Elanor – EGJE
Okruh riešení
Zam . dok. – Dokumenty zamestnanca
1. Základná charakteristika okruhu
2.1. Formulár Adm62 – Správa žiadania o dokument
2.2. Formulár Osb62 – Moje dokumenty na stiahnutie
2.3. Formulár Vyk62 – Referent – žiadosti o dokument
2.4. Formulár Adm33 – Nové workflow akcie 63 a 64
2.5. Objektové práva Vyk62Admin
2.6. Rozšírenie zostavového aparátu Poj15
Zamestnanci majú možnosť požiadať o dokumenty definované zákazníkom cez HR Portál. Mzdová učtáreň dostane žiadosť, dokument vygeneruje, systém zamestnanca upozorní a dokument je možné si cez HR portál vyzdvihnúť. Mzdová účtovníčka má aj možnosť tohto aparátu využiť na hromadné odoslanie vybraných dokumentov bez predchádzajúcej žiadosti zamestnanca. 1
Ide o:
• žiadosť o zostavu, ktorá ako jeden z parametrov má Osobu alebo Osobu / PV (žiadosť zamestnanca),
• alebo o vystavení dokumentu bez žiadosti, kde je vyplnené „Iný dokument od organizácie bez žiadania (napr. hromadný ELDP) = Áno“ (MU generuje súbor bez žiadosti).
Položku do zoznamu (menu pre žiadateľa) môže správca obmedziť pomocou obmedzenia na Organizáciu , Správnu jednotku , Správny oddiel , alebo ju nechať bez obmedzenia, pre celú databázu.
Na formulári tiež určí Poradie zostavy v zamestnancovej ponuke a vyberie Kód zostavy , ktorú chce pre žiadateľov do menu zvoliť a nastaviť.
Každú položku opatrí Kódom práv pre začlenenie do rolí (povinne začína "RR" = report request ) a tlačidlom v hornej časti formulára Zaraď právo do role ju zaradí do objektov (Adm04) a zároveň aj do potrebnej užívateľskej role (Adm03, Role> 500). To slúži na sprístupňovanie žiadosti o zostavu jednotlivým skupinám zamestnancov, alebo možno aj využiť na sprístupnenie / zneprístupnenie v čase.
Na záložke „Detail“ ďalej správca zadá:
· Názov pre menu – názov zostavy, ako sa má zobraziť na formulári zamestnanca
· Podrobný popis procesu žiadania – možnosť vyplnenia inštrukcií pre zamestnancov. Zobrazí sa v textovom poli pri zadávaní žiadosti (napr. „Do žiadosti prosím uveďte, za aký štvrťrok túto zostavu požadujete.“)
· Požadovať zadanie roka – Áno/Nie*
· Požadovať zadanie obdobia (bez obmedzenia statusom) – voľba povinnosti zadania obdobia, podľa povahy príslušnej zostavy, pokiaľ nie je viazané na výplatný termín*
· Požadovať zadanie obdobia (pre zamestnancov status VT 6) – voľba povinnosti zadania obdobia, podľa povahy príslušnej zostavy, pokiaľ je možné zostavu generovať iba po sprístupnení výplatných lístkov zamestnancom*
*Pozn.: Systém nastavenie nekontroluje. Je zodpovednosťou správcu zvoliť správne nastavenie a MU skontrolovať rok a/alebo obdobie a vystaviť správny formulár, resp. žiadosť zamietnuť v prípade žiadosti o nesprávne obdobie.
· Pri žiadosti uviesť PV (ak má zam . viac) – Áno/Nie, nastaviť podľa zostavy.
Pozn.: systém nekontroluje správnosť voľby správcu
· Zamestnanec môže vložiť prílohu k žiadosti – Áno/Nie. Voľba možnosti vložiť prílohu k žiadosti zamestnancom. Príloha nie je povinná a po vystavení žiadosti sa zobrazí iba ak je vložená.
· Iný dokument od organizácie bez žiadania (napr. ELDP) – Áno/Nie. V prípade voľby „Áno“ nebude zvolená zostava v zozname voľby pre zamestnancov. MU generuje zostavu bez žiadosti, obvykle hromadne. Podporované sú iba zostavy, ktoré majú umožnený režim vytvorenia zostavy: „11 – PDF za jednotlivé osoby uložiť zamestnancovi do Osb62“.
