Okruh riešení Cep = Cestovné príkazy je súčasťou riešenia pre prácu s dochádzkou a špecificky sa venuje problematike práce s pracovnými cestami. Cestovný príkaz je základnou formou vyslania zamestnanca na pracovnú cestu.

Zahŕňa evidenciu od vyslania na pracovnú cestu, schvaľovanie, sledovanie a zaúčtovanie nákladov a finančné vyrovnanie so zamestnancom.

1.1 Obecne

Pre splnenie svojich povinností a potrieb vysiela zamestnávateľ svojich zamestnancov na pracovné cesty. Základný legislatívny rámec pre vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu je obsiahnutý

- pre CZ v Zákonníku práce, tj. zák. 262/2006, v aktuálnom znení.

- pre SK v zákone 283/2002 v aktuálnom znení

Zákonník práce rozdeľuje oblasť pracovných ciest na zamestnávateľa, ktorý poskytuje za prácu plat („štátna sféra“) a na ostatných („podnikateľská sféra“). Pre obidva typy zamestnávateľov sú v Zákonníku uvedené pravidlá pre poskytovanie cestovných náhrad a sú obdobné s tým, že pre štátnu sféru sú niektoré ustanovenia definované presne, nakoľko pre podnikateľskú sféru je v určitom rozmedzí daná voľnosť.

1.2 Legislatívna skratka

Cestovnými výdavkami, za ktoré poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi cestovné náhrady, sa rozumie výdavky, ktoré vzniknú zamestnancovi pri

- pracovnej ceste,

- ceste mimo pravidelného pracoviska,

- ceste v súvislosti s mimoriadnym výkonom práce mimo rozvrh zmien v mieste výkonu práce alebo pravidelného pracoviska,

- preložení,

- prijatí do zamestnania v pracovnom pomere,

- výkone práce v zahraničí.

Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi pri pracovnej ceste náhradu za preukázané náklady

a) cestovné výdavky,

b) cestovné výdavky k návšteve člena rodiny,

c) výdavky za ubytovanie,

d) zvýšených stravovacích výdavkov (ďalej len „stravné“),

e) nutných vedľajších výdavkov,

f) vreckové (pre štátnu sféru ČR, v SR sa neodlišuje štátna a ostatná sféra).

Zamestnávateľ môže zamestnancovi poskytovať i ďalšie náhrady výdavkov, za cestovné náhrady sa však považujú iba tie, ktoré boli poskytnuté v súlade so Zákonníkom.

Zahraničnou pracovnou cestou sa rozumie cesta konaná mimo územia republiky s tým, že pre dobu náhrad je rozhodný okamih prechodu hranice (pri leteckej doprave odlet či prílet). Prípadný zbytok času strávený na pracovnej ceste je riešený podľa tuzemskej legislatívy.

1.2.1 Cestovné výdavky

Zamestnávateľ poskytne náhradu za

- za použitie určeného hromadného dopravného prostriedku diaľkovej prepravy a taxislužby - v preukázateľnej výške. Cestovné MHD v obci zjednaného výkonu práce sa nemusí preukazovať.

- Ak sa (so súhlasom zamestnávateľa) iný dopravný prostriedok, vrátane motorového vozidla (okrem vozidla zamestnávateľa), prislúcha náhrada zodpovedajúca cene cestovného za určený dopravný prostriedok

- ak sa použije na žiadosť zamestnávateľa vlastné motorové vozidlo (nie vozidlo zamestnávateľa), prislúcha náhrada za každý jeden kilometer jednak

- základná náhrada na 1 km, ktorá sa upravuje podľa vývoja cien prevádzacím predpisom (pre SK špecifické zvýšenie pre vozidlá s prívesom)

Podľa českej legislatívy sa jedná o sumy dané zákonom ako minimálne hodnoty, je preto nutné ich zadať v konfigurácii na formulári Cep03.

- plus náhrada výdajov za spotrebované pohonné hmoty na 1 km, ktorá sa počíta ako násobok ceny pohonnej hmoty a množstvo spotrebovanej pohonnej hmoty. Pritom cena PHM je buď zdokladovaná alebo vyhlásená. Spotreba sa uvádza podľa technického preukazu vozidla, prípadne kombinovaná spotreba pre účely náhrady za použitie vozidla. Vyhlasovaná cena

[CZ] na celý rok vyhláškou v Zbierke zákonov

[SK] na týždeň vyhlásená Štatistickým úradom (platí cena k začiatku pracovnej cesty)

Špecifické pre SK:

Pokiaľ je v technickom preukaze uvedená spotreba v meste a mimo mesto, počíta sa zvlášť náhrada za km prejdené v meste a zvlášť náhrada za km prejdené mimo mesto.

1.2.2 Tuzemské stravné

Pre stanovenie výšky stravného je rozhodujúca doba trvania pracovnej cesty za kalendárny deň. Zákonníkom sú dané štyri pásma

do 5 hodín (bez náhrady),

nad 5 hodín do 12 hodín,

nad 12 hodín do 18hodín,

nad 18 hodín,

a v nich je určená výška stravného za dobu trvania cesty v danom pásme. Tá sa mení prevádzacím predpisom v závislosti na vývoji cien.

1.2.2.1 Špecifiká podľa CZ legislatívy

Výška stravného je uvedená v Zákonníku práce pre podnikateľskú sféru formou minimálnej čiastky, pre štátnu sféru potom rozmedzie čiastky do – do a konkrétnu čiastku si určí zamestnávateľ.

Pri pracovnej ceste, ktorá spadá do 2 kalendárnych dní možno upustiť od oddeleného posudzovania doby trvania cesty na kalendárny deň, pokiaľ je to pre zamestnanca výhodnejšie.

Špecifiká pre podnikateľskú sféru:

- pokiaľ bolo v rámci pracovnej cesty poskytnuté jedlo, je možné za každé jedlo (raňajky, obed, večeru) stravné krátiť.

Špecifiká pre štátnu sféru:

- ak sa znemožní vyslanie na pracovnú cestu v dĺžke trvania do 5 hodín stravovanie obvyklým spôsobom, môže sa poskytnúť stravné akoby cesta trvala viac než 5 hodín.

Pokiaľ bolo v rámci pracovnej cesty poskytnuté jedlo, je možné za každé jedlo (raňajky, obed, večera) stravné krátiť, a to maximálne:

70% ak trvá pracovná cesta 5 - 12 (vrátane) hodín,

35% ak trvá pracovná cesta od 12 do 18 (vrátane) hodín,

25% ak trvá pracovná cesta viac ako 18 hodín.

V konfigurácii Cep 03 možno nastaviť režim krátenie stravného uvedeným spôsobom (0 = podľa doby trvania cesty) alebo podľa typy poskytnutej stravy (režim 1).

POZOR: Od 1.1.2012 je v štátnej sfére povinnosť uvedeného krátenia a to v uvedených maximálnych percentách.

1.2.2.2 Špecifiká podľa SK legislatívy

Ak pracovná cesta trvá menej ako 5 hodín a zamestnancovi je znemožnené stravovanie obvyklým spôsobom, môže zamestnávateľ poskytnúť stravné vo výške určenej pre pásmo 5-12 hodín.

Ak má zamestnanec počas jedného dňa viac pracovných ciest a každá je kratšia ako 5 hodín, patrí stravné za súčet hodín.

Ak je pracovná cesta rozvrhnutá do 2 dní a v každom z nich trvá menej ako 5 hodín a celkovo však aspoň 5 hodín, patrí stravné za súčet hodín.

Pokiaľ bolo v rámci pracovnej cesty poskytnuté jedlo, je možné za každé jedlo (raňajky, obed, večera) stravné krátiť, a to maximálne

o 25% za poskytnuté raňajky,

o 40% za poskytnutý obed,

o 35% za poskytnutú večeru

z čiastky určenej pre časové pásmo nad 18 hodín.

Vypočítaná miera krátenia stravného za bezplatne poskytnuté raňajky, obed, večeru sa nezaokrúhľujú. Zaokrúhľuje sa až vypočítané stravné, a to na najbližší eurocent nahor. Týmto spôsobom sa zaokrúhľuje stravné za každý kalendárny deň samostatne. Nezaokrúhľuje sa stravné za pracovnú cestu ako celok.

1.2.3 Zahraničné stravné

Zahraničné stravné sa poskytuje v cudzej mene. Základnú sadzbu stravného pre konkrétny štát určuje prevádzací predpis s tým, že zamestnávateľ môže pred nástupom cesty výšku stravného v niektorých prípadoch upraviť.

Pri ceste cez viac štátov možno zahraničné stravné určiť podľa štátu, kde bude strávené najviac času.

Zahraničné stravné činí podľa doby strávenej na ceste mimo územia materského štátu:

Pre CZ:

od 1 do 6 hodín … 25% základnej sadzby,

nad 6 hodín do 12 hodín … 50% základnej sadzby,

nad 12 hodín 100% základnej sadzby.

Pre SK:

od 0 do 6 hodín … 25% základnej sadzby,

nad 6 hodín do 12 hodín … 50% základnej sadzby,

nad 12 hodín 100% základnej sadzby.

Pokiaľ bolo v rámci zahraničnej pracovnej cesty poskytnuté jedlo, je možné za každé jedlo (raňajky, obed, večeru) stravné krátiť zákonom definovaným spôsobom.

Pre CZ:

o 25% na každé uvedené jedlo alebo

o 35% ak ide o stravné vo výške 50% základnej sadzby alebo

o 70% ak ide o stravné vo výške 25% základnej sadzby.

Pre SK: zhodne ako pre tuzemské pracovné cesty.

Doby strávené v zahraničí dlhšie než 1 hodina a pri viacerých zahraničných cestách v jednom kalendárnom dni sa sčítajú. Doby, za ktoré nevznikne nárok na zahraničné stravné, sa pričítajú k dobe nároku na tuzemské stravné podľa tuzemskej legislatívy.

Pripočítanie doby trvania príslušnej pracovnej cesty v zahraničí k tuzemskej časti pracovnej cesty [CZ]:

- Keď v kalendárnom dni za cestu na území ČR právo na tuzemské stravné nevzniklo a počet hodín v zahraničí je menej ako 1 hodina, tak zahraničné stravné neprináleží a doba trvania príslušnej cesty v zahraničí sa pripočíta k tuzemskej časti tejto pracovnej cesty.

- Keď v kalendárnom dni za cestu na území SR právo na tuzemské stravné vzniklo a počet hodín v zahraničí je 5 hodín a menej, tak zahraničné stravné neprináleží a doba trvania príslušnej cesty v zahraničí sa pripočíta k tuzemskej časti tejto pracovnej cesty a môže tak ovplyvniť konečnú výšku tuzemského stravného za danú zahraničnú pracovnú cestu.

1.2.4 Zálohy, vyúčtovanie cestovných náhrad

Poskytnutie zálohy je povinnosťou zamestnávateľa (a to až do predpokladanej výšky cestovných náhrad), pokiaľ sa zamestnávateľ som zamestnancom nedohodne, že záloha nebude poskytnutá. Nakoľko ale v praxi väčšinou žiada zamestnanec o jej poskytnutie. Pri zahraničnej ceste možno zálohu poskytnúť v cudzej mene, cestovným šekom alebo zapožičaním kreditnej karty zamestnávateľa.

Ak nie je iná dohoda, potom je zamestnanec povinný do 10 pracovných dní po ukončení pracovnej cesty (alebo inej skutočnosti zakladajúce právo na cestovnú náhradu) predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné k vyúčtovaniu náhrad a vrátiť nevyúčtovanú zálohu.

