64 na Adm33. Od verze e202309 bude i primární e-mail příjemců načítán z definice workflow 64 na Adm33 (a ne z parametrů sestavy Poj15).
1Okruh byl testován na níže uvedených sestavách (+ jejich uživatelských verzích):
Dan02, Dan03, Dan04, Dan05, Dan12, Dan17, Dan19, Dan37, Dan38, Dan39,
Vyk03,Vyk07, Vyk08, Vyk08a, Vyk11, Vyk14, Vyk18, Vyk19, Vyk91, Vyk21, Vyk31, Vyk35, Vyk37, Vyk44
Poj15, Poj23, Poj37, Poj 47, Poj48, Poj49, Poj51
Osb46,
Sra07, Sra 09, Sra12
Das02, Das03, Das04, Das12, Das13, Das14
Pos15, Pos23