· Platnosť záznamu – Áno/Nie – Nastavením „Nie“ sa záznam prestane zamestnancovi na Osb62 ponúkať
· Zamestnanec môže znovu požiadať o zamietnuté žiadosti – Áno/Nie. Podľa nastavenia bude/nebude mať zamestnanec pri žiadosti zamietnutej MU (status 14) možnosť stlačiť tlačidlo „ Znovu požiadať “
· Zostavu vybavuje iný ako spoločný referent – štruktúra – zadanie inej štruktúry, žiadosť bude vybavovať manažér zvolenej štruktúry
· Zostavu vybavuje iný ako spoločný referent – osoba – priame zadanie osoby, ktorá má vybavovať žiadosť o zvolenú zostavu
· Počet mesiacov uchovania vytvoreného dokumentu – nastavenie dĺžky uchovania dokumentu na Osb62, default hodnota 3 (mesiace), mazanie dokumentu je auditované
· Max počet otvorených žiadostí o jednu zostavu
Na záložke „Výskyt v roliach“ je zoznam všetkých rolí, ktorým bola zostava priradená.
V navigačnom zozname je zoznam všetkých nastavených zostáv.
Poznámka: Mazanie dokumentov – V Adm62 je položka „Počet mesiacov uchovania vytvoreného dokumentu“. Mazanie sa vykonáva podľa nastavenia Adm21/Mazanie / Presmerovať mazanie do Gdp14 – buď v Gdp14 (pre Áno) alebo v štandardnom prevádzkovom mazaní (začlenené v Generovanie kalendárov). Zo záznamu sa vymaže iba vlastný binárny dokument a názov súboru
Prostredníctvom tohto formulára zamestnanec žiada o dokumenty a tiež si ich tu vyzdvihuje.
Zamestnanec tu:
• žiada MU o potvrdenie či dokument. V EGJE to je vždy realizované tlačovou zostavou. Zoznam formulárov, o ktoré je možné žiadať, je definovaný správcom na Adm62
• vidí prehľad všetkých svojich žiadostí a má k dispozícii dokumenty vytvorené MU
Zamestnanec (žiadateľ) môže vykonávať tieto akcie:
Na záložke Žiadosť/Dokument sa po stlačení tlačidla Nová žiadosť otvorí dialógové okno so zoznamom formulárov, o ktoré môže zamestnanec žiadať. Pri výbere konkrétneho formulára sa zobrazia príslušné polia tak, ako sú pre danú zostavu nastavené správcom. Zamestnanec má možnosť v poli Text žiadosti pridať sprievodný text k žiadosti pre MU podľa potreby. Pokiaľ je tak nastavené správcom, zamestnanec má možnosť k žiadosti vložiť prílohu.
V navigačnom zozname sú všetky zatiaľ uskutočnené žiadosti zamestnanca s voľbou výberu podľa statusu - nevybavené, vybavené, zamietnuté, bez žiadosti.
Pri výbere vybavenej žiadosti je k dispozícii na formulári Dokument na stiahnutie , prípadne Odpoveď referenta . Zoznam vybavených žiadostí bude obsahovať aj dokumenty generované mzdovou účtovnou hromadne - bez žiadosti, akonáhle ich vystaví (napr. ELDP). Všetky dokumenty sú vo formáte pdf .
Pri zamietnutej žiadosti sa zobrazí na formulári Odpoveď referenta a ak je správcom nastavené, v hornej časti tlačidlo Znova požiadať .
Pri ešte nevybavených žiadostiach je možnosť stlačiť Zrušiť žiadosť.
Na formulári je tiež záložka Audit, jej prístupnosť zamestnancovi je nastaviteľná aparátom konfigurácie (Adm04) alebo aparátom prístupových práv (Adm03).
Formulár obsahuje v navigačnom zozname vpravo zoznam žiadostí au každej potom je možnosť:
· Zamietnuť žiadosť (so sprievodným textom) – žiadosť zamietne, ukončí workflow a zašle notifikáciu žiadateľovi (status 14 – zamietnutá žiadosť)
· Vytvoriť a uložiť – požadovanú zostavu po vyplnení všetkých príslušných parametrov v strednej časti formulára vytvorí , uloží do databázy a zároveň ju zobrazí MU. Systém vykonáva kontrolu správnosti parametra Osoba (nevyplnené – všetci).
· Zostava OK – odoslať zamestnancovi – požadovaný dokument zašle žiadateľovi (status 18 – vybavená žiadosť)
· Zostava nie je OK - zrušiť žiadosť (so sprievodným textom) - žiadosť zamietne, ukončí workflow a zašle notifikáciu žiadateľovi (status 14 – zamietnutá žiadosť)
· Odoslať zamestnancovi iný dokument – na základe žiadosti môže MU zaslať aj zostavu/súbor, ktorý nie je priamo žiadosťou špecifikovaný (ten vyberie priamo zo súborového systému počítača) (status 18 – vybavená žiadosť)
Žiadosti si MU môže filtrovať podľa: Aktuálne, Vybavené, Zamietnuté a/alebo Stornované.
Záložka „Bez žiadosti“ umožňuje odoslať zamestnancovi dokument (priamo zo súborového systému počítača). Je potrebné vybrať žiadosť, pre ktorú sa vytvorí záznam a zašle dokument osobe (status 23 – bez žiadosti). V číselníku žiadosti sú na prvom mieste žiadosti, ktoré majú na Adm62 nastavené „Iný dokument od organizácie bez žiadania…“ = „Áno“.