Náhradu v cudzej mene (=čiastka, o ktorú bola poskytnutá záloha pre zahraničnú pracovnú cestu nižšia než činí právo zamestnanca), dopláca zamestnávateľ zamestnancovi v slovenskej mene, pokiaľ sa nedohodnú inak.

Pokiaľ nie je dohodnuté inak, je zamestnávateľ povinný do 10 pracovných dní odo dňa predloženia dokladov zamestnanca previesť vyúčtovanie náhrad a uspokojiť práva zamestnanca.

1.2.5 Diaľničná daň

Diaľničnej dani (pre CZ zákon 16/1993 Sb., pre SK zákon 582/2004 Z.z., časť 11) podliehajú okrem vozidiel zapísaných v majetku zamestnávateľa i vozidlá zamestnancov, pokiaľ im zamestnávateľ v rámci pracovných ciest vypláca cestovné náhrady za použitie ich vozidla.

Základom dane je

- zdvihový objem motoru v cm3 u osobných,

- najväčšia povolená hmotnosť v tonách a počet náprav u ostatných vozidiel,

- [iba SK] miestna príslušnosť zamestnávateľa do kraja (poplatky určuje kraj).

Sadzby dane sú dané zákonom a to ako ročné čiastky. Zákon stanovuje percentá zníženia, prípadne zvýšenie na základe určitých výnimiek.

Pre súkromné vozidlá použité pre pracovné cesty je sadzba daná pevnou čiastkou na každý deň cesty, pokiaľ je to pre zamestnávateľa výhodnejšie. Pokiaľ sa neuplatní pevná čiastka, je povinnosťou hradiť daň za každý mesiac použitia vozidla zamestnanca vo výške 1/12 ročnej sadzby. Pozor však na to, že v kalendárnom roku nemožno meniť u jedného vozidla spôsob stanovenia dane. Pokiaľ je raz uplatnená pevná sadzba, musí sa uplatňovať až do konca roku.

Pri výpočtoch sa zaokrúhľuje za jednotlivé vozidlo a na celé eurá hore.

Zálohy sa platia štvrťročne s výnimkou 4.čtvrťročia, kedy sa platí za 10+11.mesiac a to do 15.dňa nasledujúceho mesiaca. Nasleduje potom daňové priznanie odovzdávané do 31.1 nasledujúceho roka a je tu uvedená daňová povinnosť za celý rok a zohľadnené zaplatené štvrťročné zálohy.

1.3 Cestovné príkazy v rámci informačného systému zamestnávateľa

Práca s cestovnými príkazmi je súčasťou práce vedúceho a zamestnanca pri plnení pracovných úloh. Z hľadiska riadenia práce je potom súčasťou komplexu úloh pri sledovaní dochádzky zamestnanca.

Špecifikáciou cestovných príkazov v rámci informačného systému v oblasti ľudských zdrojov je:

- záväzok zamestnávateľa voči zamestnancovi vyplývajúci nie z prevedenej práce,

- iné termíny pre výplatu náhrad než pre výplatu miezd či platov (viď výšku – 10 denné termíny pre zamestnanca i zamestnávateľa),

- zúčtovanie v cudzích menách,

- účtovanie nákladov zamestnávateľa, ktoré nevyplývajú z prevedenej práce ani z dodávateľsko odberateľských vzťahov,

- daňová problematika,

- nadlimitné náhrady k pridaneniu,

- náklady vrátane DPH,

- podklady pre odvod diaľničnej dane.

1.4 Špecifická terminológia

Pracovné cesty máme buď individuálne, alebo hromadné, čo vyjadruje položka charakter evidovaná na cestovnom príkaze. Má číselník

0 Príkaz na jednu pracovnú cestu; individuálny ... jednorazová pracovná cesta, kedy je pracovník vyslaný na pracovnú cestu s presným určením začiatku a konca.

1 Hromadný príkaz na viac pracovných ciest ... pracovník opakovane vykonáva obdobné čiastkové pracovné cesty.

Upozornenie:

Každá pracovná cesta môže byť prerušená a k tomu nám slúži záznam o priebehu cesty (Cep01 / Priebeh cesty) s typom riadku

98 - Prerušenie medzi koncom staré a začiatkom novej cesty (v rámci jedného príkazu),

99 - Prerušenie pracovnej cesty.

Pri prerušení cesty nevznikajú zamestnancovi žiadne nároky, napr. stravné. Rozdiel medzi 98 a 99 je pri vyhodnotení stravného za kalendárny deň:

98 - situácia sa považuje za ukončenie čiastkové cesty (spočíta sa stravné za túto časť cesty) a po skončení prerušení to bude začatie novej čiastkové cesty (spočíta sa stravné za túto ďalšiu časť cesty).

99 - situácia sa považuje za jednu cestu a preto sa sčítajú doby na ceste pred a po prerušení.

Prerušenie je možné zadať ako samostatný úsek cesty typu 98 alebo 99, ale tiež zaškrtnutím checkboxu "Nasleduje prerušenie" v úseku, po ktorom časovo nasleduje prerušenie. V konfigurácii na formulári Cep03 je uvedené, či sa takto zadanej prerušenie interpretuje ako typ 98 alebo typ 99.

1.5 Činnosti s cestovnými príkazmi, role

V rámci analýzy boli vytypované skupiny činností, ktoré prevádzajú určití zamestnanci s cieľom previesť potrebnú pracovnú cestu a naplniť všetky jej zákonom dané povinnosti. Jednotlivý cestovný príkaz tak prechádza určitými štádiami.

Štádium evidencie, kedy sa spracovávajú podklady pre cestovný príkaz ako aj príkaz vedúceho k prevedeniu pracovnej cesty pre zamestnanca.

- evidovať cestovný príkaz,

Štádium príkaz, kedy sa z podkladov stáva príkaz k pracovnej ceste a to vrátane práce so zálohou

- žiadať o schválenie príkazu k pracovnej ceste,

- posúdiť správnosť príkazu k pracovnej ceste - zamietnuť,

- posúdiť správnosť príkazu k pracovnej ceste - schváliť,

- žiadať o poskytnutie zálohy

- posúdiť žiadosť o poskytnutie zálohy - zamietnuť,

- posúdiť žiadosť o poskytnutie zálohy - schváliť,

- vyplatiť zálohu

Štádium cesta, kedy zamestnanec prevádza pracovnú cestu podľa cestovného príkazu a zhromažďuje podklady pre vyúčtovanie:

- prevádzať pracovnú cestu podľa cestovného príkazu,

- evidovať detaily prevádzanej pracovnej cesty,

- zhromažďovať doklady o nákladoch pracovnej cesty,

- evidovať náklady pracovnej cesty,

- žiadať o schválenie výsledkov pracovnej cesty, (správy z pracovnej cesty),

Štádium vyhodnotenie, kedy sa prevádza vyhodnotenie priebehu a vecných výsledkov pracovnej cesty (nie účtovné):

- posúdiť priebeh a vecné výsledky pracovnej cesty – vrátiť k doplneniu,

- posúdiť priebeh a vecné výsledky pracovnej cesty – schváliť,

Štádium likvidácie, kedy sa prevádza vyhodnotenie účtovných podkladov pre prácu s nákladmi pracovnej cesty:

- posúdiť účtovné podklady z pracovnej cesty – vrátiť k doplneniu,

- posúdiť účtovné podklady z pracovnej cesty – schváliť,

- skontrolovať doklady o nákladoch, doplniť účtovné informácie,

Štádium uzávierka, kedy sa v rámci určitých časových lehôt uzatvára práca s dávkou cestovných príkazov po likvidácii (nejedná sa teda priamo o prácu s individuálnym príkazom). Ďalej sa už pre takto uzavretý príkaz nesmú v rámci evidencie meniť dáta

- finančne vyrovnať nároky zamestnanca – výplata náhrad na bankový účet,

- finančne vyrovnať nároky zamestnanca – výplata náhrad v pokladni,

- finančne vyrovnať nároky zamestnanca – zamestnanec vracia preplatok zálohy v pokladni,

- nachystať podklady pre účtovníctvo.

Tieto uvedené typové činnosti sú v rámci organizácie rozložené medzi niekoľko osôb, ktoré ich vykonávajú v rámci svojich rolí v systéme. Jedná sa o tieto role:

- ZAM … zamestnanec,

- VED … vedúci zamestnanca, prípadne ním poverená osoba,

- REF … referent poverený prácou s cestovnými príkazmi,

- POK … pokladník

Závisí na situácii v organizácii, ktorým osobám pridelí ktoré role, prípadne činnosti. U menších firiem môže byť jednej osobe zverených viac rolí (referent pre cestovné príkazy súčasne plní rolu pokladníka).

2 Dáta okruhu „CEP“

2.1 Príkaz k prevedeniu cesty

Stav cestovného príkazu

Položka určuje stav, v ktorom sa cestovný príkaz v rámci procesu práce s ním nachádza. Položka sa bežne nevyplňuje, je automaticky obsluhovaná procesmi, ktoré nad cestovným príkazom prebiehajú.

Obsahuje podľa riešiteľského číselníku cp_status jednu z hodnôt s hodnotami:

0 Evidovaný CP

1 Zamietnutá žiadosť o CP

10 Žiadosť o schválenie CP

20 Žiadosť o schválenie CP so zálohou

22 Žiadosť o dodatočné povolenie zálohy CP

23 Schválený CP so zálohou

25 Zamietnutá žiadosť o zálohu CP

30 Schválený CP

40 Žiadosť o schválenie priebehu cesty

41 Priebeh cesty vrátený na doplnenie

50 Priebeh cesty schválený

60 Podklady vyúčtovania chválené

71 Uzavretý (náklady na účet alebo do zúčtovania miezd)

72 Uzavretý (náklady pokladňou)

73 Uzavretý (preplatok)

80 Zadané storno

82 Storno CP bez zálohy

84 Storno (pokladňa)

Osoba, PV

Zamestnanec, ktorý prevádza či má prevádzať pracovnú cestu.

Povinná položka.

Kód cestovného príkazu

Označenie alebo číslo cestovného príkazu. Musí byť jednoznačné v rámci organizácie a roku.

Povinná položka. Informácie o automatickom číslovaní - pozri tu.

Kód obdobia zaúčtovania CP

Iba zobrazovaná informácia o tom, v ktorom zúčtovacom období bol cestovný príkaz uzavretý – viď tu. Položka sa nevyplňuje, je naplňovaná pri uzavretí cestovného príkazu (viď Cep02).

Typ VT zaúčtovania CP

Iba zobrazovaná informácia o tom, v ktorom výplatnom termíne (VT) v rámci zúčtovacieho obdobia bol cestovný príkaz uzavretý (číselník typ_vt) – viď tu. Položka sa nevyplňuje, je naplňovaná pri uzavretí cestovného príkazu (viď Cep02).

Rok

Rok, v ktorom má byť alebo bola pracovná cesta zahájená. Určuje do ktorého roku spadá povinnosť zaplatenia diaľničnej dane. Ďalej umožňuje odfiltrovanie starších dát.

Povinná položka.

Cestovný príkaz

Označenie alebo číslo cestovného príkazu. Musí byť jednoznačné v rámci organizácie a roku.

Povinná položka.

Typ zaúčtovania CP

Hodnota položky určuje typ zamestnanca pre automatické zaúčtovanie – likvidáciu. Je jednou z kľúčových hodnôt pre zistenie konfiguračných parametrov – viď konfigurácia.

