Okruh řešení Cep = Cestovní příkazy je součástí řešení pro práci s docházkou a specificky se věnuje problematice práce s pracovními cestami. Cestovní příkaz je základní formou vyslání zaměstnance na pracovní cestu.

Zahrnuje evidenci od vyslání na pracovní cestu, schvalování, sledování a zaúčtování nákladů a finanční vyrovnání se zaměstnancem.

1.1 Obecně

Pro splnění svých povinností a potřeb vysílá zaměstnavatel své zaměstnance na pracovní cesty. Základní legislativní rámec pro vysílání zaměstnance na pracovní cestu obsažen

- pro CZ v Zákoníku práce, tj. zák. 262/2006, v aktuálním znění

- pro SK v zákoně 283/2002 v aktuálním znění.

Zákoník práce rozděluje oblast pracovních cest na zaměstnavatele, který poskytuje za práci plat („státní sféra“) a na ostatní („podnikatelská sféra“). Pro oba typy zaměstnavatelů jsou v Zákoníku uvedena pravidla pro poskytování cestovních náhrad a jsou obdobná s tím, že pro státní sféru jsou některá ustanovení definována přesně, kdežto pro podnikatelskou sféru je v určitém rozmezí dána volnost.

1.2 Legislativní zkratka

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při

- pracovní cestě,

- cestě mimo pravidelné pracoviště,

- cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,

- přeložení,

- přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,

- výkonu práce v zahraničí.

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě náhradu za prokázané náklady

a) jízdních výdajů,

b) jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,

c) výdajů za ubytování,

d) zvýšených stravovacích výdajů (dále jen „stravné“),

e) nutných vedlejších výdajů,

f) kapesné (pro státní sféru ČR, ve SR se neodlišuje státní a ostatní sféra).

Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytovat i další náhrady výdajů, za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které byly poskytnuty v souladu se Zákoníkem.

Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území republiky s tím, že pro dobu náhrad je rozhodný okamžik přejezdu hranice (u letecké dopravy odlet či přílet). Případný zbytek času strávený na pracovní cestě je řešen podle tuzemské legislativy.

1.2.1 Jízdní výdaje

Zaměstnavatel poskytne náhradu za

- za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby - v prokázané výši. Jízdné MHD v obci sjednaného výkonu práce se nemusí prokazovat.

- použije-li se (se souhlasem zaměstnavatele) jiný dopravní prostředek, včetně motorového vozidla (kromě vozidla zaměstnavatele), přísluší náhrada odpovídající ceně jízdného za určený dopravní prostředek

- použije-li se na žádost zaměstnavatele vlastní motorové vozidlo (nikoliv vozidlo zaměstnavatele), přísluší náhrada za každý jeden kilometr jednak

- základní náhrada na 1 km, která se upravuje podle vývoje cen prováděcím předpisem (pro SK specifické navýšení pro vozidla s přívěsem)
Podle české legislativy se jedná o částky dané zákonem jako minimální hodnoty, je proto nutné je zadat v konfiguraci na formuláři Cep03.

- plus náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty na 1 km, která se počítá jako násobek ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Přitom cena PHM je buď zdokladovaná nebo vyhlašovaná. Spotřeba se uvádí podle technického průkazu vozidla, případně kombinovaná spotřeba pro účely náhrady za použití vozidla. Vyhlašovaná cena

[CZ] na celý rok vyhláškou ve Sbírce zákonů

[SK] na týden vyhlášená Statistickým úřadem (platí cena k začátku pracovní cesty)

Specifické pro SK:

Pokud je v technickém průkazu uvedena spotřeba v městě a mimo město, počítá se zvlášť náhrada za km ujeté v městě a zvlášť náhrada za km ujeté mimo město.

1.2.2 Tuzemské stravné

Pro stanovení výše stravného je rozhodující doba trvání pracovní cesty za kalendářní den. Zákoníkem jsou dána čtyři pásma

do 5 hodin (bez náhrady),

nad 5 hodin do 12 hodin,

nad 12 hodin do 18hodin,

nad 18 hodin,

a v nich je určena výše stravného za dobu trvání cesty v daném pásmu. Ta se mění prováděcím předpisem v závislosti na vývoji cen.

1.2.2.1 Specifika podle CZ legislativy

Výše stravného je uvedena v Zákoníku práce pro podnikatelskou sféru formou minimální částky, pro státní sféru pak rozmezí částky od-do a konkrétní částku si určí zaměstnavatel.

Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů lze upustit od odděleného posuzování doby trvání cesty na kalendářní den, pokud je to pro zaměstnance výhodnější.

Specifika pro podnikatelskou sféru:

- pokud bylo v rámci pracovní cesty poskytnuto jídlo, je možno za každé jídlo (snídaně, oběd, večeře) stravné krátit.

Specifika pro státní sféru:

- znemožní-li se vysláním na pracovní cestu v délce trvání do 5 hodin stravování obvyklým způsobem, může se poskytnout stravné, jakoby cesta trvala více než 5 hodin.

Pokud bylo v rámci pracovní cesty poskytnuto jídlo, je možno za každé jídlo (snídaně, oběd, večeře) stravné krátit a to maximálně

70% trvá-li pracovní cesta 5 - 12 (včetně) hodin,

35% trvá-li pracovní cesta od 12 do 18 (včetně) hodin,

25% trvá-li pracovní cesta více než 18 hodin.

V konfiguraci Cep03 lze nastavit režim krácení stravného uvedeným způsobem (0 = podle doby trvání cesty) nebo podle typy poskytnuté stravy (režim 1).

POZOR: Od 1.1.2012 je ve státní sféře povinnost uvedeného krácení a to v uvedených maximálních procentech.

1.2.2.2 Specifika podle SK legislativy

Pokud pracovní cesta trvá méně než 5 hodin a zaměstnanci je znemožněno stravování obvyklým způsobem, může zaměstnavatel poskytnout stravné ve výši určené pro pásmo 5-12 hodin.

Pokud má zaměstnanec během jednoho dne více pracovních cest a každá je kratší než 5 hodin, patří stravné za součet hodin.

Pokud je pracovní cesta rozvržena do 2 dnů a v každém z nich trvá méně než 5 hodin a celkově však alespoň 5 hodin, patří stravné za součet hodin.

Pokud bylo v rámci pracovní cesty poskytnuto jídlo, je možno za každé jídlo (snídaně, oběd, večeře) stravné krátit a to maximálně

o 25% za poskytnutou snídani,

o 40% za poskytnutý oběd,

o 35% za poskytnutou večeři

z částky určené pro časové pásmo nad 18 hodin.

Vypočtená míra krácení stravného za bezplatně poskytnutou snídani, oběd, večeři se nezaokrouhluje. Zaokrouhluje se až vypočítané stravné, a to na nejbližší eurocent nahoru. Tímto způsobem se zaokrouhluje stravné za každý kalendářní den samostatně. Nezaokrouhluje se stravné za pracovní cestu jako celek.

1.2.3 Zahraniční stravné

Zahraniční stravné se poskytuje se v cizí měně. Základní sazbu stravného pro konkrétní stát určuje prováděcí předpis s tím, že zaměstnavatel může před nástupem cesty výši stravného v některých případech upravit.

Při cestě přes více států lze zahraniční stravné určit podle státu, kde bude stráveno nejvíce času.

Zahraniční stravné činí podle doby strávené na cestě mimo území mateřského státu:

Pro CZ:

od 1 do 12 hodin a v ČR nevznikne nárok na tuzemské stravné
1/3 základní sazby,

od 5 do 12 hodin a v ČR vznikne nárok na tuzemské stravné
1/3 základní sazby,

nad 12 do 18 hodin 2/3 základní sazby

nad 18 hodin 100% základní sazby.

Pro SK:

od 0 do 6 hodin 25% základní sazby,

nad 6 hodin do 12 hodin 50% základní sazby,

nad 12 hodin 100% základní sazby.

Pokud bylo v rámci zahraniční pracovní cesty poskytnuto jídlo, je možno za každé jídlo (snídaně, oběd, večeře) stravné krátit zákonem definovaným způsobem.

Pro CZ:

o 25% na každé uvedené jídlo nebo

o 35% jde-li o stravné ve výši 2/3 základní sazby nebo

o 70% jde-li o stravné ve výši 1/3 základní sazby.

Pro SK: shodně jako pro tuzemské pracovní cesty. Doby strávené v zahraničí delší než 1 hodina a při více zahraničních cestách v jednom kalendářním dni se sčítají. Doby, za které nevznikne nárok na zahraniční stravné, se přičítají k době nároku na tuzemské stravné podle tuzemské legislativy.

Přičítání doby trvání příslušné pracovní cesty v zahraničí k tuzemské části pracovní cesty [CZ]:

- Když v kalendářním dni za cestu na území ČR právo na tuzemské stravné nevzniklo a počet hodin v zahraničí je méně než 1 hodina, tak zahraniční stravné nepřísluší a doba trvání příslušné cesty v zahraničí se připočte k tuzemské části této pracovní cesty.

- Když v kalendářním dni za cestu na území ČR právo na tuzemské stravné vzniklo a počet hodin v zahraničí je 5 hodin a méně, tak zahraniční stravné nepřísluší a doba trvání příslušné cesty
v zahraničí se připočte k tuzemské části této pracovní cesty a může tak ovlivnit konečnou výši tuzemského stravného za danou zahraniční pracovní cestu.

Při cestě přes více států se zahraniční stravné určuje podle základní sazby státu, kde je stráveno nejvíce času.

1.2.4 Zálohy, vyúčtování cestovních náhrad

Poskytnutí zálohy je povinností zaměstnavatele (a to až do předpokládané výše cestovních náhrad), pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Přesto v praxi většinou žádá zaměstnanec o její poskytnutí. Při zahraniční cestě lze zálohu poskytnout v cizí měně, cestovním šekem nebo zapůjčením kreditní karty zaměstnavatele.

Není-li jiná dohoda, pak je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty (nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu) předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu.

Náhradu v cizí měně (=částka, o kterou byla poskytnutá záloha pro zahraniční pracovní cestu nižší než činí právo zaměstnance), doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak.

Pokud není dohodnuto jinak, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení dokladů zaměstnance provést vyúčtování náhrad a uspokojit práva zaměstnance.

1.2.5 Silniční daň

Silniční dani (pro CZ zákon 16/1993 Sb., pro SK zákon 582/2004 Z.z., část 11) podléhají kromě vozidel zapsaných v majetku zaměstnavatele i vozidla zaměstnanců, pokud jim zaměstnavatel v rámci pracovních cest vyplácí cestovní náhrady za použití jejich vozidla.

Základem daně je

- zdvihový objem motoru v cm3 u osobních,

- největší povolená hmotnost v tunách a počet náprav u ostatních vozidel,

- [pouze SK] místní příslušnost zaměstnavatele do kraje (poplatky určuje kraj).

Sazby daně jsou dané zákonem a to jako roční částky. Zákon stanovuje procenta snížení, případně zvýšení na základě určitých výjimek.

Pro soukromá vozidla použitá pro pracovní cesty je sazba dána pevnou částkou na každý den cesty (v současnosti 25 Kč), pokud je to pro zaměstnavatele výhodnější. Pokud se neuplatní pevná částka, je povinností hradit daň za každý měsíc použití vozidla zaměstnance ve výši 1/12 roční sazby. Pozor však na to, že v kalendářním roce nelze měnit u jednoho vozidla způsob stanovení daně. Pokud je jednou uplatněna pevná sazba, musí se uplatňovat až do konce roku.

Při výpočtech se zaokrouhluje za jednotlivé vozidlo a na celé koruny nahoru.

Zálohy se platí čtvrtletně s výjimkou 4.čtvrtletí, kdy se platí za 10+11.měsíc a to do 15.dne následujícího měsíce. Následuje pak daňové přiznání odevzdávané do 31.1 následujícího roku a zde je uvedena daňová povinnost za celý rok a zohledněny zaplacené čtvrtletní zálohy.

1.3 Cestovní příkazy v rámci informačního systému zaměstnavatele

Práce s cestovními příkazy je součástí práce vedoucího a zaměstnance při plnění pracovních úkolů. Z hlediska řízení práce je pak součástí komplexu úloh při sledování docházky zaměstnance.

Specifikou cestovních příkazů v rámci informačního systému v oblasti lidských zdrojů je:

- závazek zaměstnavatele vůči zaměstnanci vyplývající nikoliv z provedené práce,

- jiné termíny pro výplatu náhrad než pro výplatu mezd či platů (viz výše – 10 denní termíny pro zaměstnance i zaměstnavatele),

- zúčtování v cizích měnách,

- účtování nákladů zaměstnavatele, které nevyplývá z provedené práce ani z dodavatelsko odběratelských vztahů,

- daňová problematika,

- nadlimitní náhrady k přidanění,

- náklady včetně DPH,

- podklady pro odvod silniční daně.

1.4 Specifická terminologie

Pracovní cesty máme buď individuální, nebo hromadné, což vyjadřuje položka charakter evidovaná na cestovním příkazu. Má číselník

0 Příkaz na jednu pracovní cestu; individuální … jednorázová pracovní cesta, kdy je pracovník vyslán na pracovní cestu s přesným určením začátku a konce.

1 Hromadný příkaz na více pracovních cest … pracovník opakovaně provádí obdobné dílčí pracovní cesty.

Upozornění:

Každá pracovní cesta může být přerušena a k tomu nám slouží záznam o průběhu cesty (Cep01 / Průběh cesty) s typem řádku

98 – Přerušení mezi koncem staré a začátkem nové cesty (v rámci jednoho příkazu),

99 – Přerušení pracovní cesty.

Při přerušení cesty nevznikají zaměstnanci žádné nároky, např. stravné. Rozdíl mezi 98 a 99 je při vyhodnocení stravného za kalendářní den:

98 – situace se považuje za ukončení dílčí cesty (spočte se stravné za tuto část cesty) a po skončení přerušení to bude zahájení nové dílčí cesty (spočte se stravné za tuto další část cesty),

99 – situace se považuje za jednu cestu a proto se sčítají doby na cestě před a po přerušení.

Přerušení lze zadat jako samostatný úsek cesty typu 98 nebo 99, ale také zaškrtnutím checkboxu „Následuje přerušení“ v úseku, po kterém časově následuje přerušení. V konfiguraci na formuláři Cep03 je uvedeno, zda se takto zadané přerušení interpretuje jako typ 98 nebo typ 99.

1.5 Činnosti s cestovními příkazy, role

V rámci analýzy byly vytipovány skupiny činností, které provádějí určití zaměstnanci s cílem provést potřebnou pracovní cestu a naplnit všechny její zákonem dané povinnosti. Jednotlivý cestovní příkaz tak prochází určitými stádii.

Stádium evidence, kdy se zpracovávají podklady pro cestovní příkaz jakožto příkaz vedoucího k provedení pracovní cesty pro zaměstnance.

- evidovat cestovní příkaz,

Stádium příkaz, kdy se z podkladů stává příkaz k pracovní cestě a to včetně práce se zálohou

- žádat o schválení příkazu k pracovní cestě,

- posoudit správnost příkazu k pracovní cestě - zamítnout,

- posoudit správnost příkazu k pracovní cestě - schválit,

- žádat o poskytnutí zálohy

- posoudit žádost o poskytnutí zálohy - zamítnout,

- posoudit žádost o poskytnutí zálohy - schválit,

- vyplatit zálohu,

Stádium cesta, kdy zaměstnanec provádí pracovní cestu podle cestovního příkazu a shromažďuje podklady pro vyúčtování:

- provádět pracovní cestu podle cestovního příkazu,

- evidovat detaily prováděné pracovní cesty,

- shromažďovat doklady o nákladech pracovní cesty,

- evidovat náklady pracovní cesty,

- žádat o schválení výsledků pracovní cesty, (zprávy z pracovní cesty),

Stádium vyhodnocení, kdy se provádí vyhodnocení průběhu a věcných výsledků pracovní cesty (nikoliv účetní):

- posoudit průběh a věcné výsledky pracovní cesty – vrátit k doplnění,

- posoudit průběh a věcné výsledky pracovní cesty – schválit,

Stádium likvidace, kdy se provádí vyhodnocení účetních podkladů pro práci s náklady pracovní cesty:

- posoudit účetní podklady z pracovní cesty – vrátit k doplnění,

- posoudit účetní podklady z pracovní cesty – schválit,

- zkontrolovat doklady o nákladech, doplnit účetních informací,

Stádium uzávěrka, kdy se v rámci určitých časových lhůt uzavírá práce s dávkou cestovních příkazů po likvidaci (nejedná se tedy přímo o práci s individuálním příkazem). Dále se již pro takto uzavřený příkaz nesmí v rámci evidence měnit data

- finančně vyrovnat nároky zaměstnance – výplata náhrad na bankovní účet,

- finančně vyrovnat nároky zaměstnance – výplata náhrad v pokladně,

- finančně vyrovnat nároky zaměstnance – zaměstnanec vrací přeplatek zálohy v pokladně,

- nachystat podklady pro účetnictví.