Záložka „Audit“ zobrazuje fáza spracovania žiadosti (typicky zmena statusu workflow ).
Formulár Vyk62 teraz obsahuje pole „! Zamestnanec odpoveď neotvoril:“. Toto pole slúži na overenie, či odoslaný dokument bol zamestnancovi doručený a či ho zamestnanec otvoril. Toto je nutné napríklad v prípade SK legislatívy, ktorá vyžaduje logovať informáciu o doručení dokumentu zaslaného elektronicky.
Nové workflow akcie slúži správcovi na nastavenie pravidiel príjemcov notifikácií (ak nie je nastavené na Adm62) a sprievodných textov notifikácií v emaile.
Akcia workflow 63:
1 Storno
10 Žiadosť
14 Zamietnutá žiadosť
18 Vybavená žiadosť
Akcia workflow 64:
23 Bez žiadosti
Makrá pre text notifikácií:
Okrem štandardných makier (napr. odkaz na EGJEWeb %WEB2%) je možné použiť aj tvar
%WEB2URL%# form =Vyk62&id_trep=%ID_VAL%
ktorý vytvorí link pre otvorenie aplikácie, formuláre Vyk62 a nalistovanie priamo na konkrétnu žiadosť (v navigačnom zozname). Tento príklad je vhodný pre predlohu Adm33 / WFL 63 do statusu 10.
resp. %WEB2URL%emp/#form=Osb62&id_trep=%ID_VAL% - do statusu 18 (tj zamestnanci)
%ID_VAL% - id žiadosti pre použitie v odkazoch
%KOD_ELEM_REP% - Kód zostavy
%KOD_ELEM_ROLE% - Kód práv na začlenenie do rolí
%KOD_ELEM_NAZEV% - Názov žiadosti/zostavy o dokument
%KOD_OBD% - Parameter „Obdobie“ zadaný zamestnancom
%ROK% - Parameter „Rok“ zadaný zamestnancom
%TEXT% - Odpoveď referenta
K objektu Vyk62 sa viaže prídavné objektové právo Vyk62Admin – Prístup na všetky žiadosti, ktorého držiteľ má prístup na všetky žiadosti (v rámci práv na organizáciu a SJ, SO).
Keď je žiadosť o dokument za celú osobu, tak vychádzame pri právach na organizáciu a SJ, SO z kmeňového PV žiadosti k referenčnému dátumu. Keď je žiadosť na PV tak z tohto PV, pre ktorý je žiadané.
Užívateľ bez tohto práva je určovaný primárne podľa Adm62:
· Zostavu vybavuje iný ako spoločný referent štruktúra
· Zostavu vybavuje iný ako spoločný referent osoba
· keď žiadny z nich vyplnený nie je, je príjemca určený vyhodnotením pravidla pre Primárneho príjemcu z Adm33 ( workflow akcia 63 – konečný status 10)
Zostavový aparát Poj15 bol rozšírený o Režim vytvorenia : 11-PDF za jednotlivé osoby uložiť zamestnancovi do Osb62 . Režim vygenerovanú zostavu uložia zamestnanci do Osb62.
Slúži na hromadné generovanie vybraných zostáv a ich zaslanie zamestnancom bez predchádzajúceho žiadania.
Parametre zostavy Poj15 umožňujú nastavenie Primárneho druhu komunikačnej adresy príjemcu a Sekundárneho druhu komunikačnej adresy príjemcu. Zadanie druhu komunikácie v parametroch zostavy Poj15 do Osb62 nastavuje e-mail primárnemu príjemcovi, sekundárny druh nastavuje e-mail sekundárnemu príjemcovi. Pre oboch príjemcov (primárneho aj sekundárneho) je možné nastaviť sekundárny typ e-mailu na nastavenie workflow 64 na Adm33. Od verzie e202309 bude aj primárny e-mail príjemcov načítaný z definície workflow 64 na Adm33 (a nie z parametrov zostavy Poj15).
1 Okruh bol testovaný na nižšie uvedených zostavách (+ ich užívateľských verziách):
Dan02, Dan03, Dan04, Dan05, Dan12, Dan17, Dan19, Dan37, Dan38, Dan39,
Vyk 03, Vyk 07, Vyk08, Vyk08a, Vyk11, Vyk14, Vyk18, Vyk19, Vyk91, Vyk21, Vyk31, Vyk35, Vyk37, Vyk44
Poj15, Poj23, Poj37, Poj 47, Poj48, Poj49, Poj51
Osb46,
Sra07, Sra 09, Sra12
Das02, Das03, Das04, Das12, Das13, Das14
Pos15, Pos23