Vyplňuje sa podľa používateľského číselníku cp_typ_zauctovanie.

Povinná položka.

Typ cestovného príkazu

Hodnota určuje o aký typ pracovnej cesty sa jedná. Je jednou z kľúčových hodnôt pre zistenie konfiguračných parametrov – viď konfigurácia.

Vyplňuje sa podľa používateľského číselníku cp_typ.

Povinná položka.

Charakter cesty či príkazu

Rozlíšenie charakteru cesty podľa riešiteľského číselníku cp_char:

0 Individuálna cesta

1 Hromadná cesta

Dátum + čas a miesto zahájenie pracovnej cesty

Určený okamih a miesto zahájenia cesty.

Miesto jednania

Cieľové miesto pracovnej cesty. Pokiaľ je cesta prevádzaná na viacerých miestach jednania, uvádzajte viac miest (napr. Bonn, Paríž), prípadne súhrnný názov (napr. zahraničné pobočky) a podrobnosti uveďte v účele pracovnej cesty

Štát jednania

Štát, v ktorom je prevádzaných viac jednaní. Pokiaľ je viac štátov jednania, uveďte štát najdôležitejšieho jednania, prípadne jedného z nich – podrobnosti v položke účel pracovnej cesty.

Účel pracovnej cesty

Stručný popis účelu cesty. Jedná sa súčasne o príkaz k vykonaniu uvedenej činnosti.

Ak je niekoľko miest jednania, uveďte tu požadované činnosti na jednotlivých miestach.

Dátum + čas a miesto ukončenia pracovnej cesty

Určený okamih a miesto ukončenia cesty.

Predpokladané náklady

Tu je možné zadať predpokladané či limitné náklady.

Zúčtované náklady

Zobrazenia sumy zúčtovaných nákladov (prevedených do formy zložiek na záložke Zaúčtovanie).

Určený dopravný prostriedok

V tejto položke je určený hlavný dopravný prostriedok, ktorým má byť cesta prevedená. Vyplňuje sa podľa riešiteľského číselníku cp_zp_dopravy s hodnotami:

0 - Neurčené, nemá význam

1 H Hromadná doprava (MHD, autobusy)

2 A Auto služobné

3 L Lietadlo

4 P Pešo, bicykel

5 S Auto vlastné, súkromné zamestnanca

6 Z Kombinácia, ostatné

8 T Taxi

9 V Vlak

Určené vozidlo

V prípade určeného dopravného prostriedku auto, kedy sa jedná o služobné nebo súkromné vozidlo zamestnanca, sa uvádza odkaz na evidenciu vozidiel zamestnanca – viď evidencia súkromných vozidiel na formulári Cep05 či služobné vozidla na formulári Cep07.

Použitie taxi povolené

Určený spôsob ubytovania

s používateľským číselníkom cp_zp_ubyt.

Spolujazdec

Na pracovnú cestu sa môže spoločne vydať niekoľko zamestnancov jedným vozidlom (AUV, AUS), pričom je vozidlo pridelené jednému z nich. Ten tiež vykazuje kilometre a prípadnú náhradu (AUV). Ostatné potom na dobu presunu neevidujú žiadny dopravný prostriedok. Pre odlíšenie spolujazdcov je určená táto položka s hodnotami Nie / Áno, ktorá je prístupná pre určený dopravný prostriedok AUV, AUS. Spolujazdci potom na záložke Priebeh cesty nemôžu zvoliť typ riadku s hodnotami jazdy autom

Požadovaná záloha

Textová informácia o požadovaných sumách zálohy (napríklad v rôznych menách, uveďte príslušnú menu)

Zapožičaná banková karta

Firemná banková karta zapožičaná zamestnancovi pre konkrétnu pracovnú cestu

Zložka pre vyúčtovanie doplatku

Pri uzávierke je nutné poznať, kam prípadnú výplatu náhrad zaslať. Tu sa určuje, či na bankový účet zamestnanca alebo do pokladne a to formou výberu ZLM s interným algoritmom 6621 alebo 6622 – viď popis interných algoritmov

Povinná položka.

Položka "ZLM vyúčtovania" je predvyplnená (je možné ju upravovať), pokiaľ je na Opv01/Režim vyplnená položka "ZLM vyúčtovania CEP", inak sa predvyplní z položky "ZLM pre vyúčtovanie doplatku" na Cep03 / Položky.

Organizácia

Iba zobrazovaná informácia o zamestnávateľovi zamestnanca. Položka je viditeľná iba pri spracovaní typu „multiorganizácia“, tj. viac organizácii v jednej databáze.

Správna jednotka

Iba zobrazovaná informácia o správnej jednotke zamestnanca.

Pozor: Konfiguračné parametre pre likvidáciu cestovného príkazu sú evidované za správnu jednotku.

Správny oddiel

Iba zobrazovaná informácia o správnom oddiely zamestnanca. Správny oddiel je vnútorné členenie zamestnancov podľa interných potrieb organizácie a správnej jednotky.

Pozor: Proces uzávierky prebieha po správnych oddieloch – viď tu.

Legislatíva

Iba zobrazovaná informácia o legislatíve, podľa ktorej sa prevádza práca s cestovným príkazom. Odvodené zo správnej jednotky zamestnanca. Legislatíva cestovného príkazu sa pýta z PV / SO / SJ / ORG.

Kód meny

Základná mena, v ktorej sa účtujú tuzemské náklady pracovnej cesty.

2.1.1 Špecifické zaradenie do štruktúr

Tak ako je v EGJE obvyklé, náklady sa pokiaľ nie je uvedené inak účtujú k tiaži kombinácie stredísk, ktoré sú uvedené na PV zamestnanca. Pokiaľ je však náklad potrebné zaúčtovať inak, na iné stredisko zvolenej štruktúry, je nutné zadať korekciu do príslušného vstupu.

Pre oblasť cestovných príkazov je možné zadať korekciu pre všetky náklady vzniknuté z pracovnej cesty naraz a to do evidencie príkazov k prevedeniu pracovnej cesty alebo potom prípadne zadaním na konkrétnu ZLM. Pre korekciu všetkých ZLM celého príkazu môžeme teda evidovať:

Typ štruktúry

Zvolený typ štruktúry, ktorý chceme inak zaúčtovať než je v evidencii na PV.

Kód

Hodnota zvoleného typu štruktúry, ktorý chceme uplatniť na všetky ZLM príkazu, pokiaľ nie je uvedené inak.

2.2 Poskytnuté zálohy

Pre pracovnú cestu spravidla zamestnávateľ poskytuje zamestnancovi priemernú zálohu na pokrytie nákladov tejto cesty. V prípade zahraničných ciest je táto záloha poskytnutá v cudzích menách, prípadne cestovnými šekmi. Pre poskytnuté zálohy sú evidované položky:

Organizácia

Iba zobrazovaná informácia o zamestnávateľa zamestnanca. Položka je viditeľná iba pri spracovaní typu „multiorganizácia“, tj. viac organizácii v jednej databáze.

Dátum poskytnutia zálohy

Dátum, kedy bola záloha skutočne zamestnancovi poskytnutá.

Spôsob poskytnutia zálohy

Vyplňuje sa podľa riešiteľského číselníku cp_zp_posk_zal s hodnotami:

1 Hotovosť vo firemnej pokladni

2 Bankomat

3 Cestovný šek

4 Bankový príkaz

Čiastka

Poskytnutá čiastka alebo hodnota šeku

Mena

Kód meny poskytnutej čiastky

Doklad

Číslo pokladničného dokladu, cestovného šeku alebo dokladu z bankomatu, ktorým bola záloha poskytnutá.

2.3 Súkromné a služobné vozidlá

Pre zamestnanca je možné evidovať jeho súkromné vozidlá (AUV), ktoré používa na pracovné cesty. Zamestnancovi tak vzniká nárok na kilometrovné. Ďalej sa evidujú služobné vozidlá (AUS). Oba typy vozidiel sa ponúkajú pre použitie v rámci pracovných ciest a vyčísľujú sa v zostavách cestnej dane [CZ] a dane z motorových vozidiel [SK].

Pre tieto účely sú evidované položky:

Organizácia

Iba zobrazovaná informácia o zamestnávateľovi zamestnanca. Položka je viditeľná iba pri spracovaní typu „multiorganizácia“, tj. viac organizácii v jednej databáze.

Číslo správneho oddielu [AUS]

Zobrazuje pridelenie služobného auta ku správnemu oddielu. Táto položka je nepovinná a zohľadňuje riadková práva.

ŠPZ vozidla

Štátna poznávacia značka

Typ vozidla

Vyplňuje sa podľa riešiteľského číselníku cp_typ_vozidla s hodnotami:

1 osobní

2 jednostopé

3 ťahač

4 náves

5 autobus

6 nákladní

7 príves

8 rostl. výroba [jen CZ]

9 iné - doprava osôb

10 iné – okrem dopravy osôb

11 tandem. príves

Typ vozidla má priamy vplyv na výpočet kilometrovného a to vo výške základnej náhrady na 1 km cesty.

Továrna značka

Továrna značka vozidla. Hodí sa pre porovnanie uvádzanej či zistenej neznámej spotreby rôznymi zamestnancami pre rovnaký typ vozidla a továrenskej značky.

Dátum od – do v podnikaní

Uvádza sa v prípade AUS pre daňové účely

Typ pohonnej hmoty

Typ pohonnej hmoty (PHM) používanej vozidlom podľa technického preukazu (obvykle).

Vyplňuje sa podľa riešiteľského číselníku cp_typ_phm s hodnotami:

1 Benzín 95 oktánový

2 Benzín 91 oktánový

3 Benzín 98 oktánový

4 Benzín 100 oktánový

5 LPG (plyn)

6 Motorová nafta

7 Hybrid

8 Vodík

9 Iné

10 Elektromobil

Kombinovaná spotreba [CZ]

Spotreba paliva v litroch na 100 km podľa technického preukazu a to podľa spotreby pre kombinovanú prevádzku, prípadne priemerom z hodnôt v technickom preukaze uvedených.

Spotreba v meste [SK]

Spotreba vozidla v meste z technického preukazu, alebo vypočítaná podľa zákona

Spotreba mimo mesto [SK]

Spotreba vozidla mimo mesto z technického preukazu, alebo vypočítaná podľa zákona

Hmotnosť a počet náprav

Hmotnosť vozidla pre daňové účely

Spôsob výpočtu diaľničnej dane

Zadaná hodnota riadi spôsob výpočtu diaľničnej dane

Vyplňuje sa podľa riešiteľského číselníku cp_zp_sildan s hodnotami:

1 Podľa obsahu motoru

2 Zadanej ručnej sadzby

3 Oslobodené

4 Zľava

9 Bez dane

Zľava dane podľa §6, odst.5 [CZ]

Zľava dane podľa §6, odst.6 [CZ]

Zvýšení dane podľa §6, odst.8 [CZ]

Zľava dane podľa §6, odst.9 [CZ]

Zľava dane podľa §6, odst.10 [CZ]

Registrácia pre zľavu dane od [CZ]

Obdobie prvej registrácie pre účely zľavy na dani [CZ]

Oslobodenie podľa §3, písm. [CZ]

Uveďte písmeno zákona, podľa ktorého dochádza k oslobodeniu od dane

Oslobodenie od [CZ]

Období, od ktorého dochádza k oslobodeniu od dane

Určení poplatníka dane podľa §85 [SK]

Odsek + písmeno §85

Roční daň znížená [SK]

Obsah motoru

Obsah motoru slúži pre výpočet diaľničnej dane za rok uvedený v záhlaví príkazu pri spôsobe výpočtu diaľničnej dane 1 = podľa obsahu motoru.