Tyto uvedené typové činnosti jsou v rámci organizace rozloženy mezi několik osob, které je vykonávají v rámci svých rolí v systému. Jedná se o tyto role:

- ZAM … zaměstnanec,

- VED … vedoucí zaměstnance, případně jím pověřená osoba,

- REF … referent pověřený prací s cestovními příkazy,

- POK … pokladní

Závisí na situaci v organizaci, kterým osobám přidělí které role, případně činnosti. U menších firem může být jedné osobě svěřeno více rolí (referent pro cestovní příkazy současně plní roli pokladní).

2 Data okruhu „CEP“

2.1 Příkaz k provedení cesty

Stav cestovního příkazu

Položka určuje stav, ve kterém se cestovní příkaz v rámci procesu práce s ním nachází. Položka se běžně nevyplňuje, je automaticky obsluhována procesy, které nad cestovním příkazem probíhají.

Obsahuje podle řešitelského číselníku cp_status jednu z hodnot s hodnotami:

0 Evidovaný CP

1 Zamítnutá žádost o CP

10 Žádost o schválení CP

20 Žádost o schválení CP se zálohou

22 Žádost o dodatečné povolení zálohy CP

23 Schválen CP se zálohou

25 Zamítnuta žádost o zálohu CP

30 Schválený CP

40 Žádost o schválení průběhu cesty

41 Průběh cesty vrácen k doplnění

50 Průběh cesty schválen

60 Podklady vyúčtování schváleny

71 Uzavřen (náklady na účet nebo do zúčtování mezd)

72 Uzavřen (náklady pokladnou)

73 Uzavřen (přeplatek)

80 Zadáno storno

82 Stornován CP bez zálohy

83 Vrátit zálohu stornovanému CP

84 Storno (pokladna)

Osoba, PV

Zaměstnanec, který provádí či má provádět pracovní cestu.

Povinná položka.

Kód cestovního příkazu

Označení nebo číslo cestovního příkazu. Musí být jednoznačné v rámci organizace a roku.

Povinná položka. Informace o automatickém číslování – viz zde

Typ cestovního příkazu

Hodnota určuje, o jaký typ pracovní cesty se jedná. Je jednou z klíčových hodnot pro zjištění konfiguračního parametrů – viz konfigurace.

Vyplňuje se podle uživatelského číselníku cp_typ.

Povinná položka.

Charakter

Rozlišení charakteru cesty podle řešitelského číselníku cp_char:

0 Individuální cesta

1 Hromadná cesta

Typ zaúčtování CP

Hodnota položky určuje typ zaměstnance pro automatické zaúčtování – likvidaci. Je jednou z klíčových hodnot pro zjištění konfiguračního parametrů – viz konfigurace.

Vyplňuje se podle uživatelského číselníku cp_typ_zauctovani.

Povinná položka.

Datum + čas a místo zahájení pracovní cesty

Určený okamžik a místo zahájení cesty.

Místo jednání

Cílové místo pracovní cesty. Pokud je cesta prováděna na více míst jednání, uvádějte více míst (např. Bonn, Paříž), případně souhrnný název (např. zahraniční pobočky) a podrobnosti uveďte v účelu pracovní cesty.

Stát jednání

Stát, ve kterém prováděno jednání. Pokud je více států jednání, uveďte stát nejdůležitějšího jednání, případně jednoho z nich – podrobnosti v položce účel pracovní cesty.

Účel pracovní cesty

Stručný popis účelu cesty. Jedná se současně o příkaz k vykonání uvedené činnosti.

Jestliže je několik míst jednání, uveďte zde požadované činnosti na jednotlivých místech.

Datum + čas a místo ukončení pracovní cesty

Určený okamžik a místo ukončení cesty.

Předpokládané náklady

Zde lze zadat předpokládané či limitní náklady.

Zúčtované náklady

Zobrazení sumy zúčtovaných nákladů (převedených do formy složek na záložce Zaúčtování).

Určený dopravní prostředek

V této položce je určen hlavní dopravní prostředek, kterým má být cesta provedena. Vyplňuje se podle řešitelského číselníku cp_zp_dopravy s hodnotami:

0 - Neurčeno, nemá význam

1 H Hromadná doprava (MHD, autobusy)

2 A Auto služební

3 L Letadlo

4 P Pěšky, jízdní kolo

5 S Auto vlastní, soukromé zaměstnance

6 Z Kombinace, ostatní

8 T Taxi

9 V Vlak

Určené vozidlo

V případě určeného dopravního prostředku auto, kdy se jedná o služební nebo soukromé vozidlo zaměstnance, se uvádí odkaz na evidenci vozidel zaměstnance – viz evidence soukromých vozidel na formuláři Cep05 či služební vozidla na formuláři Cep07.

Použití taxi povoleno

Určený způsob ubytování

s uživatelským číselníkem cp_zp_ubyt

Spolujezdec

Na pracovní cestu se může společně vydat několik zaměstnanců jedním vozidlem (AUV, AUS), přičemž je vozidlo přiděleno jednomu z nich. Ten také vykazuje kilometry a případnou náhradu (AUV). Ostatní pak na dobu přesunu neevidují žádný dopravní prostředek. Pro odlišení spolujezdců je určena tato položka s hodnotami Ne/Ano, která je přístupná pro určený dopravní prostředek AUV, AUS. Spolujezdci pak na záložce Průběh cesty nemohou zvolit typ řádku s hodnotami jízdy autem.

Požadovaná záloha

Textová informace o požadovaných částkách zálohy (třeba v různých měnách, uveďte příslušnou měnu).

Zapůjčená bankovní karta

Firemní bankovní karta zapůjčená zaměstnanci pro konkrétní pracovní cestu.

Individuální procento kapesného

Pokud je zapotřebí zadat při zahraničních cestách jiné procento kapesného, než je nastaveno v konfiguraci Cep03, vyplňuje se odlišné procento zde. Tato položka je přístupná pouze pro zahraniční pracovní cesty (pro tuzemské se kapesné neposkytuje).

Složka pro vyúčtování doplatku

Při uzávěrce je nutno znát, kam případnou výplatu náhrad zaslat. Zde se určuje, jestli na bankovní účet zaměstnance nebo do pokladny, a to formou výběru SLM s interním algoritmem 6621 nebo 6622, případně 6623 nebo 6624 – viz popis interních algoritmů

Povinná položka.

Položka "SLM vyúčtování" je předvyplněna (a je editovatelná), pokud je na Opv01/Režim vyplněna položka "SLM vyúčtování CEP", jinak se předvyplní z položky „SLM pro vyúčtování doplatku“ na Cep03/Položky.

Kód období zaúčtování CP

Pouze zobrazovaná informace o tom, ve kterém zúčtovacím období byl cestovní příkaz uzavřen – viz zde. Položka se nevyplňuje, je naplňována při uzavření cestovního příkazu (viz Cep02).

Typ VT zaúčtování CP

Pouze zobrazovaná informace o tom, ve kterém výplatním termínu (VT) v rámci zúčtovacího období byl cestovní příkaz uzavřen (číselník typ_vt) – viz zde. Položka se nevyplňuje, je naplňována při uzavření cestovního příkazu (viz Cep02).

Rok

Rok, ve kterém má být nebo byla pracovní cesta zahájena. Určuje, do kterého roku spadá povinnost zaplacení silniční daně. Dále umožňuje odfiltrování starších dat.

Povinná položka.

Organizace

Pouze zobrazovaná informace o zaměstnavateli zaměstnance. Položka je viditelná pouze při zpracování typu „multiorganizace“, tj. více organizací v jedné databázi.

Správní jednotka

Pouze zobrazovaná informace o správní jednotce zaměstnance.

Pozor: Konfigurační parametry pro likvidaci cestovního příkazu jsou evidovány za správní jednotku.

Správní oddíl

Pouze zobrazovaná informace o správním oddílu zaměstnance. Správní oddíl je vnitřní členění zaměstnanců podle interních potřeb organizace a správní jednotky.

Pozor: Proces uzávěrky probíhá po správních oddílech – viz zde.

Legislativa

Pouze zobrazovaná informace o legislativě, podle které se provádí práce s cestovním příkazem. Odvozeno ze správní jednotky zaměstnance. Legislativa cestovního příkazu se dotazuje z PV/SO/SJ/ORG.

Kód měny

Základní měna, ve které se účtují tuzemské náklady pracovní cesty.

Datum poskytnutí zprávy z cesty

2.1.1 Specifické zařazení do struktur

Tak jak je v EGJE obvyklé, náklady se pokud není uvedeno jinak účtují k tíži kombinace středisek, která jsou uvedena na PV zaměstnance. Pokud je však náklad zapotřebí zaúčtovat jinak, na jiné středisko zvolené struktury, je nutno zadat korekci do příslušného vstupu.

Pro oblast cestovních příkazů je možno zadat korekci pro všechny náklady vzniklé z pracovní cesty najednou a to do evidence příkazu k provedení cesty nebo pak případně zadáním na konkrétní SLM. Pro korekci všech SLM celého příkazu můžeme tedy evidovat:

Typ struktury

Zvolený typ struktury, který chceme jinak zaúčtovat než je v evidenci na PV.

Kód

Hodnota zvoleného typu struktury, který chceme uplatnit na všechny SLM příkazu, pokud není uvedeno jinak.

2.2 Poskytnuté zálohy

Pro pracovní cestu zpravidla zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci přiměřenou zálohu na pokrytí nákladů této cesty. V případě zahraničních cest je tato záloha poskytnuta v cizích měnách, případně cestovními šeky. Pro poskytnuté zálohy jsou evidovány položky:

Organizace

Pouze zobrazovaná informace o zaměstnavateli zaměstnance. Položka je viditelná pouze při zpracování typu „multiorganizace“, tj. více organizací v jedné databázi.

Datum poskytnutí zálohy

Datum, kdy byla záloha skutečně zaměstnanci poskytnuta.

Způsob poskytnutí zálohy

Vyplňuje se podle řešitelského číselníku cp_zp_posk_zal s hodnotami:

1 Hotovost ve firemní pokladně

2 Bankomat

3 Cestovní šek

4 Bankovní příkaz.

Částka

Poskytnutá částka nebo hodnota šeku.

Měna

Kód měny poskytnuté částky.

Doklad

Číslo pokladního dokladu, cestovního šeku nebo dokladu z bankomatu, kterým byla záloha poskytnuta.

2.3 Soukromá a služební vozidla

Pro zaměstnance je možno evidovat jeho soukromá vozidla (AUV), která používá na pracovní cesty. Zaměstnanci tak vzniká nárok na kilometrovné. Dále se evidují služební vozidla (AUS). Oba typy vozidel se nabízejí pro použití v rámci pracovních cest a vyčíslují se v sestavách silniční daně [CZ] a daně z motorových vozidel [SK]

Pro tyto účely jsou evidovány položky:

Organizace

Pouze zobrazovaná informace o zaměstnavateli zaměstnance. Položka je viditelná pouze při zpracování typu „multiorganizace“, tj. více organizací v jedné databázi.

Číslo správního oddílu [AUS]

Zobrazuje přidělení služebního auta ke správnímu oddílu. Tato položka je nepovinná a zohledňuje řádková práva.

SPZ vozidla

Státní poznávací značka.

Typ vozidla

Vyplňuje se podle řešitelského číselníku cp_typ_vozidla s hodnotami:

1 osobní

2 jednostopé

3 tahač

4 návěs

5 autobus

6 nákladní

7 přívěs

8 rostl.výroba [jen CZ]

9 jiné - doprava osob

10 jiné - kromě dopravy osob

11 tandem.přívěs.

Typ vozidla má přímý vliv na výpočet kilometrovného a to ve výši základní náhrady na 1 km cesty.

Tovární značka

Tovární značka vozidla. Hodí se pro porovnání uváděné či zjištěné neznámé spotřeby různými zaměstnanci pro stejný typ vozidla a tovární značky.

Datum od – do v podnikání

Uvádí se v případě AUS pro daňové účely.

Typ pohonné hmoty

Typ pohonné hmoty (PHM) používané vozidlem podle technického průkazu (obvykle).

Vyplňuje se podle řešitelského číselníku cp_typ_phm s hodnotami:

1 Benzin 95 oktanů

2 Benzin 91 oktanů

3 Benzin 98 oktanů

4 Benzin 100 oktanů

5 LPG (plyn)

6 Motorová nafta

7 Hybrid

8 Vodík

9 Jiný

10 Elektromobil

Kombinovaná spotřeba [CZ]

Spotřeba paliva v litrech na 100 km podle technického průkazu a to podle spotřeby pro kombinovaný provoz, případně průměrem z hodnot v technickém průkazu uvedených.

Spotřeba ve městě [SK]

Spotřeba vozidla ve městě z technického průkazu nebo dopočtená podle zákona

Spotřeba mimo město [SK]

Spotřeba vozidla mimo město z technického průkazu nebo dopočtená podle zákona

Hmotnost a počet náprav

Hmotnost vozidla pro daňové účely

Způsob výpočtu silniční daně

Zadaná hodnota řídí způsob výpočtu silniční daně

Vyplňuje se podle řešitelského číselníku cp_zp_sildan s hodnotami:

1 Podle obsahu motoru

2 Zadanou roční sazbou

3 Osvobozeno

4 Sleva

9 Bez daně

Sleva daně podle §6, odst.5 [CZ]

Sleva daně podle §6, odst.6 [CZ]

Zvýšení daně podle §6, odst.8 [CZ]

Sleva daně podle §6, odst.9 [CZ]

Sleva daně podle §6, odst.10 [CZ]

Registrace pro slevu daně od [CZ]

Období první registrace pro účely slevy na dani [CZ]

Osvobození podle §3, písm. [CZ]

Uveďte písmeno zákona, podle kterého dochází k osvobození od daně

Osvobození od [CZ]

Období, od kterého dochází k osvobození od daně

Určení poplatníka daně podle §85 [SK]

odstavec+písmeno §85

Roční daň snížená [SK]

Obsah motoru

Obsah motoru slouží pro výpočet silniční daně za rok uvedený v záhlaví příkazu při způsobu výpočtu silniční daně 1 = podle obsahu motoru.

Procento silniční daně [CZ]

Zákon o silniční dani stanovuje různé snížení či navýšení daně oproti základním sazbám. Zde je proto možnost zadat % daně oproti zákonu. Pokud není uvedeno, bere se 100%.

Roční daň

Zadaná částka roční daně se uplatní při způsobu výpočtu silniční daně 2 = zadanou roční sazbou. I na tuto částku se ale aplikuje zadané procento silniční daně.

Způsob výpočtu daně [CZ]

Pro soukromá vozidla zaměstnavatel musí na zdaňovací období (kalendářní rok) určit způsob výpočtu daně a jejích záloh.

Vyplňuje se podle řešitelského číselníku cp_zp_sildan s hodnotami:

1 Denní sazba

2 Měsíčně 1/12 roční sazby

9 Bez daně

Platnost STK

Uvádí se datum, do kdy má vozidlo platnou technickou kontrolu.

Platnost emisí [AUS]

Uvádí se datum, do kdy má vozidlo platnou emisní kontrolu.

Uzavřeno havarijní pojištění

Evidence o tom, zda je na vozidlo uzavřeno havarijní pojištění.

Majitel vozidla (jiný)

Vyplňujte v případě, že majitelem je jiná osoba než osoba, která má vozidlo v evidenci CEP. Zadává se nikoliv odkazem do seznamu zaměstnanců, ale přímým zápisem, nemusí se jednat o evidovanou osobu.

Platnost

Pokud již vozidlo nelze pro pracovní cestu použít, zadejte Ne.