Percento diaľničnej dane [CZ]

Zákon o diaľničnej dani stanovuje rôzne zníženie či navyšenie dane oproti základným sadzbám. Tu je preto možnosť zadať % dane oproti zákonu. Pokiaľ nie je uvedené, berie sa 100%.

Ročná daň

Zadaná čiastka ročnej dane sa uplatní pri spôsobe výpočtu diaľničnej dane 2 = zadané ročnou sadzbou. I na túto čiastku sa ale aplikuje zadané percento diaľničnej dane.

Spôsob výpočtu dane [CZ]

Pre súkromné vozidlá zamestnávateľ musí na zdaňovacie obdobie (kalendárny rok) určiť spôsob výpočtu dane a jej záloh.

Vyplňuje sa podľa riešiteľského číselníku cp_zp_sildan s hodnotami:

1 Denná sadzba

2 Mesačne 1/12 ročnej sadzby

9 Bez dane

Platnosť STK

Uvádza sa dátum do kedy má vozidlo platnú technickú kontrolu.

Platnosť emisií [AUS]

Uvádza sa dátum, do kedy má vozidlo platnú emisnú kontrolu.

Uzavreté havarijné poistenie

Evidencia o tom, či je na vozidlo uzavreté havarijné poistenie.

Majiteľ vozidla (iný)

Vypĺňajte v prípade, že majiteľom je iná osoba ako osoba, ktorá má vozidlo v evidencii CEP. Zadáva sa nie vzhľadom do zoznamu zamestnancov, ale priamym zápisom, nemusí sa jednať o evidovanú osobu.

Platnosť

Pokiaľ už vozidlo nemožno pre pracovnú cestu použiť, zadajte Nie.

Vozidlo pridelené stredisku [AUS]

Organizační stredisko, ktorému je vozidlo pridelené.

Vozidlo pridelené osobe [AUS]

Osoba, ktorej je vozidlo pridelené.

Chránené vozidlo [AUS]

Možnosť nastaviť vozidlo chránené.

2.4 Detaily priebehu cesty

Pre cestovný príkaz sa evidujú detaily pracovnej cesty, tj. časové údaje od -do plus náklady v určitom druhovom členení. Pre tieto účely sú evidované položky:

Typ úseku priebehu cesty

Podľa riešiteľského číselníku cp_typ_radku

0 - Neurčené, nemá význam

1 H Hromadná doprava (MHD, autobusy)

2 A Auto služobné

3 L Lietadlo

4 P Pešo, bicykel

5 S Auto vlastní, súkromné zamestnanca

6 Z Kombinácia, ostatné

7 Auto vlastní s prívesom

8 T Taxi

9 V Vlak

98 Y Prerušenie medzi koncom staré a začiatkom novej cesty (v rámci jedného

príkazu)

99 X Prerušenie pracovnej cesty bez nároku na stravné

Typ úseku pracovní cesty „typ riadku“ je významný pre tvorbu konkrétnej ZLM jazdných nákladov.

Dátum + čas zahájenia úseku cesty

Podklad pre výpočet stravného.

Miesto odchodu

Kód štátu

Podľa používateľského číselníku štát.

Mena záznamu

Náklady tejto časti cesty sa evidujú v tu uvedenej mene (okrem stravného a vreckového, ktoré môže mať samostatnú menu - viď ďalej).

Dátum + čas ukončenia úseku cesty

Podklad pre výpočet stravného.

Miesto príchodu

Použitá banková karta

Tu zamestnanec eviduje bankovú kartu použitú pre platbu nákladov uvedených v tomto úseku priebehu cesty. Číselník ponúka bankové karty zamestnanca plus bankovú kartu zapožičanú pre konkrétnu pracovnú cestu, je však možné zapísať aj iný text (napr. číslo faktúry, ktorú hradí zamestnávateľ).

POZOR: Po vyplnení tejto položky sa pri prevode nákladov do formy ZLM (Zaúčtovanie / Načítaj dáta) použijú ZLM "z firemných prostriedkov" (pozri konfigurácia v Cep03).

Vozidlo

Ak je určený dopravný prostriedok vozidlo (AUV, AUS), väčšinou je celá cesta vykonaná jedným na príkaze k ceste zadaným vozidlom.

Je však možné, že v priebehu cesty (zvlášť pri časovo dlhších a hromadných cestách) dôjde k zmene vozidla. Pre takéto situácie je možné definovať vozidlo pre konkrétny úsek cesty.

Logika vyhodnotenie je taká, že ak je vozidlo vyplnené na priebehu cesty, má prednosť pred vozidlom z príkazu.

V dôsledku toho ani v príkaze cesty vozidlo nemusí byť vyplnené - potom sa ale musí vyplniť vo všetkých úsekoch cesty vykonávaných AUV, AUS.

Kilometre (čís.) [iba Allianz SP]

Evidencia paušálnych kilometrov cesty z miesta odchodu do miesta príchodu a to pre všetky spôsoby prepravy, aj keď náklady na prepravu nie sú súčasťou vyúčtovania.

Km – súkromné vozidlo

Počet kilometrov cesty pri ceste súkromným vozidlom.

Slúžia ako podklad pre výpočet kilometrovného.

Km – (z toho v meste) [SK]

Celková vzdialenosť v kilometroch pri použití vlastného vozidla prejdená v meste (iná spotreba).

Slúži ako podklad pre výpočet kilometrovného podľa SK legislatívy.

Počet dní použitia súkromného vozidla

Uvádza sa počet dní použitia vozidla v rámci tohto detailu cesty. Pri rozdelení cesty jedného na viac úsekov sa uvádza iba v jedinom úseku. Automaticky je naplňovaný pri výpočte kilometrovného.

Kilometre (čís) [iba Allianz SP]

Položka je určená pre pre paušálne kilometre na ceste ("kilometre z číselníka"). Ak hodnota nie je vyplnená a jej hodnota existuje v číselníku Cep08, automaticky sa naplní pri ukladaní záznamu priebehu cesty. Pozor, nemusí byť zhodná s km najazdenými autom na účely náhrady na kilometer AUV a navyše sa sleduje aj pre iné spôsoby dopravy (vlak, MHD, ...).

Cena litra PHM [iba AUV]

Zaevidovaná cena zvolená pri výpočte kilometrov súkromného vozidla

Cestovná a miestna preprava

Čiastka v mene tohto záznamu.

Náklady na ubytovanie

Čiastka v mene tohto záznamu.

Dokladovaná cena poskytnutej stravy [iba Allianz SP SK]

Čiastka za poskytnutú stravu v rámci ubytovania ako súčasť ubytovacích služieb.

Počet bezplatne poskytnutých jedál [CZ]

Pre krátenie stravného.

Počet bezplatne poskytnutých raňajok [SK]

Pre krátenie stravného.

Počet bezplatne poskytnutých obedov [SK]

Pre krátenie stravného.

Počet bezplatne poskytnutých večerí [SK]

Pre krátenie stravného.

Stravné

Môžete síce zadať čiastku, ale bežne sa počíta automatizovane (špeciálne tlačidlo).

Vreckové

Čiastka v mene tohto záznamu, needitovateľná položka .

Mena stravného a vreckového

Na jednom riadku priebehu cesty môžu byť evidované aj iné náklady ako stravné a to dokonca v inej mene. Preto je tu uvedená mena zadaného alebo vypočítaného stravného a vreckového, needitovateľná položka .

Nutné vedľajšie výdavky

Čiastka v mene tohto záznamu.

Poznámka

2.5 Zaúčtované ZLM

Tu evidované ZLM vznikajú buď automaticky z detailov priebehu cesty alebo sú zadané ručne. Sú evidované položky:

Zložka nákladov – ZLM

Druhové členenie podľa platného číselníku ZLM pre oblasť cestovných príkazov (IA 6000-6999).

Dátum nákladu a pohľadávky

Dátum vzniku nákladu, zálohy či generovanej pohľadávky.

Čiastka

Výsledná čiastka v prvotnej mene (napr. z detailu v EUR tu bude čiastka v EUR).

Korekcia čiastky pri zúčtovaní

Tu používateľ zapisuje korekciu oproti prvotnému dokladu zadanému zamestnancom

Mena záznamu

Mena predchádzajúcej položky čiastka.

Prepočítavajúci kurz

Kurz pre prepočet „čiastky“ na hodnotu v základnej mene.

Čiastka v základnej mene

Hodnota „čiastky nákladov“ v základnej mene uvedenej v príkaze k prevedeniu cesty.

Sadzba DPH

Percentuálna sadzba DPH, pokiaľ sa jedná o tuzemský náklad. Tu neevidovateľná hodnota, čerpá sa z nastavenia ZLM v číselníku ZLM. Pokiaľ nie je nastavené, chápe sa pri výpočtoch ako základná sadzba podľa legislatívy.

Čiastka DPH

Vypočítaná alebo evidovaná čiastka DPH a to z čiastky v základnej mene (iba pre tuzemské náklady).

Kód dane

Preddefinuje sa podľa štátu a konfigurácie evidovanej na Cep03.

Hodnota je určená pre účtovné účely. V konfigurácií účtovníctve sa používajú položky:

stat_cep ... kód štátu úseku pracovnej cesty

kod_dane_cep ... kód dane nákladu pracovnej cesty = obsah tejto položky

Použitá banková karta

Prevádza sa z priebehu cesty

Doklad

Položka pre vyplnenie používateľom a prípadný export do účtovníctva

DIČ

Položka pre vyplnenie daňového identifikačného čísla používateľom a pre prípadný export do účtovníctva

Automatický vznik

Indikácia vzniku ZLM s číselníkom:

0 Ne, nejedná sa o automaticky vzniknutú ZLM z procesu načítania dát či zistenia čiastky k výplate; ručne zadaná ZLM

1 Áno, automaticky vzniknutá ZLM, ktorá je záväzkom medzi zamestnancom a zamestnávateľom,

2 Áno, automaticky vzniknutá ZLM, ktorá nie je záväzkom medzi zamestnancom a zamestnávateľom, jedná sa iba o náklad zamestnávateľa (napr. pri platení firemnou bankovou kartou)

2.5.1 Doklady

Riešenie umožňuje zaevidovať doklady (súbory, naskenované účtovné doklady, faktúry, ...), ktoré súvisia s konkrétnou pracovnou cestou.

Typ dokladu

Slúži na členenie dokladov podľa potrieb používateľa. Používa sa JPC cp_typ_dokl, ktorý má používateľské a riešiteľské hodnoty; riešiteľské sú:

0 neurčené,

1 cestovné,

2 ubytovanie,

3 vedľajšie výdavky.

Dátum

Dátum vzniku dokladu, dátum zdaniteľného plnenia

Kontrola bez uloženia dokladu

S hodnotami Nie / Áno, štandardne a nevyplnené = Nie

Ak je označené Áno, potom sa pri uzatváraní CP vykonáva kontrola, či k dokladu existuje zaevidovaná nákladová ZLM rovnakého typu.

Súbor

Názov súboru

Typ súboru

Typ súboru v bežnom súborovom systéme

Počet mesiacov archivácie

Po tejto dobe bude doklad z databázy odstránený v rámci mzdovej uzávierky. Prednastavujú sa hodnota zadaná v konfigurácii na formulári Adm21, záložke Konfiguračné parametre, položka "Doklady cestovných príkazov - počet mesiacov uchovávaných dát".

Vlastný doklad

Vložený do databázy

2.5.2 Špecifické zaradenie do štruktúr

Pre každú ZLM je možné zaevidovať špeciálne zaúčtovanie, ktoré platí oproti zaradeniu celého príkazu iba pre túto jednu ZLM. Pri nastavení štruktúry je podporovaná Relace11 - Obojsmerné vzájomné obmedzenia štruktúr. Funkčnosť je rovnaká ako na ostatných formulároch, kde je táto väzba implementovaná (napr. Opv01, Opv02, Vyp01, Opv05).

Typ štruktúry

Zvolený typ štruktúry, ktorý chceme inak zaúčtovať než je v evidencii na PV.

Kód

Hodnota zvoleného typu štruktúry, ktorý chceme uplatniť na túto ZLM.

2.6 Konfigurácia cestovných príkazov

Pre účely automatických výpočtov a zaúčtovania si používateľ vedie konfiguračné parametre. Kľúčovými položkami pre zistenie konfiguračných parametrov sú:

- organizácia zamestnanca,

- správna jednotka zamestnanca,

- typ cestovného príkazu z evidencie cestovného príkazu

- typ zaúčtovania z evidencie cestovného príkazu

- typ detailu CP zo zistenia, v ktorom štáte je detail cesty prevádzaný a evidovaný.

Pokiaľ nie je uvedená správna jednotka, sú uvedené hodnoty platné pre všetky správne jednotky organizácie.

Typ cestovného príkazu sa vyplňuje podľa používateľského číselníku cp_typ. Umožňuje to nastaviť si konfiguráciu pre rôzne typy ciest – pozor však tuzemské a zahraničné sa sledujú automaticky ako ďalší parameter konfigurácie.
Hodnotami typu cestovného príkazu tak môže byť napríklad
1 pracovná cesta,
2 návšteva rodiny.

Typ zaúčtovania CP sa vyplňuje podľa používateľského číselníku cp_typ_zauctovanie. Umožňuje to nastaviť si konfiguráciu pre rôzne typy zamestnancov či druhov právnych vzťahov. Konfigurácia následne obsahuje jednak nastavenie nákladových zložiek (ZLM) pre automatický prevod nákladov do ZLM a následne tak i možnosť rôzneho zaúčtovania, jednak ale i sadzby pre stravné (pozor na diskrimináciu).
Hodnotami typu zaúčtovania tak môže byť napríklad
1 zamestnanec,
2 štatutárny zástupca.

Typ detailu CP sa vyplňuje podľa riešiteľského číselníku cp_typ_detailu a vyjadruje, či sa jedná o parametre pre tuzemskú alebo zahraničnú časť cesty. Má hodnoty
1 tuzemský,
2 zahraničný.

Poznámka k typu zaúčtovanie

Používateľský názov množiny konfiguračných hodnôt podľa nastavených parametrov.

Štandardný typ prerušenia

Volí sa 98 alebo 99 (pozri vyššie)

Režim vyúčtovanie kurzu s číselníkom - "Režim kurzu":

1 - SK - deň predchádzajúci vyúčtovaniu (Podľa legislatívy Sk)

- deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu (len pre ostatné cestovné náklady, okrem stravného)

- použitý kurz - deň, keď na záložke "Priebeh cesty" zamestnanec aktivuje tlačidlo "Žiadosť o schválenie priebehu cesty" mínus 1

2 - SK - deň ukončenia cesty (Podľa legislatívy Sk)

- deň ukončenia pracovnej cesty (len pre ostatné cestovné náklady, okrem stravného)

- použitý kurz - deň návratu z ukončenej pracovnej cesty na záložke "Priebeh cesty"

3 – SK - preddavok - kurz stravy (podľa legislatívy SK)

- použitý kurz - kurz z poskytnutia zálohy (len pre ostatné cestovné náklady, okrem stravného) / deň začiatku pracovnej cesty z priebehu cesty

9 - CZ - deň nástupu cesty (podľa legislatívy CZ)

- použitý kurz - deň nástupu zahraničné pracovné cesty / deň vyplatenia zálohy / deň zmeny na inú menu CZ

Pre "Režim vyúčtovania kurzu" = 1, 2, 3 platí: Ak je záloha na stravné vyplatená v inej mene, než je uvedené v opatrení MF SK, potom je použitý kurz stravného z prvého dňa mesiaca, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala ( § 36 ods. 6 ZCN)

Nasledujú nakonfigurované ZLM pre jednotlivé situácie, príp. typy nákladov

- pre vyúčtovanie doplatku

- pre hromadnú dopravu (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

- pre vlak (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

- pre služobné auto (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

- pre lietadlo (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

- pešo a bicykel (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

- pre auto vlastné,

- pre auto vlastné miesto určenia prostriedku,

- pre taxi (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

- pre kombináciu cestných nákladov (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

- pre ubytovanie (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

- pre stravné,

- pre vreckové,

- pre vedľajšie výdavky (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

- pre zálohy,

- pre zaokrúhlenie náhrad

Nasledujúca sada položiek je iba pre Allianz SP SK

- pre vynútenou stravu do výšky stravného – tuzemská (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

- pre vynútenou stravu nad výšku stravného – tuzemská (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

- pre vynútenou stravu do výšky stravného – zahraniční (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

- pre vynútenou stravu nad výšku stravného – zahraniční (plus pre náklady z firemných prostriedkov),

Percento vreckového

Pre zahraničné cesty percento zo stravného pre určenie vreckového.

Parametre pre tuzemské stravné

- za cestu 5 -12 hodín,

- za cestu 12-18 hodín,

- za cestu nad 18 hodín.

- režim krátenia stravného s číselníkom

o 0 krátenie podľa trvania cesty

o 1 krátenie podľa typu poskytnutej stravy

- percento pre krátenie za každé poskytnuté jedlo pri ceste 5 -12 hodín,

- percento pre krátenie za každé poskytnuté jedlo pri ceste 12 - 18 hodín,

- percento pre krátenie za každé poskytnuté jedlo pri ceste nad 18 hodín.

- suma krátenia za poskytnuté raňajky,

- suma krátenia za poskytnutý obed,

- suma krátenia za poskytnutú večeru.

Poznámka:

Ak sa pracovná cesta realizuje cez prelom zmeny konfigurácie stravného (na Cep03) a záznam na "Priebehu cesty" je zadaný cez prelom zmeny konfigurácie, zobrazí sa hláška s upozornením, že kvôli výpočtu je potrebné tento záznam rozdeliť na dva záznamy podľa platnosti konfigurácií.

Ak je sadzba stravného (na Cep03) platná k dátumu začiatku pracovnej cesty (na záložke Príkaz) odlišná od sadzby stravného (na Cep03) platné k dátumu konca pracovnej cesty (na záložke Príkaz), tak sa stravné počíta z údajov uvedených na záložke Priebeh. Ak sú sadzby stravného na začiatku pracovnej cesty a na konci pracovnej cesty (na záložke Príkaz) rovnaké, tak výpočet bude rovnaký ako doteraz.

Parametre pre zahraničné stravné

- dohodnuté percento základnej sadzby,

- percento pre krátenie za každé poskytnuté jedlo pri ceste so stravným vo výške 1/3,

- percento pre krátenie za každé poskytnuté jedlo pri ceste so stravným vo výške 2/3,

- percento pre krátenie za každé poskytnuté jedlo pri ceste so stravným vo výške 3/3.

Parametre základnej sadzby za použitie vlastného auta

- sadzba na osobné vozidlo na 1 km

- sadzba na jednostopové vozidlo na 1 km

- sadzba na nákladné vozidlo, autobus, traktor na 1 km

- navýšenie za príves (minimálne 15%)

- vyhlasovaná cena PHM za benzín 95, benzín 98 a naftu (CZ legislatíva)

Zahraničné stravné – základné sadzby

- platnosť od do

- štát a mena

- základná sadzba

- kód dane podľa štátu (používateľský číselník kód dane - viď Jpc01)

Na záložke Adm21 / Cest.příkazy je tiež parameter Použitie vlastného auta - e-mail oznámenia:
ktorý umožní zadať e-mailovú adresu, na ktorú odoslania oznámenia o CEP s použitím vlastného automobilu (CDC).

2.6.1 Automatické generovanie kódu (čísla) cestovného príkazu

Zavádzame možnosť zvoliť si automatické generovanie čísla nových cestovných príkazov.

Táto možnosť sa netýka zákazníkov, ktorí majú svoj špecifický spôsob číslovania dohodnutý pri zavádzaní EGJE.

Spôsobov číslovanie môže byť skutočne veľa. My sme zvolili niekoľko základných typov a založili ich do nového číselníka na formulári Jpc01 s názvom "cp_aut_cis". Zatiaľ obsahuje hodnoty:

0 Číslovať automaticky

1 <prefix> RRRR nnnnn

2 <prefix> nnnnnn

3 RRRR [T / Z] nnnnn

4 <prfix> RR [T / Z] nnnnn

5 SORRMMnnnn

6 RROOOOnnnn

Zrejmý význam má hodnota 0, čo je súčasných stav u zákazníkov, ktorí nemajú svoj špecifický spôsob vytvárania čísla CP. Pre ďalšie hodnoty používame:

RRRR číslo roka na 4 miesta,

RR posledné dvojčíslie čísla roka,

[T / Z] indikácia 0 = tuzemský CP, 1 = zahraničný CP,

prefix počiatočné znaky čísla CP (či vlastne kódu, môže byť nečíselný); označenie dokladové rady v rámci číslovania dokladov v organizácii,

nnnnn poradové číslo v rámci predchádzajúcich hodnôt, napr. v rámci roka.

SO správny oddiel na 2 miesta

OOOO kód organizácie (v prípade štvormiestneho kódu)

RRMM rok a mesiac začiatku pracovnej cesty

Štandardný spôsob číslovania CP si volíte na formulári Adm21 a to na záložke "Cest.příkazy".

Tu sú položky:

Automatické číslovanie cest. príkazov .. s vyššie uvedeným číselníkom cp_aut_cis

Aut.číslo CP možno prepísať .. povolenie možnosti prepisu automaticky generovaného čísla CP

Prefix čísel CP, dokladová rad .. prefix použitý pri číslovania. Ak prefix nepoužívate, ponechajte položku prázdnu. Prefix síce možné zadať až na 3 znaky, ale jeho použitie je obmedzené maximálnou dĺžkou čísla CP, tj. 10 znakov. V závislosti na použitom spôsobe číslovania (cp_aut_cis) tak pre neho zostáva 1-3 znaky, na ktoré zadanú hodnotu orezávame (odzadu, tj,. zachovávame počiatočné znaky)

Interné číslo CP, od ktorého začalo toto automatické číslovanie .. dobrovoľná položka

Zadanie interného čísla CP, od ktorého začína aut. číslovanie sa použije napr. keď sa doteraz automaticky nečíslovalo a novo sa číslovanie požaduje. V tom prípade zistite interné číslo CP posledného zaznamenaného CP a zadáte na Adm21. Automatické číslovanie bude vychádzať len z evidovaných príkazov zadaných po takto označenom príkazu.

Interné číslo sa dá zistiť z formulára Cep01, zál. Príkaz, kde na niektoré položke posledného evidovaného príkazu kliknete pravým tlačidlom a vyberiete "Auditné údaje záznamu" a hľadané interné číslo je v položke cepprik.id_pprik.