Vozidlo přiděleno středisku [AUS]

Organizační středisko, kterému je vozidlo přiděleno

Vozidlo přiděleno osobě [AUS]

Osoba, které je vozidlo přiděleno

Chráněný vůz [AUS]

Možnost nastavit vozidlo chráněné.

2.4 Detaily průběhu cesty

Pro cestovní příkaz se evidují detaily pracovní cesty, tj. časové údaje od-do plus náklady v určitém druhovém členění. Pro tyto účely jsou evidovány položky:

Typ úseku průběhu cesty

Podle řešitelského číselníku cp_typ_radku

0 - Neurčeno, nemá význam

1 H Hromadná doprava (MHD, autobusy)

2 A Auto služební

3 L Letadlo

4 P Pěšky, jízdní kolo

5 S Auto vlastní, soukromé zaměstnance

6 Z Kombinace, ostatní

7 Auto vlastní s přívěsem

8 T Taxi

9 V Vlak

98 Y Přerušení mezi koncem staré a začátkem nové cesty (v rámci jednoho příkazu)

99 X Přerušení pracovní cesty bez nároku na stravné

Typ úseku pracovní cesty „typ řádku“ je významný pro tvorbu konkrétní SLM jízdních nákladů.

Datum + čas zahájení úseku cesty

Podklad pro výpočet stravného.

Místo odjezdu

Kód státu

Podle uživatelského číselníku stát.

Měna záznamu

Náklady této části cesty se evidují ve zde uvedené měně (kromě stravného a kapesného, které může mít samostatnou měnu - viz dále).

Datum + čas ukončení úseku cesty

Podklad pro výpočet stravného.

Místo příjezdu

Použitá bankovní karta

Zde zaměstnanec eviduje bankovní kartu použitou pro platbu nákladů uvedených v tomto úseku průběhu cesty. Číselník nabízí bankovní karty zaměstnance plus bankovní kartu zapůjčenou pro konkrétní pracovní cestu, je však možno zapsat i jiný text (např. číslo faktury, kterou hradí zaměstnavatel).
POZOR: Po vyplnění této položky se při převodu nákladů do formy SLM (Zaúčtování / Načti data) použijí SLM „z firemních prostředků“ (viz konfigurace v Cep03).

Vozidlo

Pokud je určený dopravní prostředek vozidlo (AUV, AUS), většinou je celá cesta provedena jedním na příkazu k cestě zadaným vozidlem.

Je však možné, že v průběhu cesty (zvláště při časově delších a hromadných cestách) dojde ke změně vozidla. Pro takové situace je možno definovat vozidlo pro konkrétní úsek cesty.

Logika vyhodnocení je taková, že pokud je vozidlo vyplněno na průběhu cesty, má přednost před vozidlem z příkazu.

V důsledku toho ani v příkazu cesty nemusí být vozidlo vyplněno – pak se ale musí vyplnit ve všech úsecích cesty prováděných AUV, AUS. Kilometry (čís.) [pouze Allianz SP]

Evidence paušálních kilometrů cesty z místa odjezdu do místa příjezdu a to pro všechny způsoby přepravy, i když náklady na přepravu nejsou součástí vyúčtování.

Km – soukromý vůz

Počet kilometrů cesty při cestě soukromým vozidlem.

Slouží jako podklad pro výpočet kilometrovného.

Km – (z toho ve městě) [SK]

Celková vzdálenost v kilometrech při použití vlastního vozidla ujetá ve městě (jiná spotřeba).

Slouží jako podklad pro výpočet kilometrovného podle SK legislativy.

Počet dnů použití soukromého vozidla

Uvádí se počet dnů použití vozidla v rámci tohoto detailu cesty. Při rozdělení cesty jednoho na více úseků se uvádí pouze v jediném úseku. Automaticky je naplňován při výpočtu kilometrovného.

Kilometry (čís) [pouze pro Allianz SP]

Položka je určena pro paušální kilometry na cestě („kilometry z číselníku“). Pokud hodnota není vyplněna a její hodnota existuje v číselníku Cep08, automaticky se naplní při ukládání záznamu průběhu cesty. Pozor, nemusí být shodná s km najetými autem pro účely náhrady kilometrovného AUV a navíc se sleduje i pro jiné způsoby dopravy (vlak, MHD, …).

Cena litru PHM [pouze AUV]

Zaevidovaná cena zvolená při výpočtu kilometrovného soukromého vozidla

Jízdné a místní přeprava

Částka v měně tohoto záznamu.

Náklady na ubytování

Částka v měně tohoto záznamu.

Dokladovaná cena poskytnuté stravy [pouze Allianz SP SK]

Částka za poskytnutou stravu v rámci ubytování jako součást ubytovacích služeb.

Počet bezplatně poskytnutých jídel [CZ]

Pro krácení stravného.

Počet bezplatně poskytnutých snídaní [SK]

Pro krácení stravného.

Počet bezplatně poskytnutých obědů [SK]

Pro krácení stravného.

Počet bezplatně poskytnutých večeří [SK]

Pro krácení stravného.

Stravné

Můžete sice zadat částku, ale běžně se počítá automatizovaně (speciální tlačítko).

Kapesné

Částka v měně tohoto záznamu, needitovatelná položka.

Měna strav+kap

Na jednom řádku průběhu cesty mohou být evidovány i jiné náklady než stravné a to dokonce v jiné měně. Proto je zde uvedena měna zadaného nebo vypočteného stravného a kapesného, needitovatelná položka.

Nutné vedlejší výdaje

Částka v měně tohoto záznamu.

Poznámka

2.5 Zaúčtované SLM

Zde evidované SLM vznikají buď automaticky z detailů průběhu cesty, nebo jsou zadány ručně. Jsou evidovány položky:

Složka nákladů – SLM

Druhové členění podle platného číselníku SLM pro oblast cestovních příkazů (IA 6000-6999).

Datum nákladu a pohledávky

Datum vzniku nákladu, zálohy či generované pohledávky.

Částka náhrady

Výsledná částka v prvotní měně (např. z detailu v EUR zde bude částka v EUR).

Korekce částky při zúčtování

Zde uživatel zapisuje korekce oproti prvotnímu dokladu zadanému zaměstnancem.

Měna záznamu

Měna předchozí položky částka.

Přepočítávací kurz

Kurz pro přepočet „částky“ na hodnotu v základní měně.

Částka v základní měně

Hodnota „částky nákladů“ v základní měně uvedené v příkazu k provedení cesty.

Sazba DPH

Procentní sazba DPH, pokud se jedná o tuzemský náklad. Zde needitovatelná hodnota, čerpá se z nastavení SLM v číselníku SLM. Pokud není nastaveno, chápe se při výpočtech jako základní sazba podle legislativy.

Částka DPH

Vypočtená nebo evidovaná částka DPH a to z částky v základní měně (pouze pro tuzemské náklady).

Kód daně

Předdefinovává se podle státu a konfigurace evidované na Cep03.

Hodnota je určena pro účetní účely. V konfigurací účetnictví se používají položky:

stat_cep … kód státu úseku pracovní cesty,

kod_dane_cep … kód daně nákladu pracovní cesty = obsah této položky.

Použitá bankovní karta

Převádí se z průběhu cesty.

Doklad

Položka pro vyplnění uživatelem a případný export do účetnictví.

DIČ

Položka pro vyplnění daňového identifikačního čísla uživatelem a pro případný export do účetnictví.

Automatický vznik

Indikace vzniku SLM s číselníkem:

0 Ne, nejedná se o automaticky vzniklou SLM z procesu načítání dat či zjištění částky k výplatě; ručně zadaná SLM,

1 Ano, automaticky vzniklá SLM, která je závazkem mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem,

2 Ano, automaticky vzniklá SLM, která není závazkem mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, jedná se pouze o náklad zaměstnavatele (např. při placení firemní bankovní kartou).

2.5.1 Doklady

Řešení umožňuje zaevidovat doklady (soubory, naskenované účetní doklady, faktury, …), které souvisí s konkrétní pracovní cestou.

Typ dokladu

Slouží k členění dokladů podle potřeb uživatele. Používá se JPČ cp_typ_dokl, který má uživatelské a řešitelské hodnoty; řešitelské jsou:

0 neurčeno,

1 jízdné,

2 ubytování,

3 vedlejší výdaje.

Datum

Datum vzniku dokladu, datum zdanitelného plnění.

Kontrola bez uložení dokladu

S hodnotami Ne/Ano, standardně a nevyplněno = Ne

Pokud je označeno Ano, pak se při uzavírání CP provádí kontrola, zda k dokladu existuje zaevidovaná nákladová SLM stejného typu.

Soubor

Název souboru.

Typ souboru

Typ souboru v běžném souborovém systému.

Počet měsíců archivace

po této době bude doklad z databáze odstraněn v rámci mzdové uzávěrky. Přednastavuje se hodnota zadaná v konfiguraci na formuláři Adm21, záložce Konfigurační parametry, položka „Doklady cestovních příkazů – počet měsíců uchovávaných dat“.

Vlastní doklad

Vložený do databáze.

2.5.2 Specifické zařazení do struktur

Pro každou SLM je možno zaevidovat speciální zaúčtování, které platí oproti zařazení celého příkazu pouze pro tuto jednu SLM. Při nastavení struktury je podporovaná Relace11 - Obousměrné vzájemné omezení struktur. Funkčnost je stejná jako na ostatních formulářích, kde je tato vazba implementovaná (např. Opv01, Opv02, Vyp01, Opv05).

Typ struktury

Zvolený typ struktury, který chceme jinak zaúčtovat než je v evidenci na PV.

Kód

Hodnota zvoleného typu struktury, který chceme uplatnit na tuto SLM.

2.6 Konfigurace cestovních příkazů

Pro účely automatických výpočtů a zaúčtování si uživatel vede konfigurační parametry. Klíčovými položkami pro zjištění konfiguračních parametrů jsou:

- organizace zaměstnance,

- správní jednotka zaměstnance,

- typ cestovního příkazu z evidence cestovního příkazu

- typ zaúčtování z evidence cestovního příkazu

- typ detailu CP ze zjištění, ve kterém státě je detail cesty prováděn a evidován.

Pokud není uvedena správní jednotka, jsou uvedené hodnoty platné pro všechny správní jednotky organizace.

Typ cestovního příkazu se vyplňuje podle uživatelského číselníku cp_typ. Umožňuje to nastavit si konfiguraci pro různé typy cest – pozor však tuzemské a zahraniční se sledují automaticky jako další parametr konfigurace.
Hodnotami typu cestovního příkazu tak může být například
1 pracovní cesta,
2 návštěva rodiny.

Typ zaúčtování CP se vyplňuje podle uživatelského číselníku cp_typ_zauctovani. Umožňuje to nastavit si konfiguraci pro různé typy zaměstnanců či druhů právních vztahů. Konfigurace obsahuje jednak nastavení nákladových složek (SLM) pro automatický převod nákladů do SLM a následně tak i možnost různého zaúčtování, jednak ale i sazby pro stravné (pozor na diskriminaci).
Hodnotami typu zaúčtování tak může být například
1 zaměstnanec,
2 statutární zástupce.

Typ detailu CP se vyplňuje podle řešitelského číselníku cp_typ_detailu a vyjadřuje, zda se jedná o parametry pro tuzemskou nebo zahraniční část cesty. Má hodnoty
1 tuzemský,
2 zahraniční.

Poznámka k typu zaúčtování

Uživatelský název množiny konfiguračních hodnot podle nastavených parametrů.

Standardní typ přerušení

Volí se 98 nebo 99 (viz výše).

Režim vyúčtování kurzu s číselníkem – „Režim kurzu“:

1 - SK - den předcházejí vyúčtování (dle legislativy Sk)

- den předcházející dni uskutečnění účetního případu (jen pro ostatní cestovní náklady kromě stravného)

- použitý kurz - den, kdy na záložce „Průběh cesty“ zaměstnanec aktivuje tlačítko "Žádost o schválení průběhu cesty" mínus 1

2 - SK - den ukončení cesty (dle legislativy SK)

- den ukončení pracovní cesty (jen pro ostatní cestovní náklady kromě stravného)

- použitý kurz - den návratu z ukončené pracovní cesty na záložce „Průběh cesty“

3 - SK – záloha – kurz stravy (dle legislativy SK)

- použitý kurz - kurz ze dne poskytnutí zálohy (jen pro ostatní cestovní náklady kromě stravného) / den zahájení pracovní cesty z průběhu cesty

9 - CZ - den nástupu cesty (dle legislativy CZ)

- použitý kurz - den nástupu zahraniční pracovní cesty z průběhu / den vyplacení zálohy / den směny na jinou měnu CZ.

Pro „Režim vyúčtování kurzu“ = 1, 2, 3 platí: Pokud je záloha na stravné vyplacena v jiné měně, než je uvedeno v opatření MF SK, pak je použit kurz stravného z prvního dne v měsíci, ve kterém se zahraniční pracovní cesta začala (§ 36 odst. 6 ZCN).

Následují nakonfigurované SLM pro jednotlivé situace, příp. typy nákladů

- pro vyúčtování doplatku

- pro hromadnou dopravu (plus pro náklady z firemních prostředků),

- pro vlak (plus pro náklady z firemních prostředků),

- pro služební auto (plus pro náklady z firemních prostředků),

- pro letadlo (plus pro náklady z firemních prostředků),

- pro pěší a jízdní kolo (plus pro náklady z firemních prostředků),

- pro auto vlastní,

- pro auto vlastní místo určeného prostředku,

- pro taxi (plus pro náklady z firemních prostředků),

- pro kombinaci jízdních nákladů (plus pro náklady z firemních prostředků),

- pro ubytování (plus pro náklady z firemních prostředků),

- pro stravné,

- pro kapesné,

- pro vedlejší výdaje (plus pro náklady z firemních prostředků),

- pro zálohy,

- pro zaokrouhlení náhrad

Následující sada položek je pouze pro Allianz SP SK

- pro vynucenou stravu do výšky stravného – tuzemská (plus pro náklady z firemních prostředků),

- pro vynucenou stravu nad výšku stravného – tuzemská (plus pro náklady z firemních prostředků),

- pro vynucenou stravu do výšky stravného – zahraniční (plus pro náklady z firemních prostředků),

- pro vynucenou stravu nad výšku stravného – zahraniční (plus pro náklady z firemních prostředků).

Procento kapesného

Pro zahraniční cesty procento ze stravného pro určení kapesného.

Parametry pro tuzemské stravné

- za cestu 5 -12 hodin,

- za cestu 12-18 hodin,

- za cestu nad 18 hodin

- režim krácení stravného s číselníkem

0 krácení podle doby trvání cesty

1 krácení podle typu poskytnuté stravy

- procento pro krácení za každé poskytnuté jídlo při cestě 5 -12 hodin,

- procento pro krácení za každé poskytnuté jídlo při cestě 12 - 18 hodin,

- procento pro krácení za každé poskytnuté jídlo při cestě nad 18 hodin,

- částka krácení za poskytnutou snídani,

- částka krácení za poskytnutý oběd,

- částka krácení za poskytnutou večeři.

Poznámka:

Pokud se pracovní cesta realizuje přes přelom změny konfigurace stravného (na Cep03) a záznam na „Průběhu cesty“ je zadán přes přelom změny konfigurace, zobrazí se hláška s upozorněním, že kvůli výpočtu je třeba tento záznam rozdělit na dva záznamy dle platnosti konfigurací.

Pokud je sazba stravného (na Cep03) platná k datu začátku pracovní cesty (na záložce Příkaz) odlišná od sazby stravného (na Cep03) platné k datu konce pracovní cesty (na záložce Příkaz), tak se stravné počítá z údajů uvedených na záložce Průběh. Pokud jsou sazby stravného na začátku pracovní cesty a na konci pracovní cesty (na záložce Příkaz) stejné, tak výpočet bude stejný jako dosud.

Parametry pro zahraniční stravné

- dohodnuté procento základní sazby,

- procento pro krácení za každé poskytnuté jídlo při cestě se stravným ve výši 1/3,

- procento pro krácení za každé poskytnuté jídlo při cestě se stravným ve výši 2/3,

- procento pro krácení za každé poskytnuté jídlo při cestě se stravným ve výši 3/3.

Parametry základní sazby za použití vlastního auta

- sazba na osobní vozidlo na 1 km,

- sazba na jednostopé vozidlo na 1 km,

- sazba na nákladní vozidlo, autobus, traktor na 1 km,

- navýšení za přívěs (minimálně 15%).