K zmene "kódu CP" dôjde len vtedy, keď sa zmení rok (platí pre kódy číselníku cp_aut_cis 1, 2, 3, 4, 5), alebo keď sa zmení T / Z (platí pre kódy číselníku cp_aut_cis 3, 4).

2.7 Vyhlasovaná cena pohonných hmôt [iba SK]

Podľa SK legislatívy sa náhrada za spotrebované pohonné hmoty pre pracovné cesty súkromným vozidlom určujú podľa cien vyhlasovaných štatistickým úradom. SÚ ich vyhlasuje s platnosťou na týždeň a pre určenie náhrady je rozhodujúci deň začiatku pracovnej cesty.

Časové určenie Od – Do

Dátum od -do platnosti.

Cena za 1 liter pohonnej hmoty podľa typu PHM

- Benzín natural 95 oktanový,

- Benzín natural 91 oktanový,

- Benzín natural 98 oktanový,

- Benzín natural 100 oktanový,

- Cena 1 litra plynu (LPG),

- Motorová nafta,

- CNG,

- Iný typ PHM.

3 Štandardné riešenie okruhu „CEP“

V nasledujúcej tabuľke je uvedený zoznam objektov zaradených do okruhu CEP. V prvom stĺpci je kód objektu, v druhom označenie druhu objektu (F = formulár, P = proces, E = export, Z = zostava). Tretí stĺpec popisuje obsah objektu

Tučným písmom sú označené už riešené a zdokumentované objekty

Cep01	F	Cestovné príkazy
Cep02	F	Uzávierka cestovných príkazov
Cep03	F	Konfigurácia cestovných príkazov
Cep04	F	Zamestnanec a cestovné príkazy
Cep05	F	Súkromné vozidlá
Cep06	Z	Tlač cestovného príkazu
Cep07	F	Služobné vozidlá
Cep08	F	Paušálne kilometre
Cep11	Z	Uzavreté cestovné príkazy
Cep13	Z	Výplatná listina
Cep14	Z	Zálohy diaľničnej dane
Cep15	Z	Priznaní k cestnej dani [CZ]
Cep16	Z	Daň z motorových vozidiel [SK]
Cep17	Z	Nepriznane nároky na príspevok na stravu - opis
Cep18	Z	Nepriznane nároky na príspevok na stravu – porovnanie
Cep19	Z	Cestovné príkazy pre dochádzku
Cep24	Z	Import cien PHM [SK]

3.1 Cep01 – Cestovné príkazy

Formulár základnej evidencie cestovných príkazov, slúži k detailnej práci s dátami evidovaného cestovného príkazu.

Upozornenie: Možnosť zadať a editovať príkaz je podmienená tým, že pod používateľa spadajú iba osoby / PV z jednej legislatívy. Ak je teda nejaká SJ či ORG s legislatívou CZ a iná s SK a používateľ má prístup k osobám z oboch SJ, nemá možnosť príkaz zadávať / meniť.

Formulár umožňuje založiť nový cestovný príkaz a postupne na ňom doplňovať položky podľa priebehu cesty. Súčasne sa pomocou funkčných tlačidiel spúšťajú schvaľovacie procesy (viď procesné riadenie). Formulár je rozčlenený do niekoľkých záložiek, ktoré zodpovedajú spôsobu práce s príkazom a procesmi na ňom spusteným.

Navigačný zoznam:

Zoznam evidovaných cestovných príkazov pre zamestnanca, ku ktorým zamestnancom má používateľ zaevidované prístupové práva.

Pokiaľ je zoznam dlhý, možno jeho obsah obmedziť pomocou filtru nad zoznamom

Záložka „Príkaz“

Obsahuje základné položky, ktoré určujú kedy, kam a za akým účelom má byť cesta vykonaná; podrobný popis viď tu. Jedná sa o položky

Stav cestovného príkazu popisujúci aktuálny stav (viď číselník),-

Kód cest. príkazu identifikuje cestovný príkaz,

Charakter cest. príkazu (individuálny, hromadný)

Zahájenie cesty (dátum, čas, miesto),

Miesto, štát a účel jednania,

Ukončenie cesty (dátum, čas, miesto),

Určený spôsob dopravy, prípadne i SPZ súkromného vozidla

Požadovaná záloha,

ZLM pre vyúčtovanie,

Kód obdobia a typ VT zaúčtovania (plní sa uzávierkou z Cep02).

Špecifické zaradenie do štruktúr - pre statusy <50 je možné použiť tlačidlá: kópia, editácia a zmazať (pre profil referent a správca).

Špeciálne tlačidlá:

Tlač cestovného príkazu Cep06

Procesné tlačidlá (viď popis procesov):

Odoslať na schválenie,

Žiadosť o zálohu,

Odoslať na schválenie so žiadosťou o zálohu,

Storno

(Pri statusu "23 - Schválený CP so zálohou" je na tlačidlo "Storno cestovného príkazu" pridaná informatívna hláška o vrátení zálohy, a to v prípade, že pri súčte na záložke "Zálohy" je číslo väčšie ako nula.)

Vrátiť k oprave

Na tejto položke sa rovnako zadávajú strediská, na ktoré má byť celá cesta (tj. všetky na ceste vzniknuté náklady) naúčtovaná. Pokiaľ nie je štruktúra vyplnená, predpokladá sa príslušné stredisko PV zamestnanca (viď Opv01, zál. Zaradenie do štruktúr).

Špeciálne zaúčtovanie možno zadať na evidovaných zložkách (záložka Zaúčtovanie).

Špeciálne objektové právo "Cep01jenObd = Používateľ smie zadať CP len do obdobia s otvorenou DOCH."

Záložka „Zálohy“

Na tejto záložke sa zadávajú skutočne vyplatené zálohy v rámci cestovného príkazu v zozname. Je možno zaevidovať niekoľko záloh v rôznych menách poskytnutých v hotovosti či formou cestovného šeku alebo výberom z bankomatu. Nezabudnite vyplňovať číslo dokladu, ktoré slúži pre účtovnú evidenciu.

Špeciálne objektové právo "Cep01zal0 = Používateľ s týmto právom nemôže vykonať storno cestovného príkazu, pokiaľ nie je vyrovnaná záloha."

Záložka „Priebeh cesty“

Na tejto záložke sa zadávajú detailné úseky pracovnej cesty a náklady na nich vzniknuté. Podrobný zoznam dát - viď tu. Dáta sú rozdelená na dve záložky

Popis … s položkami:

Typ úseku cesty.. podľa hodnoty tejto položky a konfigurácie sa vytvárajú ZLM pre zaúčtovanie

Okamih a miesto zahájenia úseku cesty,

Štát úseku a mena vykázaných nákladov .. detailný úsek musí byť v jedinom štáte,¨

Okamih a miesto ukončenia úseku cesty,

Kilometre .. pre určenie kilometrovného v prípade použitia súkromného vozidla (typ riadku 5).

Dokladované čiastky pre cestovné a miestnu prepravu (v prípade AUV sa výpočet nezaokrúhľuje), náklady na ubytovanie, nutné vedľajšie výdavky.

~~Počet poskytnutých jedál pre určenie stravného (pre SK v členení na druhy jedál),~~

Vypočítané alebo ručne zadané stravné.

V rámci jednej samostatnej pracovnej cesty sa generuje nadväzujúci časový úsek vo zhodný čas, ako je čas ukončenia predchádzajúceho časového úseku

Na tejto záložke sú farebne odlíšené určité záznamy, čo sprehľadňuje prácu s nimi.

o sivá .. prerušenie cesty

o modrá .. zadaná platba z firemných prostriedkov

o tučne .. nasleduje prerušenie cesty

Poskytnutá strava

Počet poskytnutých jedál pre určenie stravného,

... alebo

Tabuľka so dňami úseku a v každom z nich označenie o druhu poskytnutej stravy-

Tlačidlo [Generovať dni] pre automatické naplnenie viacej dní zhodnými dátami

Špeciálne tlačidlá:

Stravné … automatický výpočet stravného. Vzhľadom k legislatívnym pravidlám sa stravné vždy počíta za všetky už evidované úseky.

Kilometrovné … automatický výpočet kilometrovného pre úsek cesty prevedený súkromným vozidlom a to na základe najazdených kilometrov, evidovaného vozidla k použitiu na pracovnej ceste a evidencia vozidiel (Cep05) + výpočet počtu dní použitia súkromného vozidla pre daňové účely

Dialóg "Voľba ceny PHM" sa zobrazuje len pri tom záznamu, u ktorého je uvedená v položke

"Typ úseku priebehu cesty" hodnota:

5 - Auto vlastné, súkromné zamestnanca

7 - Auto vlastné s prívesom

10 - Auto vlastné namiesto určeného prostriedku diaľkovej prepravy

Procesné tlačidlá (viď popis procesov):

tlačidlo Žiadosť o schválenie priebehu cesty

prístupné pre statusy 23,25,30,

nastaví status 40

a vygeneruje schvaľovací workflow

Pri odoslaní žiadosti o schválenie prázdneho priebehu cesty sa zobrazí chybové hlásenie "Nie je vyplnený priebeh cesty. Skutočne ukončiť zadávanie? ".

tlačidlo Podklady súhlasí (záložka Priebeh cesty)

prístupné pre status 40

schváli vyššie vygenerované workflow (alternatívne je možné schváliť vo form. Wflow)

nastaví status 50

oznámi referentovi nový CP k zaúčtovaniu a schváleniu.

tlačidlo Podklady neúplné, nesúhlasia (záložka Priebeh cesty)

prístupné pre status 40

neschváli vyššie vygenerované workflow (alternatívne je možné zamietnuť vo form. Wflow)

nastaví status 41

dialóg pre zadanie textu umožní oznámiť dôvod zamietnutia

V spodnej časti záložky možno zadať náklady, ktoré nie je možné zadať pomocou nakonfigurovaných položiek v hornej časti formulára.

V praxi totiž občas vzniká potreba sledovať náklady z priebehu cesty v trochu inom členení, ako je dané pevnými položkami hornej časti záložky. Napríklad z potrebných vedľajších výdavkov sledovať samostatne parkovné.

Je síce možné také členenie dosiahnuť, to ale až pri uzatváraní referentom CEP, ktorý podľa predložených dokladov zníži vedľajšie výdavky a samostatne zaeviduje parkovné. Všeobecnou snahou však je to, aby samostatné zaevidovaní vykonával už zamestnanec v rámci zadávania dokladov z pracovnej cesty.

K tomu práve slúži dolný oddiel záložky "Ďalšie, vyššie nezadané náklady; zmenáreň ". Už tu môže zamestnanec zadávať náklady vo forme nákladových zložiek ZLM, pričom ponuka ZLM je obmedzená napr. o tie, ktoré sa zadávajú do pevných položiek v hornej časti záložky. Odborný referent potom vykonáva kontrolu nad ZLM registrovanými zamestnancom. Dáta sa tu zadávajú vo forme tabuľky do položiek (zodpovedajú položkám zaúčtovaných ZLM):

ZLM - vybraná ZLM, slúži pre členenie nákladov podľa potrieb organizácie,

Dátum - dátum vzniku nákladu alebo vykonané účtovné operácie

Náhrada - suma nákladu

Mena - mena vykonané účtovné operácie

Kurz meny - kurz meny z predchádzajúcej položky na účely "zmenárne"

Bank.karta - číslo bankovej karty, ktorou bol náklad zaplatený

Doklad - číslo účtovného dokladu

Pokiaľ sa jedná o tuzemskú pracovnú cestu, nie je možné v časti "Ďalšie vyššie nešpecifikované náklady, zmenáreň" zadávať inú menu než národnú.