- vyhlašovaná cena PHM za benzin 95, benzin 98 a naftu (CZ legislativa)

Zahraniční stravné – základní sazby

- platnost od do,

- stát a měna,

- základní sazba,

- kód daně podle státu (uživatelský číselník kod_dane – viz Jpc01).

2.6.1 Automatické generování kódu (čísla) cestovního příkazu

Zavádíme možnost zvolit si automatické generování čísla nových cestovních příkazů.
Tato možnost se netýká zákazníků, kteří mají svůj specifický způsob číslování dohodnutý při zavádění EGJE.

Způsobů číslování může být skutečně hodně. My jsme zvolili několik základních typů a založili je do nového číselníku na formuláři Jpc01 s názvem „cp_aut_cis“. Zatím obsahuje hodnoty:

0 Nečíslovat automaticky

1 <prefix>RRRRnnnnn

2 <prefix>RRnnnnn

3 RRRR[T/Z]nnnnn

4 <prefix>RR[T/Z]nnnnn

5 SORRMMnnnn

6 RROOOOnnnn

Zřejmý význam má hodnota 0, což je současný stav u zákazníků, kteří nemají svůj specifický způsob vytváření čísla CP. Pro další hodnoty používáme

RRRR číslo roku na 4 místa,

RR poslední dvojčíslí čísla roku,

[T/Z] indikace 0=tuzemský CP, 1=zahraniční CP,

prefix počáteční znaky čísla CP (či vlastně kódu, mohou být nenumerické); označení dokladové řady v rámci číslování dokladů v organizaci,

nnnnn pořadové číslo v rámci předchozích hodnot, např. v rámci roku.

SO správní oddíl na 2 místa

OOOO kód organizace (v případě čtyřmístného kódu)

RRMM rok a měsíc začátku pracovní cesty

Standardní způsob číslování CP si volíte na formuláři Adm21 a to na záložce „Cest.příkazy“.
Zde jsou položky:

Automatické číslování cest.příkazů .. s výše uvedeným číselníkem cp_aut_cis

Aut.číslo CP lze přepsat .. povolení možnosti přepisu automaticky generovaného čísla CP

Prefix čísel CP, dokladová řada .. prefix použitý při číslování. Pokud prefix nepoužíváte, ponechte položku prázdnou. Prefix sice lze zadat až na 3 znaky, ale jeho použití je omezeno maximální délkou čísla CP, tj. 10 znaků. V závislosti na použitém způsobu číslování (cp_aut_cis) tak pro něj zůstává 1-3 znaky, na které zadanou hodnotu ořezáváme (odzadu, tj,. zachováváme počáteční znaky)

Interní číslo CP, od kterého začíná toto automatické číslování .. nepovinná položka.

Zadání interního čísla CP, od kterého začíná aut.číslování se použije např. pokud se dosud automaticky nečíslovalo a nově se číslování požaduje. V tom případě zjistíte interní číslo CP posledního zaevidovaného CP a zadáte na Adm21. Automatické číslování bude vycházet jen z evidovaných příkazů zadaných po takto označeném příkazu.
Interní číslo lze zjistit z formuláře Cep01, zál. Příkaz, kde na některé položce posledně evidovaného příkazu kliknete pravým tlačítkem a zvolíte „Auditní údaje záznamu“ a hledané interní číslo je v položce cepprik.id_pprik.

Ke změně "kódu CP" dojde jen tehdy, když se změní rok (platí pro kódy číselníku cp_aut_cis 1, 2, 3, 4,5), nebo když se změní T/Z (platí pro kódy číselníku cp_aut_cis 3, 4).

Na záložce Adm21 / Cest.příkazy je také parametr

Použití vlastního auta - e-mail oznámení:

který umožní zadat e-mailovou adresu, na kterou je odesíláno oznámení o CEP s použitím vlastního automobilu (ČDC).

2.7 Vyhlašovaná cena pohonných hmot [pouze SK]

Podle SK legislativy se náhrada za spotřebované pohonné hmoty pro pracovní cesty soukromým vozidlem určují podle cen vyhlašovaných Statistickým úřadem. ŠU je vyhlašuje s platností na týden a pro určení náhrady je rozhodný den začátku pracovní cesty.

Časové určení Od – Do

Datum od-do platnosti.

Cena za 1 litr pohonné hmoty podle typu PHM

- Benzin natural 95 oktanový,

- Benzin natural 91 oktanový,

- Benzin natural 98 oktanový,

- Benzin natural 100 oktanový,

- Cena 1 litru plynu (LPG),

- Motorová nafta,

- CNG,

- Jiný typ PHM.

3 Standardní řešení okruhu „CEP“

V následující tabulce je uveden seznam objektů zařazených do okruhu CEP. V prvním sloupci je kód objektu, ve druhém označení druhu objektu (F = formulář, P = proces, E = export, S = sestava). Třetí sloupec popisuje obsah objektu

Tučným písmem jsou označeny již řešené a zdokumentované objekty

Cep01	F	Cestovní příkazy
Cep02	F	Uzávěrka cestovních příkazů
Cep03	F	Konfigurace cestovních příkazů
Cep04	F	Zaměstnanec a cestovní příkazy
Cep05	F	Soukromá vozidla
Cep06	S	Tisk cestovního příkazu
Cep07	F	Služební vozidla
Cep08	F	Paušální kilometry
Cep11	S	Uzavřené cestovní příkazy
Cep13	S	Výplatní listina
Cep14	S	Zálohy silniční daně
Cep15	S	Přiznání k silniční dani [CZ]
Cep16	S	Daň z motorových vozidel [SK]
Cep17	S	Nepřiznané nároky na příspěvek na stravu - opis
Cep18	S	Nepřiznané nároky na příspěvek na stravu – porovnání
Cep19	S	Cestovní příkazy pro docházku
Cep24	S	Import cen PHM [SK]

3.1 Cep01 – Cestovní příkazy

Formulář základní evidence cestovních příkazů, slouží k detailní práci s daty evidovaného cestovního příkazu.

Upozornění: Možnost zadat a editovat příkaz je podmíněna tím, že pod uživatele spadají pouze osoby/PV z jedné legislativy. Je-li tedy nějaká SJ či ORG s legislativou CZ a jiná s SK a uživatel má přístup k osobám z obou SJ, nemá možnost příkaz zadávat / měnit.

Formulář umožňuje založit nový cestovní příkaz a postupně na něm doplňovat další položky podle průběhu cesty. Současně se pomocí funkčních tlačítek spouští schvalovací procesy (viz procesní řízení). Formulář je rozčleněn do několika záložek, které odpovídají způsobu práce s příkazem a procesům na něm spouštěným.

Navigační seznam:

Seznam evidovaných cestovních příkazů pro zaměstnance, ke kterýmžto zaměstnancům má uživatel zaevidována přístupová práva.

Pokud je seznam dlouhý, lze jeho obsah omezit pomocí filtru nad seznamem.

Záložka „Příkaz“

Obsahuje základní položky, které určují kdy, kam a za jakým účelem má být cesta vykonána; podrobný popis viz zde. Jedná se o položky

Stav cestovního příkazu popisující aktuální stav (viz číselník),

Kód cest. příkazu identifikuje cestovní příkaz,

Charakter cest. příkazu (individuální, hromadný)

Zahájení cesty (datum, čas, místo),

Místo, stát a účel jednání,

Ukončení cesty (datum, čas, místo),

Určený způsob dopravy, případně i SPZ soukromého vozidla

Požadovaná záloha,

SLM pro vyúčtování,

Kód období a typ VT zaúčtování (plní se uzávěrkou z Cep02).

Specifické zařazení do struktur – pro statusy <50 lze použít tlačítka: kopie, editace a smazat (pro profil referent a správce).

Speciální tlačítka:

Tisk cestovního příkazu Cep06

Procesní tlačítka (viz popis procesů):

Odeslat ke schválení,

Žádost o zálohu

Odeslat ke schválení včetně žádosti o zálohu.

Storno

(Při statusu "23 - Schválen CP se zálohou" je na tlačítko "Storno cestovního příkazu" přidána informativní hláška týkající se vrácení zálohy, a to v případě, že při součtu na záložce "Zálohy" je číslo větší jak nula.)

Vrátit k opravě

Na této záložce se rovněž zadávají střediska, na která má být celá cesta (tj. všechny na cestě vzniklé náklady) naúčtována. Pokud není struktura vyplněna, předpokládá se příslušné středisko PV zaměstnance (viz Opv01, zál. Zařazení do struktur).

Speciální zaúčtování lze zadat na evidovaných složkách (záložka Zaúčtování).

Speciální objektové právo "Cep01jenObd = Uživatel smí zadat CP jen do období s otevřenou DOCH."

Záložka „Zálohy“

Na této záložce se zadávají skutečně vyplacené zálohy v rámci cestovního příkazu v seznamu. Je možno zaevidovat několik záloh v různých měnách poskytnutých v hotovosti či formou cestovního šeku nebo výběrem z bankomatu. Nezapomeňte vyplňovat číslo dokladu, které slouží pro účetní evidenci.

Speciální objektové právo "Cep01zal0 = Uživatel s tímto právem nemůže provést storno cestovního příkazu, dokud není vyrovnaná záloha."

Záložka „Průběh cesty“

Na této záložce se zadávají detailní úseky pracovní cesty a náklady na nich vzniklé. Podrobný seznam dat - viz zde. Data jsou rozdělena na dvě záložky

Popis … s položkami:

Typ úseku cesty.. podle hodnoty této položky a konfigurace se vytvářejí SLM pro zaúčtování

Okamžik a místo zahájení úseku cesty,

Stát úseku a měna vykázaných nákladů – detailní úsek musí být v jediném státu,

Okamžik a místo ukončení úseku cesty,

Kilometry .. pro určení kilometrovného v případě použití soukromého vozidla (typ řádku 5).

Dokladované částky pro jízdné a místní přepravu (v případě AUV se výpočet nezaokrouhluje), náklady na ubytování, nutné vedlejší výdaje.

~~Počet poskytnutých jídel pro určení stravného (pro SK v členění na druhy jídel),~~

Vypočtené nebo ručně zadané stravné.

V rámci jedné samostatné pracovní cesty se generuje navazující časový úsek ve shodný

čas jako je čas ukončení předchozího časového úseku.

Na této záložce jsou barevně odlišeny určité záznamy, což zpřehledňuje práci s nimi.

o šedivá .. přerušení cesty

o modrá .. zadána platba z firemních prostředků

o tučně .. následuje přerušení cesty

Poskytnutá strava

Počet poskytnutých jídel pro určení stravného,

…nebo

Tabulka se dny úseku a v každém z nich označení o druhu poskytnuté stravy-

Tlačítko [Generovat dny] pro automatické naplnění více dnů shodnými daty

Speciální tlačítka:

Stravné … automatický výpočet stravného. Vzhledem k legislativním pravidlům se stravné vždy počítá za všechny již evidované úseky.

Kilometrovné … automatický výpočet kilometrovného pro úsek cesty provedený soukromým vozidlem a to na základě ujetých kilometrů, evidovaného vozidla k použití na pracovní cestě a evidence vozidel (Cep05) + výpočet počtu dnů použití soukromého vozidla pro daňové účely.

Dialog "Volba ceny PHM" se zobrazuje jen u toho záznamu, u kterého je uvedena v položce

"Typ úseku průběhu cesty" hodnota:

5 - Auto vlastní, soukromé zaměstnance

7 - Auto vlastní s přívěsem

10 - Auto vlastní místo určeného prostředku dálkové přepravy

Procesní tlačítka (viz popis procesů):

tlačítko Žádost o schválení průběhu cesty

přístupné pro statusy 23,25,30,

nastaví status 40

a vygeneruje schvalovací workflow

Při odeslání žádosti o schválení prázdného průběhu cesty, se zobrazí chybové hlášení „Není vyplněn průběh cesty. Skutečně ukončit zadávání?“

tlačítko Podklady souhlasí (záložka Průběh cesty)

přístupné pro status 40

schválí výše vygenerované workflow (alternativně lze schválit ve form. Wflow)

nastaví status 50

oznámí referentovi nový CP ke zaúčtování a schválení.

tlačítko Podklady neúplné, nesouhlasí (záložka Průběh cesty)

přístupné pro status 40

neschválí výše vygenerované workflow (alternativně lze zamítnout ve form. Wflow)

nastaví status 41

dialog pro zadání textu umožní sdělit důvod zamítnutí

Ve spodní části záložky lze zadat náklady, které není možné zadat pomocí nakonfigurovaných položek v horní části formuláře.

V praxi totiž občas vzniká potřeba sledovat náklady z průběhu cesty v trochu jiném členění, než je dáno pevnými položkami horní části záložky. Například z potřebných vedlejších výdajů sledovat samostatně parkovné.

Je sice možné takové členění dosáhnout, to ale až při uzavírání referentem CEP, který podle předložených dokladů sníží vedlejší výdaje a samostatně zaeviduje parkovné. Obecnou snahou však je to, aby samostatné zaevidování prováděl už zaměstnanec v rámci zadávání dokladů z pracovní cesty.

K tomu právě slouží dolní oddíl záložky „Další, výše nezadané náklady; směnárna“. Již zde může zaměstnanec zadávat náklady ve formě nákladových složek SLM, přičemž nabídka SLM je omezena např. o ty, které se zadávají do pevných položek v horní části záložky. Odborný referent pak provádí kontrolu nad SLM zaevidovanými zaměstnancem. Data se zde zadávají ve formě tabulky do položek (odpovídají položkám zaúčtovaných SLM):

SLM – vybraná SLM, slouží pro členění nákladů podle potřeb organizace,

Datum – datum vzniku nákladu či provedené účetní operace

Náhrada – částka nákladu

Měna – měna provedené účetní operace

Kurz měny – kurz měny z předchozí položky pro účely „směnárny“

Bank. karta – číslo bankovní karty, kterou byl náklad zaplacen

Doklad – číslo účetního dokladu

Pokud se jedná o tuzemskou pracovní cestu, nelze v části "Další výše neuvedené náklady, směnárna" zadávat jinou měnu než národní.

Záložka „Zpráva z cesty“

Tato záložka obsahuje pouze jedno textové pole bez možnosti strukturování textu, maximální délka je 4000 znaků. Záložka je editovatelná pouze pro pracovní cesty, které jsou ve stavu 23 a 30. Záložka je defaultně přístupná. Uživatelé, kteří ji na Cep01 nechtějí vidět a používat, si jí musí v právech na Adm03 zakázat.

Záložka „Doklady“

Na této záložce si uživatel může vkládat doklady, které souvisejí s průběhem pracovní cesty a jejími náklady. Jde zejména o to, aby zde své doklady zadával zaměstnanec. Doklady musí být ve formě souboru, takže se většinou bude jednat o naskenované originální doklady.

Položky jsou uvedeny výše .

Jako dokumenty lze standardně uložit soubory s příponou docx, doc, rtf, pdf, txt, odt, xlsx, xlsm, xls, ods, xml, gif, png, jpg, pokud to není omezeno v systémové konfiguraci.

Záložka „Zaúčtování“

V horní části lze měnit Složku pro vyúčtování.

Tato záložka slouží specializovanému referentovi k převodu nákladů z předaných dokladů a případně již zaevidovaných na záložce Průběh cesty do formy SLM – složek, které slouží k dalšímu uzavírání a převodu do účetnictví. Podrobný popis položek je zde. Jedná se o položky:

Složka – SLM a datum jejího daňového posouzení

Částka a její měna.. dokladovaná v prvotní měně před přepočtem na základní měnu tohoto

příkazu,

Přepočítávací kurz … na základní měnu,

Částka v základní měně a z ní částka DPH, pokud je zadána nebo vypočtena podle sazby

v číselníku SLM.

Automatický vznik .. SLM je možno zadat ručně (0), nebo vznikají automaticky procesem

vyvolaným tlačítkem Načti data (hodnoty 1, 2)

U každé SLM je možno zadat speciální zaúčtování na určené středisko.

Poznámka pro [SK]:

Při zaúčtování CEP mohou být u jedné měny použity kurzy z odlišných dnů (např. u stravného při aplikaci § 36 odst. 6 ZCN je použit kurz první den v měsíci, pro ostatní náklady se pak použije odlišný kurz), v důsledku tohoto je na záložce „Zaúčtování“ pak upravena SLM pro doplatek/přeplatek. Pro SLM – doplatek/přeplatek - mzdou – je sečteno dle národní měny v jednu částku.

Pokud je na Slm01 / Doch a Ext. vstupy – položka Sazba DPH = nevyplněno, tak: na Cep01/Zaúčtování – položka "Sazba DPH" a na Cep06 – část Zaúčtování na složky mzdy – sloupec "DPH sazba" je uvedena konstanta pro "2 - Základní sazba".

Pokud je na Slm01 / Doch a Ext. vstupy – položka Sazba DPH = 1 - Bez DPH, tak na

Cep01/Zaúčtování – položka "Sazba DPH" a na Cep06 – část Zaúčtování na složky mzdy – sloupec "DPH sazba" je prázdná/je prázdný.

Pokud je na Slm01 / Doch a Ext. vstupy – položka Sazba DPH = 2 - Základní sazba, tak na

Cep01/Zaúčtování – položka "Sazba DPH" a na Cep06 – část Zaúčtování na složky mzdy – sloupec "DPH sazba" je uvedena konstanta pro "2 - Základní sazba".

Pokud je na Slm01 / Doch a Ext. vstupy – položka Sazba DPH = 3 - První snížená sazba, tak na

Cep01/Zaúčtování – položka "Sazba DPH" a na Cep06 – část Zaúčtování na složky mzdy – sloupec "DPH sazba" je uvedena konstanta pro "3 - První snížená sazba".

Pokud je na Slm01 / Doch a Ext. vstupy – položka Sazba DPH = 4 - Druhá snížená sazba, tak na

Cep01/Zaúčtování – položka "Sazba DPH" a na Cep06 – část Zaúčtování na složky mzdy – sloupec "DPH sazba" je uvedena konstanta pro "4 - Druhá snížená sazba".

Speciální tlačítka:

Smazat všechny automaticky generované SLM .. Smaže automaticky generované složky, tj. ty, které vznikly použitím tlačítek „Načti data“ a „K výplatě“.

Načti data … Převede hodnoty uvedené na záložce Průběh cesty do SLM a to pomocí konfiguračních hodnot. Dále pak v případě potřeby počítá DPH.

V případě nevyplnění nějaké SLM na Cep03 se na záložce "Zaúčtování" zobrazí při aktivaci tlačítka "Načti data" hláška: Zkontrolujte nastavení SLM na konfiguraci. Prosím vyplňte na konfiguraci…“

K výplatě … Provede součet všech nákladů a záloh převedených do základní měny a výsledný rozdíl vygeneruje jako rozdíl k výplatě. V případě vyšší zálohy generuje zápornou částku. Částka k výplatě se generuje na SLM uvedenou na první záložce příkazu, tj. SLM pro vyúčtování. Ignoruje náklady s automatickým vznikem = 2 (nejedná se o závazek mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem).

Procesní tlačítka (viz popis procesů):

tlačítko Podklady souhlasí - uzavřít (záložka Zaúčtování)

přístupné pro status 50

nastaví status 60

tlačítko Podklady neúplné, nesouhlasí (záložka Zaúčtování)

přístupné pro status 50

nastaví status 41

dialog pro zadání textu umožní sdělit důvod zamítnut.

tlačítko Vrátit k zaúčtování (záložka Zaúčtování)

přístupné pro status 60

nastaví status 50

Záložka „Nároky na přísp.“

Tato záložka slouží pro přehled nepřiznaných příspěvků na stravu v rámci evidence docházky v rozsahu aktuální pracovní cesty po obdobích. Údaje jsou aktualizované v rámci uzavírání docházky za PV a období. Jedná se o položky:

Období - období uzavíraní docházky, ve kterém je obsažen CEP nebo jeho část

Datum Od - první den neposkytnutí příspěvku v období pro aktuální CEP

Datum Do - poslední den neposkytnutí příspěvku v období pro aktuální CEP

Počet - počet neposkytnutých příspěvků podle evidence docházky

Korekce příspěvku - počet příspěvků pro korekci v docházce (+/- do následujícího období docházky )

Záložka „Audit“

Tato záložka zobrazuje historii změn stavu cestovního příkazu i s tím, kdo změnu provedl.

Záložka obsahuje i tabulku „Kroky workflow“ s těmito sloupečky: Datum změny, Status před, Status po, Ke schválení, Schváleno, Autor, Datum žádosti, Rozhodl, Schvaluje.

Záložka „Kopírování“

- Pro funkčnost musí mít uživatel prostřednictvím Adm03 přiřazeno právo Cep01Kopie - Právo na kopírování cestovních příkazů.

- Pokud chcete pouze jedno z dvou tlačítek, je třeba to druhé zakázat pomocí hodnoty práva -2 Odnětí zápisu i čtení.
Pozn. Jde o objekt Cep01 a tlačítka (KopieCPButton, KopieCPPrubehButton).

tlačítko Kopie cestovního příkazu

- tlačítkem „Kopie cestovního příkazu“ lze hromadně zadat podobný cestovní příkaz celé skupině zaměstnanců – rozkopíruje se jim aktuální CP z navigačního seznamu.
Po stisknutí tohoto tlačítka si uživatel zadává seznam PV, které jsou takto vyslány na podobnou cestu. Po potvrzení se vytvoří nové cestovní příkazy a to jako kopie původního CP, ze kterého se tlačítko spustilo. Z průběhu cesty se však kopírují pouze časové údaje (+ event. stravné), ostatní částky se nekopírují, ty musí být zdokladované na každém CP.
POZOR: kopírované CP jsou vzhledem k číslování ve stejném režimu jako každý nový CP. Tedy pro zákazníky, kteří mají zavedeno automatické zadávání je očíslování kopírovaných CP provedeno automaticky, pro ostatní je nutno číslo CP zadat přímo
do zadávaného seznamu PV.

tlačítko Kopie průběhu do existujících příkazů

- V tabulce jsou zobrazeny jiné cestovní příkazy se statusem 23, 30 (na které má uživatel řádkové právo). Tabulka obsahuje sloupce Kód CP, Datum od, Datum do, Místo jednání, zaměstnanec. Pod tabulkou se zobrazují informace z detailu cesty příslušného cestovního příkazu (Datum od, Čas od, Místo odjezdu, Stát, typ úseku, Datum do, Čas do, Místo příjezdu, Přerušení) označeného v tabulce. Ve spodní části se nachází tlačítka „Překopírovat do označených“ a „Zrušit“. Tlačítko „Překopírovat do označených“ vymaže současný zadaný průběh cesty a uloží průběh cesty z aktuálně vybraného cestovního příkazu v navigačním seznamu. Zkopírují se jen časové a místní hodnoty (od-do, stát, místa) a poskytnutá strava. Data od-do ze záložky „Příkaz“ (u zaměstnance, do jehož průběhu cesty jsou údaje kopírovány) jsou podrobeny kontrole, a když se liší, provede se posun hodnot dat o tento rozdíl.

Záložka „Administrace“

Záložka, kde je možno provádět správcovské nebo speciální činnosti:

- změna stavu cestovního příkazu a to bez ohledu na workflow; změny tedy provádějte opatrně.

3.1.1 Customizace

3.1.1.1 Allianz SP

Záložka „Kontrola paušálních kilometrů“

Tato záložka slouží referentovi CP pro přehled o kilometrech evidovaných na úsecích průběhu cesty a kilometrech určených pro tento úsek cesty „místo odjezdu“ – „místo příjezdu“. V případě, že evidované km neodpovídají nebo nejsou vyplněny, upraví je či doplní. Případně též doplní číselník Cep08. Obsahuje položky:

Složka – SLM a datum jejího daňového posouzení

Datum od .. datum začátku provedení úseku cesty

Místo odjezdu – možno změnit

Místo příjezdu – možno změnit

Typ úseku cesty – možno změnit

Kilometry z číselníku Cep08 - promítané

Kilometry (čís) … evidované paušální kilometry – možno změnit

Záložka „SAP“

s importovanými hodnotami z evidence cestovního příkazu v tomto účetním software.

3.2 Cep02 – Uzávěrka cestovních příkazů

Formulář slouží k vytvoření výplatního termínu (Typ výplatního termínu >= 10).

Výplatní termín je vždy v rámci zúčtovacího období.

Na záložce „Uzávěrka“ pak referent spouští Uzávěrku CP. Uzávěrka zpracuje příkazy zobrazované v „Příkazy k uzávěrce“.

Po provedení uzávěrky jsou tyto zobrazovány v „Zařazené příkazy“. Zde je možné také kontextově volat příslušný příkaz na Cep01 a také sestavu Cep11.

Uzávěrka CEP je směřována na zúčtovací období, jeho výplatní termín a správní oddíl.

Uzavírané příkazy jsou směřovány do uzávěrky za SO podle příslušnosti PV k SO a to ke dni zahájení pracovní cesty

[Skanska – k poslednímu dni zúčtovacího období]

Po provedení uzávěrky cestovních příkazů je možno na záložce „Uzávěrka“

- Uzamknout uzávěrku, tj. stav uzávěrky se změní na hodnotu 7 a uzávěrku již nelze zrušit. K návratu do původního stavu se nejprve musí změnit stav uzávěrky z hodnoty 7 na hodnotu 4 (pouze uživatel se právem fVypZrus7) a teprve pak lze uzávěrku zrušit.

- Dodatečná změna vlastního účtu … pomocí tohoto tlačítka lze změnit účet odesilatele na jiný evidovaný odesilatelský účet nebo na zcela jiný, dosud neevidovaný účet odesilatele.

3.3 Cep03 – Konfigurace cestovních příkazů

Pro účely automatických výpočtů a zaúčtování si uživatel vede na tomto formuláři konfiguraci.

Klíčovými položkami pro zjištění konfiguračních parametrů jsou:

- organizace zaměstnance,

- správní jednotka zaměstnance,

- typ cestovního příkazu z evidence cestovního příkazu

- typ zaúčtování z evidence cestovního příkazu

- typ detailu CP ze zjištění, ve kterém státě je detail cesty prováděn a evidován

- legislativa státní správy (Ne/Ano) [CZ]

Pomocí klíčových hodnot se dostaneme na všechny vedené konfigurační parametry – viz popis položek. Tyto položky jsou evidovány s časovou platností od – do.

Záložka „Zahraniční stravné a další“ obsahuje

- základní sazby zahraničního stravného

- implicitní hodnotu pro kód daně daného státu

Pro SK legislativu je určena záložka „Ceny PHM“, která obsahuje ceny PHM vyhlašované Statistickým úřadem SR a tabulka je plněna sestavou Cep24.

Při kopii záznamu na Cep03 ze záložky "Typy zaúčtování" se kopírují i údaje uvedené v položkách na záložce "Položky" a kopíruje se aktuálně platný záznam.

3.4 Cep04 – Zaměstnanec a cestovní příkazy

Formulář eviduje obdobně jako formulář Cep01 data zaměstnance pro oblast cestovních příkazů. Dává ale přehled o všech pracovních cestách jednoho zaměstnance ve zkrácené formě, data nejsou editovatelná. Oproti Cep01 jsou data organizována po zaměstnancích.

Záložka „Cestovní příkazy“

Obsahuje needitovatelný seznam všech pracovních cest evidovaných pro zaměstnance a jejich detaily.

Záložka „Bankovní karta“

Evidence dlouhodobě přidělených firemních bankovních karet pro účely pracovních cest.

3.5 Cep05 – Soukromá vozidla

Pro zaměstnance je možno evidovat jeho soukromá vozidla, která používá na pracovní cesty. Zaměstnanci tak vzniká nárok na kilometrovné. Na formuláři se uvádí položky o vozidle, které jsou zapotřebí pro výpočet náhrady za ujetý kilometr.

Na záložce „Popis“ jsou tyto položky: Organizace, SZP vozidla, První den použití pro podnikání, Poslední den použití pro podnikání, Typ vozidla, Druh (kategorie) vozidla, Tovární značka, Typ pohonné hmoty, Kombinovaná spotřeba, Způsob výpočtu silniční daně, Objem motoru, Výkon motoru v kW, Celková hmotnost (tuny) vozidla, Počet náprav, Procento silniční daně, Roční daň nákl. Vozidel, Způsob výpočtu daně, Sleva daně podle §6, odst.5, Sleva daně podle §6, odst.6, Zvýšení daně podle §6, odst.8, Sleva daně podle §6, odst.9, Sleva daně podle §6, odst.10, Registrace pro slevu daně od (tj. datum první registrace), Osvobození podle §3, písm., Osvobození od, Platnost STK od, Uzavřeno havarijní pojištění, Majitel vozidla (jiný). Pokud již vozidlo nelze pro pracovní cestu použít, zadejte Platnost = Ne.

Pokud bylo vozidlo pro pracovní cestu již někdy použito, vozidlo z evidence nerušte.

Záložka „Jízdy“ obsahuje sloupce: CP, stav, Datum od, Datum do, Místo jednání, Dny soukr. voz.

Na záložce Dokumenty je možné u soukromého vozidla evidovat různé dokumenty, např. kopii velkého technického průkazu. Typ dokumentu je určen pomocí společného jednopoložkového číselníku (S).

3.6 Cep06 – Tisk cestovního příkazu

Tisk cestovního příkazu v aktuálním stavu evidovaných dat. Vytištěný příkaz může po podepsání sloužit jako příkaz k cestě, který někteří vyžadují.

Parametr „Načti CP starší než 6 měsíců“.

Parametr: "Poskytnutá strava".

Při zjišťování tuzemský / zahraniční cestovní příkaz se vychází z legislativy cestovního příkazu.

3.7 Cep07 – Služební vozidla

Evidence služebních vozidel na tomto formuláři je obdobná evidenci soukromých vozidel z formuláře Cep05. Rozdíl je v uvedení některých položek pro účely daňových sestav, neboť pro služební vozidla se uvádí některé jiné položky. Rozdíl v seznamu zobrazovaných položek je rovněž podle legislativy, řídí se legislativou uživatele.

Pro služební vozidla se eviduje středisko, kterému je vozidlo přiděleno, případně i osoba, které je přiděleno. To se pak zobrazuje v nabídce vozidel. Dále je možné u AUS evidovat v záložce Dokumenty např. kopii velkého technického průkazu. Na záložce Dálniční známky lze evidovat známky k danému vozidlu, jsou zde položky stát, druh známky a platnost od-do.

Speciální objektové právo "Cep07chran = Funkčnost chráněný vůz" nastavující viditelnost těch záznamů, které mají v popisu u položky Chráněný vůz hodnotu ANO.

3.8 Cep08 – Paušální kilometry

Číselník paušálních vzdáleností z místa "od" do místa "do". Zaevidované hodnoty se používají pro výpočet kilometrů obvykle odježděných na zadané trase od-do.

3.9 Cep11 – Uzavřené cestovní příkazy

Sestava obsahuje seznam cestovních příkazů, které byly uzavřeny za zvolené rozmezí období a typů výplatního termínu

3.10 Cep13 – Výplatní listina

Výplatní listina pro cestovní příkazy slouží jako podklad pro hotovostní výplatu zúčtovaných nákladů pracovních cest a případně jako podklad pro zúčtování nevyčerpaných záloh pracovních cest. Každá částka je rozepsána na počty kusů jednotlivých platidel peněžní měny. Jsou použity platné bankovky a mince podle evidované měny. Na konci výpisu jsou kusy platidel sečteny a jejich součet slouží jako výčetky platidel pro bankovní výběr. Sestava je účetním dokladem, který by měl být podepsán zainteresovanými referenty (mzdová účetní, pokladní, zaměstnanci) a archivován.

Sestava současně slouží jako podklad pro vybrání nevyúčtovaných záloh cestovních příkazů.

Při spuštění sestavy se zadává struktura + hladina, podle které lze sestavu třídit a grupovat. Za skupinu (grupu) jsou vytištěny součty bankovek a mincí a sestav je odstránkována.

3.11 Cep14 – Zálohy silniční daně

Podklady pro výpočet záloh silniční daně za čtvrtletí pro soukromá vozidla používaná pro pracovní cesty. Do sestavy se dostávají pouze data cestovních příkazů, které jsou již uzavřeny programem uzávěrky cestovních příkazů a to podle datumů průběhu cesty. Sestava je tvořena za SJ se stejným, zadaným IČO, tomu podřiďte práva ke spuštění sestavy. Standardní sestava obsahuje sloupce SPZ, Registrace pro slevu daně od, Vlastník vozidla, Obsah, dle měsíců ve čtvrtletí poč. dnů, daň, Celkem záloha silniční daně.