Záložka „Správa z cesty“

Táto záložka obsahuje len jedno textové pole bez možnosti štruktúrovania textu, maximálna dĺžka je 4000 znakov. Záložka je editovateľná len pre pracovné cesty, ktoré sú v stave 23 a 30. záložka je defaultne prístupná. Používatelia, ktorí ju na Cep01 nechcú vidieť a používať, si ju musia v právach na Adm03 zakázať.

Záložka „Doklady“

Na tejto záložke si používateľ môže vkladať doklady, ktoré súvisia s priebehom pracovnej cesty a jej náklady. Ide najmä o to, aby tu svoje doklady zadával zamestnanec. Doklady musia byť vo forme súboru, takže sa väčšinou bude jednať o naskenované originálne doklady.

Položky sú uvedené vyššie.

Ako dokumenty možno štandardne uložiť súbory s príponou docx, doc, rtf, pdf, txt, odt, xlsx, xlsm, xls, ods, xml, gif, png, jpg, pokiaľ to nie je obmedzené v systémovej konfigurácii.

Záložka „Zaúčtovanie“

V hornej časti je možné meniť Zložku pre vyúčtovanie.

Táto záložka slúži špecializovanému referentovi k prevodu nákladov z predaných dokladov a prípadne už zaevidovaných na záložke Priebeh cesty do formy ZLM – zložiek, ktoré slúžia k ďalšiemu uzatváraniu a prevodu do účtovníctva. Podrobný popis položiek je tu. Jedná sa o položky:

Zložka – ZLM a dátum jej daňového posúdenia

Čiastka a jej mena.. dokladovaná v prvotnej mene pre prepočtom na základnú menu tohto príkazu,

Prepočítavajúci kurz … na základnú menu,

Čiastka v základnej mene a z nej čiastka DPH, pokiaľ je zadaná alebo vypočítaná podľa sadzby v číselníku ZLM.

Automatický vznik .. ZLM je možné zadať ručne (0), alebo vznikajú automaticky procesom vyvolaným tlačidlom Načítaj dáta (hodnoty 1, 2)

U každej ZLM je možné zadať špeciálne zaúčtovanie na určené stredisko.

Poznámka pre [SK]

Pri zaúčtovaní CEP môžu byť u jednej meny použité kurzy z odlišných dní (napr. u stravného pri aplikácii § 36 ods. 6 ZCN je použitý kurz prvý deň v mesiaci, pre ostatné náklady sa potom použije odlišný kurz), v dôsledku tohto je na záložke "Zaúčtovanie" potom upravená ZLM pre doplatok / preplatok. Pre ZLM - doplatok / preplatok - mzdou - je sčítané podľa národnej meny v jednu sumu.

Ak je na Slm01 / Doch a Ext. vstupy - položka Sadzba DPH = nevyplnená, tak: na Cep01 / Zaúčtovanie - položka "Sadzba DPH" a na Cep06 - časť Zaúčtovanie na zložky mzdy - stĺpec "DPH sadzba" je uvedená konštanta pre "2 - Základná sadzba".

Ak je na Slm01 / Doch a Ext. vstupy - položka Sadzba DPH = 1 - Bez DPH, tak na

Cep01 / Zaúčtovanie - položka "Sadzba DPH" a na Cep06 - časť Zaúčtovanie na zložky mzdy - stĺpec "DPH sadzba" je prázdna / je prázdny.

Ak je na Slm01 / Doch a Ext. vstupy - položka Sadzba DPH = 2 - Základná sadzba, tak na

Cep01 / Zaúčtovanie - položka "Sadzba DPH" a na Cep06 - časť Zaúčtovanie na zložky mzdy - stĺpec "DPH sadzba" je uvedená konštanta pre "2 - Základná sadzba".

Ak je na Slm01 / Doch a Ext. vstupy - položka Sadzba DPH = 3 - Prvá znížená sadzba, tak na

Cep01 / Zaúčtovanie - položka "Sadzba DPH" a na Cep06 - časť Zaúčtovanie na zložky mzdy - stĺpec "DPH sadzba" je uvedená konštanta pre "3 - Prvá znížená sadzba".

Ak je na Slm01 / Doch a Ext. vstupy - položka Sadzba DPH = 4 - Druhá znížená sadzba, tak na

Cep01 / Zaúčtovanie - položka "Sadzba DPH" a na Cep06 - časť Zaúčtovanie na zložky mzdy - stĺpec "DPH sadzba" je uvedená konštanta pre "4 - Druhá znížená sadzba".

Špeciálne tlačidlá:

Zmazať všetky automaticky generované ZLM .. Zmaže automaticky generované zložky, tj. Tých, ktoré = vznikli použitím tlačidiel "Čítať túto dáta" a "K výplate".

Načítaj dáta … Prevedie hodnoty uvedené na záložke Priebeh cesty do ZLM a to pomocou konfiguračných hodnôt. Ďalej potom v prípade potreby počíta DPH.

V prípade nevyplnenia nejaké ZLM na Cep03 sa na záložke "Zaúčtovanie" zobrazí pri aktivácii tlačidla "Načítaj dáta" hlásenie: Skontrolujte nastavenie ZLM na konfigurácii. Prosím vyplňte na konfigurácii ... "

K výplate … Prevedie súčet všetkých nákladov a záloh prevedených do základnej meny a výsledný rozdiel vygeneruje ako rozdiel k výplate. V prípade vyššej zálohy generuje zápornú čiastku. Čiastka k výplate sa generuje na ZLM uvedenú na prvej záložke príkazu, tj. ZLM pre vyúčtovanie. Ignoruje náklady s automatickým vznikom = 2 (nejedná sa o záväzok medzi zamestnávateľom a zamestnancom).

Procesné tlačidlá (viď popis procesov):

tlačidlo Podklady súhlasia - uzatvoriť (záložka Zaúčtovanie)

prístupné pre status 50

nastaví status 60

tlačidlo Podklady neúplné, nesúhlasia (záložka Zaúčtovanie)

prístupné pre status 50

nastaví status 41

dialóg pre zadanie textu umožní oznámiť dôvod zamietnutia.

tlačidlo Vrátiť k zaúčtovaniu (záložka Zaúčtovanie)

prístupné pre status 60

nastaví status 50

Záložka "Nároky na prísp."

Táto záložka slúži pre prehľad nepriznaných príspevkov na stravu v rámci evidencie dochádzky v rozsahu aktuálnej pracovnej cesty po obdobiach. Údaje sú aktualizované v rámci uzatvárania dochádzky za PV a obdobie. Ide o položky:

Obdobie - obdobie uzatváranie dochádzky, v ktorom je obsiahnutý CEP alebo jeho časť

Dátum Od - prvý deň neposkytnutie príspevku v období pre aktuálnu CEP

Dátum Do - posledný deň neposkytnutie príspevku v období pre aktuálnu CEP

Počet - počet neposkytnutých príspevkov podľa evidencie dochádzky

Korekcia príspevku - počet príspevkov pre korekciu v dochádzke (+ / - do nasledujúceho obdobia dochádzky).

Záložka "Audit"

Táto záložka zobrazuje históriu zmien stavu cestovného príkazu aj s tým, kto zmenu vykonal.

Záložka obsahuje aj tabuľku "Kroky workflow" s týmito stĺpcami: Dátum zmeny, Status pred, Status po, Na schválenie, Schválené, Autor, Dátum žiadosti, Rozhodol, Schvaľuje.

Záložka “Kopírovanie“

- Pre funkčnosť musí mať používateľ prostredníctvom Adm03 priradené právo Cep01Kopie - Právo na kopírovanie cestovných príkazov.

- Ak chcete iba jedno z dvoch tlačidiel, treba to druhé zakázať pomocou hodnoty práva -2 Odňatie zápisu aj čítania.

Pozn. Ide o objekt Cep01 a tlačidlá (KopieCPButton, KopieCPPrubehButton).

tlačidlo Kópia cestovného príkazu

- Tlačidlom "Kópia cestovného príkazu" možno hromadne zadať podobný cestovný príkaz celej skupine zamestnancov - rozkopíruje sa im aktuálny CP z navigačného zoznamu. Po stlačení tohto tlačidla si používateľ zadáva zoznam PV, ktoré sú takto vyslané na podobnú cestu. Po potvrdení sa vytvoria nové cestovné príkazy a to ako kópia pôvodného CP, z ktorého sa tlačidlo spustilo. Z priebehu cesty sa však kopírujú len časové údaje (+ event. stravné), ostatné sumy sa nekopírujú, tie musia byť zdokladované na každom CP.

POZOR: kopírované CP sú vzhľadom na číslovanie v rovnakom režime ako každý nový CP. Teda pre zákazníkov, ktorí majú zavedené automatické zadávanie je číslovanie kopírovaných CP vykonané automaticky, pre ostatných je nutné číslo CP priamo zadať do zadávaného zoznamu PV.

tlačidlo Kópia priebehu do existujúcich príkazov

- V tabuľke sú zobrazené iné cestovné príkazy so statusom 23, 30 (na ktoré má používateľ riadkové právo). Tabuľka obsahuje stĺpce Kód CP, Dátum od, Dátum do, Miesto rokovania, zamestnanec. Pod tabuľkou sa zobrazujú informácie z detailu cesty príslušného cestovného príkazu (Dátum od, Čas od, Miesto odchodu, Štát, typ úseku, Dátum do, Čas do, Miesto príchodu, Prerušenie) označeného v tabuľke. Vo spodnej časti sa nachádzajú tlačidlá "Prekopírovať do označených" a "Zrušiť". Tlačidlo "Prekopírovať do označených" vymaže súčasný zadaný priebeh cesty a uloží priebeh cesty z aktuálne vybraného cestovného príkazu v navigačnom zozname. Skopírujú sa len časové a miestne hodnoty (od-do, štát, miesta) a poskytnutá strava. Dáta od-do zo záložky "Príkaz" (u zamestnanca, ktorému sa údaje kopírujú do priebehu cesty) sú pod kontrolu, a keď sa líšia, vykoná sa posun hodnôt dát o tento rozdiel.

Záložka "Administrácia"

Záložka, kde je možné vykonať správcovské alebo špeciálne činnosti:

- zmena stavu cestovného príkazu a to bez ohľadu na workflow; zmeny teda vykonávajte opatrne.

3.1.1 Customizácia

3.1.1.1 Allianz SP

Záložka "Kontrola paušálnych kilometrov"

Táto záložka slúži referentovi CP pre prehľad o kilometroch evidovaných na úsekoch priebehu cesty a kilometroch určených pre tento úsek cesty "miesto odchodu" - "miesto príchodu". V prípade, že evidované km nezodpovedajú alebo nie sú vyplnené, upraví je alebo doplnia. Prípadne tiež doplní číselník Cep08. Obsahuje položky:

Zložka - ZLM a dátum jej daňového posúdenia

Dátum od .. dátum začiatku prevedenie úseku cesty

Miesto odchodu - možno zmeniť

Miesto príchodu - možné zmeniť

Typ úseku cesty - možné zmeniť

Kilometre z číselníka Cep08 - premietanej

Kilometre (čis) ... evidované paušálne kilometre - možné zmeniť

Záložka "SAP"

s importovanými hodnotami z evidencie cestovného príkazu v tomto účtovnom software.