3.12 Cep15 – Přiznání k silniční dani (roční) [CZ]

Jedná se o podklad pro roční přiznání k silniční dani podle české legislativy. Sestava je tvořena za SJ se stejným, zadaným IČO, tomu podřiďte práva ke spuštění sestavy. Standardní sestava obsahuje sloupce SPZ, Registrace pro slevu daně od, Druh vozidla, Základ daně, ccm, Roční/denní sazba, Počty měsíců (dnů) podléhající dani, Daň (bez osvobození), Sleva, Daň, Celkem.

3.13 Cep16 – Daň z motorových vozidel [SK]

Jedná se o podklad pro roční přiznání k dani z motorových vozidel podle slovenské legislativy.

3.14 Cep17 – Nepřiznané nároky na příspěvek na stravu - opis

Sestava obsahuje opis záložky Cep01, Nároky na příspěvek.

3.15 Cep18 – Nepřiznané nároky na příspěvek na stravu

Sestava obsahuje porovnání nepřiznaných nároků na CP ze záložky Cep01, Nároky na příspěvek a nepřiznaných nároků podle aktuální evidence docházky pro období cestovního příkazu.

3.16 Cep19 – Cestovní příkazy pro docházku

Sestava obsahuje opis cestovních příkazů (v rozsahu údajů relevantních pro docházku) platných pro aktuální období docházky, tzn. zobrazí se CP, které mají alespoň jeden den (zadání nebo rozpisu) v rozsahu požadovaného období.

3.17 Cep24 – Import cen PHM [SK]

Importní sestava, která naplní tabulku na Cep03/Ceny PHM - spouštění je řešeno přes Adm53, maska (Cron formát 0 10 * * 5) pro týdenní spouštění v den vydávání cen v 10:00 hod.

4 Technologické poznámky a postupy pro uživatele

4.1 Cestovní příkazy - období a výplatní termíny

Cestovní příkazy se průběžně evidují bez začlenění do účtovacích období. Teprve v okamžiku, kdy je příkaz ukončen ve stavu, ze kterého se postupuje do uzavíracích akcí (a dále pak do účetnictví), se objevují pojmy zúčtovací období a typ výplatního termínu. Ty jsou známé ze mzdové oblasti (mzdy za kalendářní měsíc + typ VT záloha či dobírka).

Typ výplatní termínu má pro oblast cestovních příkazů určeny hodnoty 11-40.

Konkrétní zúčtovací období a typ VT je do evidence cestovních příkazů doplněno teprve při provádění uzávěrky (formulář Cep02) za zvolený správní oddíl, zúčtovací období a typ VT.

4.2 Složky nákladů a cestovních příkazů (SLM)

Souvislost se mzdami se projevuje i ve způsobu členění nákladů a další potřebných částek při uzavírání a účtování cestovních příkazů. Pojem SLM (složka „mzdy“) používáme v oblasti cestovních příkazů, i když to obsahem ne zcela vystihuje jejich obsah, ale metodicky se jedná o stejné, druhové členění.

4.2.1 Interní algoritmy

Pro práci v oblasti cestovních příkazů jsou určeny „složky mezd“ SLM se speciálními interními algoritmy. O vztahu mezi interními algoritmy a složkami mzdy platí vše, co je uvedeno v dokumentaci Slm_uzdoc.

K použití jsou následující interní algoritmy cestovních příkazů:

Náhrada jízdních výdajů na pracovní cestě nebo k návštěvě rodiny (IA 61xx)

6110 Jízdné hromadnou dopravou

6120 Doplňkové jízdní výdaje při použití služebního auta

6130 Letenky

6140 Náklady na použití vlastního vozidla

6150 Náhrady pro pěší a za použití kola¨

6160 Náhrady služeb taxi

6190 Ostatní jízdní výdaje

6195 Vynucená strava při pracovní cestě (SK)

Náhrada výdajů za ubytování (IA 620x)

6200 Náhrada výdajů za ubytování

Evidenční částka nezahrnutá do nákladů (IA 6211)

6211 Evidenční částka

Stravné (IA 63xx)

6311 Tuzemské stravné

6315 Náklady na vynucenou stravu do úrovně stravného - tuzemské

6316 Náklady na vynucenou stravu nad úroveň stravného - tuzemské

6321 Zahraniční stravné

6325 Náklady na vynucenou stravu do úrovně stravného – zahraniční (SK)

6326 Náklady na vynucenou stravu nad úroveň stravného – zahraniční (SK)

Kapesné (IA 64xx)

6400 Kapesné

Nutné vedlejší výdaje pracovní cesty (IA 65xx)

6500 Nutné vedlejší výdaje pracovní cesty

Zálohy a dorovnání nákladů na pracovní cesty (IA 66xx)

6610 Zálohy na pracovní cesty

6612 Neuznané částky nákladů hrazené z firemních prostředků

6615 Směna mezi měnami: původní měna a částka

6616 Směna mezi měnami: nová měna a částka

6620 Zaokrouhlení výplaty cestovních náhrad

6621 Doplatek pracovní cesty pokladnou

6622 Doplatek pracovní cesty na bankovní účet

6623 Doplatek pracovní cesty zasílat společně se mzdou

6624 Doplatek pracovní cesty fakturován

Evidenční IA pro nepřiznaný příspěvek na stravu

6701 Nepřiznaný nárok příspěvku na stravu.

4.2.2 Speciální evidence v číselníku SLM pro cestovní příkazy

V číselníku SLM, tj. na formuláři Slm01, záložka Docházka, lze složce mzdy nastavit její sazbu DPH. Nastavení je nutno provést pro nákladové SLM, kde se odděleně účtuje DPH. Položka se vyplňuje podle řešitelského číselníku typ_dph s povolenými hodnotami:

1 Bez DPH,

2 Základní sazba,

3 První snížená sazba,

4 Druhá snížená sazba.

V případě, že používáte výplatní termín 10 = CEST s výplatou do mezd, je zapotřebí v číselníku SLM specificky doplnit SLM pro doplatek pracovní cesty na bankovní účet (IA 6622). Na formuláři Slm01 této SLM doplňte na záložce Docházka hodnotu do položky „SLM pro export DOCH/mzdy“ a to číslem SLM, pod kterou bude doplatek pracovní cesty zúčtován při výplatě mezd. Mělo by se jednat o SLM s interním algoritmem

2301 cestovní náhrady,

2302 cestovní náhrady nadlimit .

původní SLM používané v oblasti CEP nejsou totiž určeny pro zúčtování mezd.

4.2.3 Použití číselníku SLM

Pro účely zabezpečení použitých dat za zúčtovací období se v EGJE každý měsíc číselník SLM archivuje a to na formuláři Vyp02, tlačítko „Měsíční kopie číselníků SLM a struktur“. Mnoho činností v EGJE je pak nasměrováno na tuto kopii (výpočet mezd, uzávěrka, mzdové sestavy které jsou zadány za zúčtovací období, …). Tím je zabezpečen shodný výsledek pro zvolené zúčtovací období dnes a kdykoliv v budoucnosti a to i když se časem číselník SLM na Slm01 změní. Měsíční kopii si můžete prohlédnout na formuláři Slm05.

V oblasti CEP se kopie číselníku SLM používá při práci blížící se uzávěrce a v uzávěrkových akcích. Proto je zapotřebí vytvořit kopii číselníku SLM (Vyp02) před prací s uzávěrkou na Cep02.

Všechny SLM musí mít „Možno pořizovat ve vstupech“ = Ano.

4.2.4 Zaúčtování na střediska zvolených struktur

Jak už je v EGJE obvyklé z oblasti zpracování a vyúčtování mezd, náklady se sledují na střediska určených struktur.

Pro účely cestovních příkazů se sledují pouze struktury, která mají toto určení evidováno na formuláři Str01, záložka Další použití struktur, Místo = 3 – Cestovní příkazy. Případná další přiřazení se pro sledování cestovních příkazů ignorují (např. další struktury na PV).

Pro určení střediska dané struktury se postupuje podle následující hierarchie:

Pokud je středisko struktury zaevidované na SLM, použije se.
Pokud není, tak …

Pokud je středisko struktury zaevidované na Příkazu, použije se.
Pokud není, tak …

Pokud je středisko struktury zaevidované na PV (formulář Opv01, záložka Zařazení do struktur), použije se.
Pokud není, tak se použije standardní hodnota „N/A“.

V běžné situaci, kdy jsou náklady směřované na střediska zaměstnance (PV), se nemusí nic zadávat.

Program uzávěrky pro uzavíraný příkaz automaticky doplňuje do všech jeho SLM přiřazení na všechny požadované struktury, případně kontroluje zadaná střediska, zda jsou platná.

Přiřazení se provádí ke dni zahájení cesty (Skanska k poslednímu dni měsíce)

4.3 Zpracování cestovních příkazů

4.3.1 Práce s cestovním příkazem

S cestovními příkazy pracují:

ZAM zaměstnanec,

VED vedoucí zaměstnance, případně jím pověřená osoba,

REF referenti pověření prací s CP; mohou suplovat vedoucího. Mohou to být účetní, kteří získávají přehled o detailech CP či daňoví účetní,

POK pokladník pro vyplácení zálohy.

Cestovní příkaz prochází od okamžiku vzniku do "likvidace" několika stavy a závisí na konkrétní organizaci práce u zákazníka, jakým způsobem si práci řídí. Stav zpracování se vyjadřuje hodnou položky „Stav cestovního příkazu“, zkráceně status. Maximální rozsah povolených stavů je vyjádřen řešitelským číselníkem cp_status. V praxi však není nutné, aby cestovní příkaz procházel všemi hodnotami, závisí na konfiguraci a způsobu zpracování.

Statusy pro účely popisu ještě rozdělujeme podle způsobu práce a do určitých fází a stádií.

Zpracování cestovního příkazu probíhá

- nejprve individuálně, kdy je CP zaevidován, schvalován, je prováděn nařízená cesta, shromažďovány podklady pro vyúčtování,

- a na konec hromadně, kdy se dávka CP uzavírá, chystají s podklady pro banku, pokladnu a do účetnictví.

Fáze individuálního zpracování se dá pro přehlednost rozdělit do určitých stádií zpracování CP:

- Evidence, tj. období, kdy se CP eviduje a není dosud schválen; do tohoto stádia náleží stavy:

0 Evidovaný CP

1 Zamítnutá žádost o CP

- Příkaz, tj. stádium, kdy se z evidovaného CP stává příkaz k provedení cesty. Zde probíhá proces schvalování a to se zálohou či bez zálohy, případně dodatečné schvalování zálohy. Do hry se tak dostává ZAM (zaměstnanec), VED (vedoucí) a také POK (pokladní).
Do tohoto stádia náleží stavy:

10 Žádost o schválení CP

20 Žádost o schválení CP se zálohou

22 Žádost o dodatečné povolení zálohy CP

23 Schválen CP se zálohou

25 Zamítnuta žádost o zálohu CP

30 Schválený CP

- Cesta; tj. stádium, kdy zaměstnanec provádí cestu podle cestovního příkazu, průběžně nebo následně eviduje náklady a nakonec předkládá zprávu o CP společně se všemi podklady k vyúčtování ke schválení svému vedoucímu.
Do tohoto stádia náleží stav:

23 Schválen CP se zálohou

30 Schválený CP

40 Žádost o schválení průběhu cesty

- Vyhodnocení; tj. stádium, ve kterém probíhá proces schvalování průběhu a výsledků pracovní cesty na základě zaměstnancem předložených podkladů. Schvaluje vedoucí. Zaměstnanec případně doplňuje podklady.
Do tohoto stádia náleží stavy:

41 Průběh cesty vrácen k doplnění

50 Průběh cesty schválen

- Likvidace; tj. stádium, ve kterém probíhá proces odborného posouzení zaevidovaných nákladů a podkladů, jejich kompletace. Dále se provádí kontrola a případné doplnění nákladového členění a částky k výplatě či částky přeplatku.
Do tohoto stádia náleží stavy:

41 Průběh cesty vrácen k doplnění

60 Podklady vyúčtování schváleny

- Storno; stornovat lze již zaevidovaný, případně schválený CP i s eventuálně vyplacenou zálohou a to v případě, že k cestě nedojde.
Do tohoto stádia náleží stav:

80 Zadáno storno

Fáze hromadného zpracování – dále nečleníme na stádia zpracování. Provádí se změna stavů (uzávěrka), finanční vyrovnání (převodní příkazy, zúčtování v pokladně) a chystají se podklady pro účetnictví
Náleží sem stavy:

71 Uzavřen (náklady na účet nebo do zúčtování mezd)

72 Uzavřen (náklady pokladnou)

73 Uzavřen (přeplatek)

82 Stornovaný CP bez zálohy

83 Vrátit zálohu stornovaného CP

Zpracování cestovního příkazu mohou ilustrovat následující schémata.

[Schvalování žádosti o cestovní příkaz]

[Zpracování případné žádosti o zálohu]

Stav zpracování cestovního příkazu ovlivňuje možnost editace datových položek na formuláři Cep01. Data jsou editovatelná

- na záložce Příkaz pro status 0, 1 (pro vedoucí a referenty i 10, 20)

- na záložce Zálohu pro status 23,

- na záložce Průběh cesty pro status 23, 25, 30, 41 (pro vedoucí i 40 a referenty 0, 50),

- na záložce Doklady pro status 0, 10, 20, 23, 25, 30, 41 (pro vedoucí i 40 a referenty 0, 50),

- na záložce Zaúčtování pro status 50 (pro referenta i 0)

Záložka Audit není editovatelná, slouží jako protokol o prováděných změnách stavu cestovního příkazu v rámci schvalovacího procesu.

4.3.2 Schvalovací procesy

Z fází, stádií a stavů zpracování cestovního příkazu vyplývá, že máme typové schvalovací procesy:

Schvalování žádosti o cestovní příkaz (bez zálohy) – v tomto případě evidenci provádí zaměstnanec (ZAM), který ji pak předkládá svému vedoucímu (VED) ke schválení. Vedoucí příkaz buď schválí, nebo zamítne. Zamítnutí však nemusí být konečné, vedoucí může sdělit zaměstnanci další pokyny, například co je zapotřebí na žádosti (v evidenci příkazu) změnit či doplnit, aby ho mohl schválit.

Schvalování žádosti o cestovní příkaz se zálohou – jedná se o obdobu předchozího schvalování žádosti s tím rozdílem, že zaměstnanec při žádosti požádá o zálohu v určité výši. Po schválení vedoucím do procesu vstupuje pokladník (POK). Ten zabezpečí vyplacení požadované zálohy, případně i v cizí měně nebo vystaví cestovní šek, event. poskytne zaměstnanci na cestu bankovní kartu pro placení nákladů touto kartou nebo pro výběr hotovosti z bankomatu.

POZOR: Náklady placené kartou se neevidují při zpracování cestovních příkazů, neboť zde nevzniká nutnost zúčtování nákladů se zaměstnancem. Náklady placené kartou vstupují do účetnictví při zpracování bankovních vstupů v účetnictví. Naopak hotovostní výběry z bankomatu se musí dostat do zpracování cestovního příkazu, neboť se jedná o formu poskytnutí zálohy.

Schvalování dodatečné žádosti o zálohu – k takovémuto schvalování může dojít po schválení cesty, například když cestovní příkaz zaeviduje a rovnou schválí vedoucí (tak by to mělo být, protože se jedná o příkaz, který VED předá ZAM k vykonání) a zaměstnanec poté požádá o zálohu v určité výši. Pak zde opět jako v předchozím procesu vstupuje do procesu pokladník.

Schvalování průběhu pracovní cesty – (stádium vyhodnocení) po provedení cesty zaměstnanec předkládá svému vedoucímu jednak zprávu z cesty a jednak podklady pro vyúčtování a finančnímu vyrovnání nákladů. VED posuzuje věcnou správnost a případně požádá zaměstnance o doplnění. Je-li vše v pořádku, pokračuje se následujícím schvalováním.

Schvalování podkladů a evidovaných nákladů k uzavření – (stádium likvidace). Zde odborný referent provádí činnosti uvedené v popisy stádia likvidace. Pokud vznikne potřeba, vrací zaměstnanci k doplnění.

4.3.3 Konfigurace procesů

Workflow procesy mohou používat e-mail. Jeho nastavení je popsáno v EGJE_provdoc - kapitola "Konfigurace připojení k poštovnímu serveru".

Konfigurace procesů se provádí na formuláři Adm14 (viz též Adm_uzdoc)

Konfigurace se provádí na hlavní záložce „Definice workflow“.

Cestovních příkazů se týkají tyto „Akce workflow“:

11 Schvalování cestovního příkazu – obecné WFL CP, event. specifické pro tuzemské pracovní cesty,

12 Specifické schvalování zahraničního cestovního příkazu – určeno pouze pro zahraniční pracovní cesty.

Pokud je v organizaci zaevidováno WFL typu 12, použije se pro zahraniční cesty. Jinak se použije WFL typu 11.

(WFL 11, 12 - Byl vytvořen klon makra %CP_DESC% nazvaný %CP_DESC_PRU%, který u datumových (datum zahájení cesty, datum ukončení cesty), časových (čas zahájení cesty, čas ukončení cesty) a lokalitu (místo konce cesty) specifikujících hodnot vychází z průběhu cesty.)

Každá z uvedených akcí je v sousední záložce rozepsána pomocí jednotlivých kroků („Kroky workflow“).

V každé z uvedených akcí je schován typicky jeden schvalovací proces mezi jednotlivými uživateli.

Jednotlivé kroky workflow uživatel spouští, vykonává a schvaluje na formulářích:

Cep01 - zde se obvykle proces spouští (tlačítkem na záložce)

Wflow - zde probíhá standardní schvalování workflow procesů EGJE

Popis kroku workflow určuje :

· kdo je adresátem dalšího kroku (pomocí pravidel)

· jaká informace má jít (maska zprávy) a její kanál (interní pošta / externí pošta)

Typické nastavení „Akce workflow“ 11 - Schvalování cestovního příkazu

Obecná vsuvka - technické pozadí:

Workflow je generováno, když existuje takový krok, který „Hodnotu WFL statusu“ takovou, jako je „Konečný status“ aktuálního kroku. Takový následný krok pak také musí mít Typ schvalování = 1 - Odsouhlasení

a mívá také vyplněn „Konečný status - zamítnuto“.

Konečný status je pak používán při odpovědi „Ano“ (=schváleno)

Konečný status - zamítnuto při odpovědi „Ne“ (=zamítnuto)

Schvalující může ještě připsat textový důvod.

Při každém kroku je vyhodnocováno, kdo je jeho adresátem a kdo a jakou informaci dostane.

Výpis schvalovacích kroků:

Krok s konečným statusem 30 (souhlas s cestou):

Typicky schvaluje manažer podle organizační struktury (nebo osoba, která jej na jeho manažerském profilu do EGJE dočasně zastupuje)

Krok s konečným statusem 23 (souhlas se zálohou):

Typicky schvaluje manažer podle organizační struktury (nebo osoba, která jej na jeho manažerském profilu do EGJE dočasně zastupuje)

Krok s konečným statusem 50 (souhlas se zprávou):

Typicky schvaluje manažer podle organizační struktury (nebo osoba, která jej na jeho manažerském profilu do EGJE dočasně zastupuje)

Práce referenta:

Referent dostává oznámení ve chvíli, kdy manažer souhlasí se zprávou.

Otevře formulář Cep01 záložka Zaúčtování a provede převedení na složky mezd a jejich kontrolu.

Poté posune cestovní příkaz na této záložce dále:

· „Podklady souhlasí - uzavřít“

· „Podklady neúplné, nesouhlasí“

Typicky schvaluje referent cestovních příkazů (nebo osoba, která jej na jeho profilu do EGJE dočasně zastupuje).

Jeho možné definice jsou pojednány v následující kapitole.

Poznámky k nastavení:

Pokud následující krok je krok schvalovací (tj. má vyplněn Konečný status zamítnuto), tak není potřeba dávat oznámení interní poštou, neboť v systému EGJE je příjemci nabídnut přímo formulář Wflow, který akce ke schválení poskytuje.

4.3.4 Jak se zjistí VED, REF, POK, tj. adresát workflow

Adresát dalšího kroku se zjistí pomocí pravidla. Pravidla se nastavují v Adm14 na záložce „Č.pravidla“.

Typická použitá pravidla jsou tato:

Pravidlo 1 - Struktura jíž je manažerem / organizační struktura

Pravidlo bývá použito pro akci Schvalování cestovního příkazu.

Osoba má (Opv01/Zařazení do struktur) určité organizační středisko.

Toto středisko má (Str02/Manažer resp.Str01/Struktura hierarchicky/Manažer) v určitém čase určitého manažera.

Tento manažer pak příslušný workflow krok schvaluje (resp. osoba, která ho na profilu zastupuje).

Pokud je použita struktura 2 organizační, je z Cep01 jeho nejrychlejší zobrazení pomocí kontextového volání (pravé tlačítko myši) z první záložky a otevření Opv01, kde je Manažer osoby/PV zobrazen v horní hlavičce.

Někdy jsou ale v praxi výjimky - v některých případech neschvaluje manažer organizační struktury, ale někdo jiný. Pak se pro schvalování určí některá z volných struktur (např. 20), zadá se do ní seznam všech schvalovatelů (vždy schvalovatel a v záložce Manažer pak odkaz na konkrétní osobu), v Str01/Vazby se nastaví, že se tato struktura vyplňuje na strukturách 2 a 3 (org.a PM jako podřízené struktury). Poté se na každém organizačním středisku vyplní schvalovatel a tam, kde se to od organizační struktury odlišuje, se na PM uvede jiný schvalovatel.Pravidla 5,6 jsou jasná

Pravidlo 11 a 12 - Struktura jíž je manažerem resp.výčet / 15 - Referent / ve výčtu uveden konkrétní kód referenta (např. rcp01 či rcp02)
Kde je tímto referentem se zadává opět v Str02(Str01)/Manažer - tentokrát však u konkrétního prvku struktury 15 (tj. konkrétního referenta či pokladníka)

Pokud organizace používá pracovní místa, může být čitelnější stanovení pomocí osoby na určitém pracovním místě tj. zde jako pravidlo 99

Pravidlo 99 - Osoba s konkrétní strukturou (typicky PM) / 3 - Pracovní místa / Výčet - konkrétní kód PM.

Pokud je v organizaci referentů resp. pokladních více a určití zaměstnanci jsou zařazení pod určitého referenta, je zapotřebí zaměstnance zařadit pod určitého referenta na Opv01/Zařazení do struktur (přímo zde nebo prostřednictvím pracovního místa či organizačního střediska)

a u pravidel zde uvedených jako 11 a 12 pak bude položka Výčet prvků struktury prázdná a příslušný referent se u „cestujícího“ zaměstnance bude hledat přes jeho zařazení pod něj.

Jak již bylo uvedeno tak i zde platí, že referent musí být spojen s určitou osobou pomocí přiřazení manažera určitého referenta (tj. prvku struktury 15).

Vše je vysvětleno na typickém příkladu. Místo struktury 15 např. může být použita jiná struktura např. 14 - Mzdová účetní.

Pokladní zapisuje zálohu, kterou na příslušný CP zaměstnanci vyplatí na Cep01 záložka Záloha, je tedy účastníkem procesu, ale standardně není přímým účastníkem schvalování EGJE-workflow.

Zápis zálohy je povolen pouze v určitém rozsahu statusů cestovního příkazu.

4.3.5 Poznámky k práci s cestovními příkazy

Časové rozlišení nákladů

Detaily cestovního příkazu (viz detaily průběh pracovní cesty) mají časové rozlišení evidováno v položkách datum a čas zahájení a datum a čas ukončení úseku. Z hlediska daňového jsou to datumy, které říkají, do jakého zdaňovacího období „náklad“ zařadit – datum plnění. Proto je zapotřebí věnovat datumům pozornost. Z hlediska daně je důležité zdaňovací období, kterým je podle zákona většinou kalendářní rok. Dále je důležité měsíční období, v oblasti cestovních příkazů pro výpočet záloh silniční daně.
Proto na přelomu roků a měsíců rozdělujte detaily tak, aby začátek a konec detailního úseku byly v jednom měsíci. Zařazení nákladů do období bude realizováno podle datumu do.

Pro silniční daň se sledují úseky pracovní cesty podle datumů, nikoliv podle období uzávěrky cestovního příkazu.

Zahraniční cesty

Pro přepočet nákladů i záloh v cizí měně je zapotřebí mít zaevidovaný konverzní kurz a to pro všechny měny, které jsou použity. Konverzní kurzy se vyplňují na formuláři Adm24 – Kurzovní lístek. Přepočty čerpají hodnoty platné ke dni vzniku nákladu (v případě vícedenní nákladu k poslednímu dni). Nezapomeňte, že na Slovensku platí Euro.

4.3.6 Další poznámky k práci s cestovními příkazy

· Spolujezdci

· Vozidlo na záložce Průběh cesty

Pro úseky na záložce Průběh cesty typu jízdy vozidlem je možno zadávat Vozidlo. Tím je umožněno volit pro jednotlivé části cesty různá vozidla. Logika vyhodnocení je taková, že pokud na záložce Průběh cesty není uvedeno vozidlo, platí zadané vozidlo uvedené na záložce Příkaz.

· Hromadný / individuální cestovní příkaz a přestávky

Každá pracovní cesta může být přerušena a k tomu nám slouží

o záznam o průběhu cesty (Cep01 / Průběh cesty) s typem řádku 99 – Přerušení pracovní cesty.

o Příznak „následuje přerušení“ na posledním záznamu o průběhu cesty z dílčí části pracovní cesty s hromadným příkazem

Při přerušení cesty nevznikají zaměstnanci žádné nároky, např. stravné.

Příznak hromadný / individuální je z tohoto pohledu jen informativní.

· Zaevidování směny ve směnárnách

Při zahraniční cestě může zaměstnanec vyměnit určitou část valut, které dostal jako zálohu na cestu, na jinou měnu. Pro zaevidování této operace se zadávají na formuláři Cep01, záložce Průběh cesty v oddílu „Další nezadané náklady; směnárna“ dva řádky:

SLM s IA 6615 (Směna mezi měnami: původní měna a částka) s původní měnou a částkou, kterou zaměstnanec vložil do směnárny

SLM s IA 6616 (Směna mezi měnami: nová měna a částka) s novou měnou a částkou, kterou si zaměstnanec ze směnárny odnesl

Obě částky se pak zařadí do vydaných záloh pracovní cesty

4.4 Uzávěrka cestovních příkazů

Uzávěrka cestovních příkazů je spouštěna na formuláři Cep02. Provádí se za kombinaci hodnot položek

- správní oddíl (SO),

- kód období,

- typ výplatního termínu (10-20),

které si volíte z navigačního seznamu.

Pro správní oddíl lze tedy v jednom kalendářním měsíci (kód období) až 10 různých uzávěrek, tj. prakticky každý druhý pracovní den.

Specifický význam má výplatní termín

10 = CEST s výplatou mzdy.

Cestovní náhrady v rámci tohoto VT jsou převáděny k vyplacení společně se mzdami zaměstnance. Znamená to, že cestovní příkazy, které mají zaevidovánu na Cep01 položku „Složka pro vyúčtování doplatku“ se SLM typu 6622 = doplatek na účet, budou převedeny k zúčtování nejbližšího výplatního termínu mezd (typ výplatního termínu 0). V zúčtování mezd se pak objeví pod SLM zaevidovanou v číselníku SLM (formulář Slm01, záložka Docházka) pro SLM typu 6622 v položce „SLM pro export DOCH/mzdy“.

Převod do mezd se provádí v rámci uzávěrky cestovních příkazů z formuláře Cep02. Data jsou po převodu viditelná na formuláři Vyp01 a zde na záložce Docházka. Obdobně jako data z docházky je možno tato data „zneplatnit“.

Specifickým způsobem jsou uzavírány cestovní příkazy, které mají Složku pro vyúčtování doplatku s IA 6623 (Doplatek pracovní cesty zasílat společně se mzdou). Tento IA je určen k tomu, aby se doplatek vyúčtování předával zaměstnanci přes mzdy, tj. vstupuje do mezd a společně se mzdami je ve mzdové dobírce vyplacen zaměstnanci.

Až do verze e201505 byl tento mechanismus IA 6623 použitelný pouze pro typ výplatního termínu 10, který je sám o sobě určen pro vyúčtování s výplatou mzdy. Od verze e201509 je možno zadávat Složku pro vyúčtování s IA 6623 i pro jiné výplatní termíny.

Uzávěrka za VT jiný než typu 10 zpracuje všechny evidované složky cestovního příkazu obvyklým způsobem, až na SLM s IA 6623. Tato SLM je „odložena“ a čeká na první následující uzávěrku výplatního termínu typu 10; nemusí se zúčtovat ani ve stejném měsíci jako ostatní SLM ze stejného cestovního příkazu. Pro SLM s IA 6623 je v evidenci doplněn kód a typ zúčtovacího období + termínu, pro jiné IA naplňován není.

Účtování závazku se SLM s IA 6623 je vhodné pak vázat na typ_vt. Konfigurace na Uct01 umožňuje v podmínce použít položku typ_vt a na základě kombinace 6623 / typ_vt zadávejte potřebné účty závazku vůči zaměstnanci. Protiúčtem pak bude zúčtovaná celková částka doplatku CP ze mzdové uzávěrky.

4.4.1 Provedení uzávěrky

Uzávěrka při svém provádění zpracovává všechny dosud neuzavřené cestovní příkazy, které jsou ve stavu po ukončené „likvidaci“. Jedná se o tedy příkazy, které jsou v jednom ze stavů vyjádřených statusem (číselník cp_status):

60 = Podklady vyúčtování schváleny,

80 = Zadáno storno.

Cílem provedení uzávěrky je

- zabezpečit převod vyúčtování cestovních příkazů pro převodní příkazy do banky a pro pokladnu (pro typ VT jiný než 10)

- zabezpečit převod vyúčtování cestovních příkazů do zúčtování mezd (pro typ VT = 10)

- kontrola a doplnění středisek

- změna stavu a doplnění kódu období a typu VT

- nastavení stavu výplatního termínu na uzavřený

Popišme podrobněji některé akce.

Převod vyúčtování cestovních příkazů pro převodní příkazy do banky a pro pokladnu ze stavu 60 (typ VT <> 10

Pro SLM s interním algoritmem 6621 = Doplatek pracovní cesty pokladnou nebo
6624 = Doplatek pracovní cesty fakturován:

- je-li částka < 0, předává se k vyrovnání pokladně se statusem 73 = Uzavřen (přeplatek);

- je-li částka > 0, předává se k vyrovnání pokladně se statusem 72 = Uzavřen (náklady pokladnou).

Pro SLM s interním algoritmem 6622 = Doplatek pracovní cesty na bankovní účet:

- je-li částka < 0, netvoří se převodní příkaz, ale předává se k vyrovnání pokladně se statusem 73 = Uzavřen (přeplatek);

- je-li částka > 0, program se snaží najít ve mzdové evidenci zaměstnance evidovanou srážku s interním algoritmem 4412 = Doplatek na účet s existujícím bankovním spojením

- pokud taková data existují, vytváří se podklady pro bankovní příkazy a status se mění na 71 = Uzavřen (náklady na účet),

- pokud nejsou, předává se k vyrovnání v pokladně a status se mění na 72 = Uzavřen (náklady pokladnou).

Pro SLM s interním algoritmem 6623 = Doplatek pracovní cesty zasílat společně se mzdou

- zpracování částky se odkládá do následující uzávěrky s typ VT = 10
status se mění na 71 = Uzavřen (náklady na účet)

Převod vyúčtování cestovních příkazů do zúčtování mezd ze stavu 60 (pro typ VT = 10)

Pro SLM s interním algoritmem 6621 = Doplatek pracovní cesty pokladnou nebo
6624 = Doplatek pracovní cesty fakturován:

- je-li částka < 0, předává se k vyrovnání pokladně se statusem 73 = Uzavřen (přeplatek);

- je-li částka > 0, předává se k vyrovnání pokladně se statusem 72 = Uzavřen (náklady pokladnou).

Pro SLM s interním algoritmem 6622 = Doplatek pracovní cesty na bankovní účet:

- program se snaží převést data do vstupů pro zúčtování mezd

- pro zúčtovací období a správní oddíl se hledá zaevidovaný výplatní termín dobírky; ten musí existovat a nesmí být ve stavu uzavřeném (status >=4), jinak uzávěrka končí

- do mzdových vstupů typu docházka (formulář Vyp01, záložka Docházka) se vytvoří nový záznam a to pod SLM evidovanou k SLM s IA 6622 v položce SLM pro export do mezd; přenáší se celková částka „doplatku“ a z evidence cestovního příkazu rovněž datumy trvání pracovní cesty

- pokud již měl zaměstnanec pro určené zúčtovací období vypočtenu mzdu, automaticky se provede rušení výpočtu.

Pro SLM s interním algoritmem 6623 = Doplatek pracovní cesty zasílat společně se mzdou

- částka se přenáší do mezd pod SLM nastavenou v číselníku Slm01
status se mění na 71 = Uzavřen (náklady na účet)

- v tomto typu VT se zpracovávají i dosud odložené záznamy SLM s IA 6623

- SLM s IA 6623 se označí obdobím a typem VT uzávěrky (tím je řečeno, že již prošla uzávěrkou; kvůli opakování)

Převod cestovních příkazů pro převodní příkazy do banky a pro pokladnu ze stavu 80 (storno)

Pro stornované příkazy se nejprve musí zrušit všechny již evidované SLM (náklady, …). Pak se zjistí, zda byly na tomto příkazu vyplaceny zálohy.

- zálohy nebyly vyplaceny, mění se status na 82 = Storno (bez zálohy);

- záloha byla vyplacena; předává se k vyrovnání v pokladně a status se mění na 83 = Storno (pokladna)

Předání pokladně k vyrovnání

Tím se myslí vytvoření výplatní listiny Cep13, kde jsou jak zaměstnanci a částky k vrácení do pokladny, tak zaměstnanci a částky k výplatě náhrad.

Bankovní příkazy

Pro bankovní příkazy jsou vytvořeny podklady uzávěrkou cestovních příkazů a ty se exportují obvyklými bankovními exporty, např. Ban03, Ban06, a to s volbou příslušného typu výplatního termínu.

Číslo (kód) cestovního příkazu lze použít jako variabilní symbol platby. Stačí nastavit v konfiguraci na formuláři Adm22 položku „Číslo cestovního příkazu uvádět jako variabilní symbol platby“ na hodnotu Ano. Pozor však, z čísla CP se do variabilního symbolu přenesou jen numerické znaky a délka variabilního symbolu je omezena 10.

Kontrola a doplnění středisek

Ke každé SLM se

- doplní chybějící střediska ze struktur pro cestovní příkazy (Str01, místo = 3) a to podle hierarchie Příkaz -> PV.

- provede se kontrola, zda střediska jsou platná pro zúčtovací období a jsou již v archivu uzavíraného měsíce; neplatná střediska jsou uvedena v protokolu uzávěrky. Zjištěné závady můžete napravit např. spuštěním „Měsíční kopie struktur“ na formuláři Vyp02 pro libovolný výplatní termín (!) uzavíraného měsíce.

4.4.2 Zrušení uzávěrky

Rušením uzávěrky se snažíme dostat data do stavu před provedením uzávěrky.

Provádí se

- zpětné vrácení statusu (na hodnoty 60, 80),

- promazání kódu období a výplatního termínu,

- nastavení stavu výplatního termínu na otevřený.

- pro SLM s IA 6623 se ruší jejich zúčtovací období a výplatní termín

Nezruší se doplněné struktury na SLM, ale to nevadí v dalším zpracování.

4.4.3 Přímé vyplacení cestovních náhrad se mzdou zaměstnance

Pro tento účel je určen typ výplatního termínu 10 = CEST s výplatou mzdy a částky vytvořené pro doplatek náhrad pracovní cesty na bankovní účet (IA 6622).

Pro správnou funkčnost vytvoření podkladů v oblasti CEP je zapotřebí:

- v číselníku SLM pro SLM s IA 6622 mít nastavenu SLM, pod kterou se doplatek náhrad zaeviduje ve mzdách (SLM pro export DOCH/mzdy), nejlépe s IA 2301,

- na Cep02 zaevidovaný záznam s typem výplatního termínu 10,

- nachystány cestovní příkazy ve stavu 60 = Podklady vyúčtování schváleny.

Na rozdíl od odesílání vyúčtování na bankovní účet lze do mezd převádět i záporné částky, tj. např. případy, kdy je záloha vyšší než skutečné prokázané a uznané náklady pracovní cesty.

4.5 Export do účetnictví

Export dat cestovních příkazů do účetnictví probíhá podle shodných principů, které jsou určeny pro mzdy – viz export do účetnictví. Jedná se tedy o

Obecná započitatelnost UCTO na formuláři Slm02

Zde se evidují skupiny započitatelnosti, které mají obdobné účtování. Do skupin se zařazují složky SLM a to buď přímo nebo s pomocí interních algoritmů.

Uct01 – formulář Účetní souvztažnosti

Na tomto formuláři se pro určenou skupinu započitatelnosti (a tím pro SLM na ní uvedené) evidují způsoby zaúčtování, tj. podmínky na SLM, které musejí být splněny, a pak se hlavně konfiguruje výstup.

V této konfiguraci lze uvést několik řádků, které budou použity v případě, že vstupy splňují zadanou podmínku. Pro účely cestovních příkazů jsou určeny speciální hodnoty položky Zdroj dat a účtování. Zde si uživatel volí, co se v rámci tohoto řádku konfigurace převádí do účetnictví a to podle číselníku typ_zdroje_ucto s hodnotami:

1 Mzdová data .. převádí se celková částka,

2 Cestovní příkazy: částka .. převádí se celková částka,

3 Cestovní příkazy: částka – DPH. převádí se celková částka bez částky DPH,

4 Cestovní příkazy: DPH .. převádí se částka DPH,

7 Cestovní příkazy: částka v cizí měně … převádí se částka v cizí měně.

Další formuláře, sestavy či exporty (zvláště pak spouštění exportu na Uct02) jsou pak bez rozdílu oproti mzdové oblasti. Uživatel si jen volí typ výplatního termínu pro cestovní příkazy (11-40). Proti zabezpečení úniku dat mezi uživateli mezd a cestovních příkazů je přístup v typům VT omezen přístupovými právy (bude).

Pro data převáděná do mezd (s typem výplatního termínu 10) je zapotřebí zvážit, jestli účtovat rozdílně SLM s IA 6622 pro tento výplatní termín a ostatní.

Pro typ VT 10 totiž nevzniká okamžitá povinnost a závazek vůči zaměstnanci, kdežto pro ostatní typy VT ano. Zároveň bude zřejmě jiná kontrola provedení plateb. Pro typ VT = 10 se musí provést kontrola vůči zúčtovaným částkám ve mzdách, kdežto pro ostatní se provádí kontrola proplacení z výpisu bankovních operací. Pokud by bylo rozličné účtování, pak v konfiguraci na Uct01 vytvořte pro každý typ účtování samostatný řádek a pomocí podmínky na položku <typ_vt> rozlište, na kterých vnitropodnikových účtech bude částka sledována.

4.6 Zálohy silniční daně

Systém dává podklady pro placení silniční daně a jejich záloh.

Základem jsou údaje definované o soukromém vozidle použitém na pracovní cestě (formulář Cep05) a počet dnů, které bylo vozidlo v rámci cesty použito k přepravě (Cep01, zál.Průběh cesty). Každý den může být pouze jednou – to v rámci jednoho CP zabezpečuje tlačítko „Kilometrovné“ na formuláři Cep01.

Pro výpočet záloh je podstatné, kdy – v jakém měsíci – bylo vozidlo pro cestu použito. To se zjišťuje podle datumu jednotlivých úseků cesty; tedy nikoliv z uzavíraného období a výplatního termínu.

Uživatel si v evidenci vozidel volí, jakým způsobem bude silniční daň počítána v rámci povolené legislativy, tj. buď denní částkou nebo 1/12 roční sazby daně. Roční sazbu daně lze zadat automaticky počítanou podle obsahu motoru nebo přímo roční částkou. Na všechny sazby lze „nasadit“ procento, které se uplatňuje pro povolené slevy či určenou vyšší daň.

4.7 Přístupová práva

Přístupová práva k objektům jsou sdružena ve standardních rolích:

31 - Cestovní příkazy - zaměstnanec

32 - Cestovní příkazy - manažer

33 - Cestovní příkazy - referent

34 - Cestovní příkazy - pokladna

Kromě standardních objektových práv na formuláře a sestavy jsou na formulář Cep01 ještě tato práva:

Cep01emp - Funkčnost zaměstnanec

Cep01mana - Funkčnost manažer

Cep01ref - Funkčnost referent

Cep01pokl - Funkčnost pokladna

Vlastní schvalování (typu informace => Ano či Ne + komentář) probíhá ve formuláři Wflow.

Tento formulář je souputníkem formuláře Mail s tímto rozdělením:

Wflow - uživatel a jeho workflow ke schválení a schválené.

Mail - upozorňující informace (popř. tiskové sestavy)

Formulář je v úvodní menu složce Události, dotazy, navigace.

viz též dokumentace EGJE_Ovladani kapitola Okno Wflow.

Také okno Wflow má přslušný objekt práv.

Existuje také objekt WflowAdmin, který jeho nositeli umožní vidět všechny workflow v systému.

To může být užitečné hlavně při zavádění systému a pro řešení situace, kdy nějaký účastník workflow nereaguje (v systému EGJE). Uvedené právo také umožní nouzovou editaci statusu cestovního příkazu na poslední záložce Cep01.

Další objektové právo Cep01dleWflow omezuje přístup schvalovacích tlačítek na Cep01. Jen ten, kdo je Wflow adresát, může schvalovat CP.

Volitelné objektové právo Cep01uzavDoch - Zadání a editace CP jen při otevřené docházce umožňuje, jak už název napovídá, kontrolovat CP vůči uzavřené docházce a to nad záložkou Příkaz a Průběh cesty. Porovnává se začátek a konec pracovní cesty a začátek a konec průběhu cesty, jestli nezasahuje do období, které je na Dcm01 ve stavu editace měsíčního záhlaví 3,13,23,33 (Uzavřen), zároveň status výplatního období je 3 – Docházka uzavřena – mzdy aktuální. Ve výchozím stavu je tato kontrola vypnutá.

Používané menu objekty : MENU_All, MENU_Doch.

5 Specifické úpravy pro zákazníky

5.1 Allianz SP [SK]

· Paušální kilometry

Na formuláři Cep01, záložce Průběh cesty je položka „Kilometry (čís.)“ určená pro paušální kilometry na cestě („kilometry z číselníku“). Pokud hodnota není vyplněna, a její hodnota existuje v číselníku Cep08, automaticky se naplní při ukládání záznamu průběhu cesty. Pozor, nemusí být shodná s km najetými autem pro účely náhrady kilometrovného AUV a navíc se sleduje i pro jiné způsoby dopravy (vlak, MHD, …).

Pro uživatele – referenta je na Cep01 určena záložka „Kontrola paušálních kilometrů“, kde má referent přehled o všech úsecích cesty a může provést úpravy v položkách místo od, místo do, kilometry (nabízí se mu hodnota z Cep08). Referent by měl zkontrolovat před uzavřením cestovního příkazu, zda jsou i pro účely kilometrů na cestě všechny položky správně.

Sledování kilometrů na cestě je obsahem uživatelské sestavy Cep25fallsk.

· Náklady na jídlo při pracovní cestě

Zvýšené náklady zaměstnance na pořízení stravy během pracovní cesty řeší zákonná náhrada stravného, které se počítá podle zákonem daných a případně konfigurací nastavených pravidel. Pokud zaměstnanec nemusí pořizovat stravu „ze svého“ (či zálohy), tj. je mu bezplatně poskytnuta strava, ztrácí nárok na stravné či jeho část. Slovo „bezplatně“ je samozřejmě myšleno ve vztahu k zaměstnanci, neboť ten nesmí na pracovní cestě hradit nic, co mu není alespoň částečně hrazeno. Zkrátka náklady v takovém případě hradí zaměstnavatel. Jedná se zejména o případy:

- nocleh je podmíněn i poskytnutím snídaně,

- semináře s poskytnutím oběda,

- konference s celodenní stravou, …

Ve všech případech je ale poskytnutí základní služby (nocleh, …) vázáno na poskytnutí stravy, budeme proto používat pojem „vynucená strava“. V případech vynucené stravy pak většinou ani ona strava na faktuře či daňovém dokladu není cenově oddělena. Zákon řeší náš pojem vynucené stravy snížením stravného poskytnutého zaměstnanci podle konkrétních podmínek.

Někteří zaměstnavatelé sledují detailně náklady v souvislosti s pracovními cestami. A zde je při vynucené stravě problém s dílčím členěním nákladů. V případě hotelu se snídaní:

- zaměstnanci není poskytnuto stravné (jinak povinný náklad)

- je proplacen hotel se snídaní, což je druhově

o nocležné jako povinný náklad

o cena za snídani a tu lze ještě rozdělit:

§ do výše neproplaceného zákonného stravného za snídani (do „limitu“)

§ nad výši stravného za snídani (nad „limit“)

Náklad stravného za snídani do „limitu“ je tak shodný, ať je proplacen zaměstnanci při neposkytnuté stravě ve formě stravného nebo hotelu při poskytnuté stravě. Teprve cena nad „limit“ je nákladem navíc za volbu hotelu se snídaní.

Na formulář Cep01 / Průběh cesty jsme doplnili novou položku „Dokladovaná cena poskytnuté vynucené stravy“.

Při zaúčtování nákladů (na Cep01 / Zaúčtování / Načti data) budou probíhat určité dopočty, jejichž výsledkem jsou SLM (s interními algoritmy 6195, 6315, 6316, 6325, 6326). Aby bylo možno tyto výpočty provést, musíte na formuláři Cep03 nakonfigurovat SLM pro uvedené případy:

SLM pro vynucenou stravu do výše stravného - tuzemské

SLM pro vynucenou stravu nad výši stravného – tuzemské

SLM pro vynucenou stravu do výše stravného – zahraniční

SLM pro vynucenou stravu nad výši stravného - zahraniční

SLM pro vynucenou stravu do výše stravného - tuzemské placeno firemní kartou

SLM pro vynucenou stravu nad výši stravného – tuzemské placeno firemní kartou

SLM pro vynucenou stravu do výše stravného - zahraniční placeno firemní kartou

SLM pro vynucenou stravu nad výši stravného - zahraniční placeno firemní kartou

Příklady výpočtů

V příkladech je použita aktuální „cena“ – krácené stravné za poskytnutou snídani ve výši 2,32€. Cesta trvá celý den a celodenní stravné činí 9,30€.

Příklad č.1: Hotel s vynucenou snídaní, celková cena 44€ z čehož jsou 4€ za snídani

Na Cep01 zadávejte

- nocležné 40 €

- dokladovaná cena vynucené stravy 4€

- počet bezplatně poskytnutých snídaní 1

vzniklé SLM s IA

6311 – stravné 6,98 € (9,30 – krácení za poskytnutou snídani 2,32)

6200 – hotel 40 €

6195 – vynucená strava 4 €

6315 – vynucená do limitu 2,32 €

6316 – vynucená nad limit 1,68 €

Příklad č.2: Hotel s vynucenou snídaní, celková cena 44€ - bez vykázané ceny snídaně

Na Cep01 zadávejte

- nocležné 44 €

- dokladovaná cena vynucené stravy 0 €

- počet bezplatně poskytnutých snídaní 1

vzniklé SLM s IA (za cenu snídaně se bere zákonný limit)

6311 – stravné 6,98 € (9,30 – krácení za poskytnutou snídani 2,32)

6195 – vynucená strava 2,32 €

6200 – hotel 41,68 € (44 – 2,32)

6315 – vynucená do limitu 2,32 €

· Uživatelské sestavy

Cep06fallsk – Tisk cestovního příkazu

Cep26fallsk – Protokol o likvidaci cestovního příkazu

Cep22fallsk – Žádost o zálohu na pracovní cestu

Cep23fallsk – Zdaňování kapesného

Cep24fallsk – Kilometry AUV

Cep25fallsk – Paušální kilometry AUV

Cep01.fallsk – Cestovní příkazy pro Allianz SP SK - položka stát je přednastavena na prázdné pole a položka je povinná.

6 Upozornění

Seznam přístupných částí dokumentace je zde.