3.2 Cep02 – Uzávierka cestovných príkazov

Formulár slúži k vytvoreniu výplatného termínu (Typ výplatného termínu >= 10).

Výplatný termín je vždy v rámci zúčtovacieho obdobia.

Na záložke „Uzávierka“ potom referent spúšťa Uzávierku CP. Uzávierka spracuje príkazy zobrazované v „Príkazy k uzávierke“.

Po vykonaní uzávierky sú tieto zobrazované v „Zaradené príkazy“. Tu je možné tiež kontextovo volať príslušný príkaz na Cep01 a tiež zostavu Cep11.

Uzávierka CEP je smerovaná na zúčtovacie obdobie, jeho výplatný termín a správny oddiel.

Uzatvárané príkazy sú smerované do uzávierky za SO podľa príslušnosti PV k SO a to ku dňu začatia pracovnej cesty

[Skanska - k poslednému dňu zúčtovacieho obdobia]

Po vykonaní uzávierky cestovných príkazov je možné na záložke "Uzávierka"

- Zamknúť uzávierku, tj. Stav uzávierky sa zmení na hodnotu 7 a uzávierku už nemožno zrušiť. K návratu do pôvodného stavu sa najprv musí zmeniť stav uzávierky z hodnoty 7 na hodnotu 4 (len používateľ sa právom fVypZrus7) a až potom možno uzávierku zrušiť.

- Dodatočná zmena vlastného účtu ... pomocou tohto tlačidla je možné zmeniť účet odosielateľa na iný evidovaný odosielateľský účet alebo na úplne iný, doteraz neevidovaný účet odosielateľa.

3.3 Cep03 – Konfigurácia cestovných príkazov

Pre účely automatických výpočtov a zaúčtovania si používateľ vedie na tomto formulári konfiguráciu.

Kľúčovými položkami pre zistenie konfiguračných parametrov sú:

- Organizácia zamestnanca,

- správna jednotka zamestnanca,

- typ cestovného príkazu z evidencie cestovného príkazu

- typ zaúčtovania z evidencie cestovného príkazu

- typ detailu CP zo zistenia, v ktorom štáte je detail cesty prevádzaný a evidovaný

- legislatíva štátnej správy (Ne/Áno) [CZ]

Pomocou kľúčových hodnôt sa dostaneme na všetky vedené konfiguračné parametre – viď popis položiek. Tieto položky sú evidované s časovou platnosťou od – do.

Záložka „Zahraničné stravné ďalšie“ obsahuje

- základné sadzby zahraničného stravného

- implicitnú hodnotu pre kód dane daného štátu

Pre SK legislatívu je určená záložka „Ceny PHM“, ktorá obsahuje ceny PHM vyhlasované Štatistickým úradom SR a tabuľka je naplnená zostavou Cep24.

Pri kópii záznamu na Cep03 zo záložky "Typy zaúčtovania" sa kopírujú aj údaje uvedené v položkách na záložke "Položky" a kopíruje sa aktuálne platný záznam.

3.4 Cep04 – Zamestnanec a cestovné príkazy

Formulár eviduje obdobne ako formulár Cep01 dáta zamestnanca pre oblasť cestovných príkazov. Dáva ale prehľad o všetkých pracovných cestách jedného zamestnanca v skrátenej forme, dáta nie sú editovateľné. Oproti Cep01 sú dáta organizované po zamestnancoch.

Záložka „Cestovné príkazy“

Obsahuje needitovatelný zoznam všetkých pracovných ciest evidovaných pre zamestnanca a ich detaily.

Záložka „Banková karta“

Evidencia dlhodobo pridelených firemných bankových kariet pre účely pracovných ciest.

3.5 Cep05 – Súkromné vozidlá

Pre zamestnanca je možné evidovať jeho súkromné vozidlá, ktoré používa na pracovné cesty. Zamestnancovi tak vzniká nárok na kilometrovné. Na formulári sa uvádzajú položky o vozidle, ktoré sú potrebné pre výpočet náhrady za odjazdený kilometer.

Na záložke "Opis" sú tieto položky: Organizácia, SPP vozidlá, Prvý deň použitia pre podnikanie, Posledný deň použitia pre podnikanie, Typ vozidla, Druh (kategória) vozidla, Továrenská značka, Typ pohonné hmoty, Kombinovaná spotreba, Spôsob výpočtu cestnej dane, Objem motora, Výkon motora v kW, Celková hmotnosť (tony) vozidla, Počet náprav, Percento cestnej dane, Ročná daň nákl. Vozidiel, Spôsob výpočtu dane, Zľava dane podľa §6, odst.5, Zľava dane podľa §6, odst.6, Zvýšenie dane podľa §6, odst.8, Zľava dane podľa §6, odst.9, Zľava dane podľa § 6, odst.10, Registrácia pre zľavu dane od (tj. dátum prvej registrácie), Oslobodenie podľa §3, písm., Oslobodenie od, Platnosť STK od, Uzavreté havarijné poistenie, Majiteľ vozidla (iný).

Pokiaľ už vozidlo nemožno pre pracovnú cestu použiť, zadajte Platnosť = Nie. Pokiaľ bolo vozidlo pre pracovnú cestu už niekedy použité, vozidlo z evidencie nerušte.

Záložka "Jazdy" obsahuje stĺpce: CP, stav, Dátum od, Dátum do, Miesto rokovania, Dni soukr.voz.

Na záložke Dokumenty je možné u súkromného vozidlá evidovať rôzne dokumenty, napr. Kópiu veľkého technického preukazu. Typ dokumentu je určený pomocou spoločného jednopoložkového číselníka (S).

3.6 Cep06 – Tlač cestovného príkazu

Tlač cestovného príkazu v aktuálnom stave evidovaných dát. Vytlačený príkaz môže po podpísaní slúžiť ako príkaz k ceste, ktorí niektorí vyžadujú.

Parameter "Načítaj CP staršie ako 6 mesiacov".

Parameter: "Poskytnutá strava".

Pri zisťovaní tuzemský / zahraničný cestovný príkaz sa vychádza z legislatívy cestovného príkazu.

3.7 Cep07 – Služobné vozidlá

Evidencia služobných vozidiel na tomto formulári je obdobná evidencii súkromných vozidiel z formulára Cep05. Rozdiel je len v uvedeniu niektorých položiek pre účely daňových zostáv, pretože pre služobné vozidlá sa uvádzajú niektoré iné položky. Rozdiel v zozname zobrazovaných položiek je takisto podľa legislatívy, riadi sa legislatívou používateľa.

Pre služobné vozidlá sa eviduje stredisko, ktorému je vozidlo pridelené, prípadne aj osoba, ktorej je pridelené. To sa potom zobrazuje v ponuke vozidiel. Ďalej je možné u AUS evidovať v záložke Dokumenty napr. kópiu veľkého technického preukazu. Na záložke Diaľničné známky možno evidovať známky k danému vozidlu, sú tu položky štát, druh známky a platnosť od-do.

Špeciálne objektové právo "Cep07chran = Funkčnosť chránený voz" nastavujúci viditeľnosť tých záznamov, ktoré majú v popisu u položky Chránený voz hodnotu ÁNO.

3.8 Cep08 – Paušálne kilometre

Číselník paušálnych vzdialeností z miesta "od" do miesta "do". Zaevidované hodnoty sa používajú pri výpočte kilometrov zvyčajne odjazdených na zadanej trase od-do.

3.9 Cep11 – Uzavreté cestovné príkazy

Zostava obsahuje zoznam cestovných príkazov, ktoré boli uzavreté za zvolené rozmedzie období a typov výplatného termínu

3.10 Cep13 – Výplatná listina

Výplatná listina pre cestovný príkaz slúži ako podklad pre hotovostnú výplatu zúčtovaných nákladov pracovných ciest a prípadne ako podklad pre zúčtovanie nevyčerpaných záloh pracovných ciest. Každá čiastka je rozpísaná na počty kusov jednotlivých platidiel peňažnej meny. Sú použité platné bankovky a mince podľa evidovanej meny. Na konci výpisu sú kusy platidiel sčítané a ich súčet slúži ako výčet platidiel pre bankový výber. Zostava je účtovným dokladom, ktorý by mal byť podpísaný zainteresovanými referentmi (mzdová účtovníčka, pokladník, zamestnanci) a archivovaná.

Zostava súčasne slúži ako podklad pre vybranie nevyúčtovaných záloh cestovných príkazov.

Pri spustení zostavy sa zadáva štruktúra + hladina, podľa ktorej možno zostavu triediť a grupovať. Za skupinu (grupu) sú vytlačené súčty bankoviek a mincí a zostava je odstránkovaná.

3.11 Cep14 – Zálohy diaľničnej dane

Podklady pre výpočet záloh diaľničnej dane za štvrťrok pre súkromné vozidlá používané pre pracovné cesty. Do zostavy sa dostávajú iba dáta cestovných príkazov, ktoré sú už uzavreté programom uzávierky cestovných príkazov a to podľa dátumu priebehu cesty. Zostava je tvorená za SJ s rovnakým, zadaným IČO, tomu podriaďte práva na spustenie zostavy. Štandardná zostava obsahuje stĺpce ŠPZ, Registrácia pre zľavu dane od, Vlastník vozidla, Obsah, podľa mesiacov v štvrťroku poč. Dní, daň, Celkom záloha cestnej dane.

3.12 Cep15 – Priznaní k cestnej dani (ročné) [CZ]

Jedná sa o podklad pre ročné priznanie k cestnej dani podľa českej legislatívy. Zostava je tvorená za SJ s rovnakým, zadaným IČO, tomu podriaďte práva na spustenie zostavy. Štandardná zostava obsahuje stĺpce ŠPZ, Registrácia pre zľavu dane od, Druh vozidla, Základ dane, ccm, Ročná / denná sadzba, Počty mesiacov (dní) podliehajúce dani, Daň (bez oslobodenia), Zľava, Daň, Celkom.

3.13 Cep16 – Daň z motorových vozidiel [SK]

Jedná sa o podklad pre ročné priznanie k dani z motorových vozidiel podľa slovenskej legislatívy.

3.14 Cep17 - Nepridelené nároky na príspevok na stravu - opis

Zostava obsahuje opis záložky Cep01, Nároky na príspevok.

3.15 Cep18 - Nepridelené nároky na príspevok na stravu - porovnanie

Zostava obsahuje porovnanie nepriznaných nárokov na CP zo záložky Cep01, Nároky na príspevok a nepriznaných nárokov podľa aktuálnej evidencie dochádzky pre obdobie cestovného príkazu.

3.16 Cep19 - Cestovné príkazy pre dochádzku

Zostava obsahuje kópiu cestovných príkazov (v rozsahu údajov relevantných pre dochádzku) platných pre aktuálne obdobie dochádzky, tzn. zobrazí sa CP, ktoré majú aspoň jeden deň (zadana alebo rozpisu) v rozsahu požadovaného obdobia.

3.17 Cep24 – Import cien PHM [SK]

Importná zostava, ktorá naplní tabuľku na Cep03 / Ceny PHM - spúšťanie je riešené cez Adm53, maska (Cron formát 0 10 * * 5) pre týždenné spúšťanie v deň vydávania cien v 10:00 hod.

4 Technologické poznámky a postupy pre používateľa

4.1 Cestovné príkazy - obdobie a výplatné termíny

Cestovné príkazy sa priebežne evidujú bez začlenenia do účtovacích období. Najskôr v okamihu, kedy je príkaz ukončený v stave, za ktorého sa postupuje do uzatváracích akcií (a ďalej potom do účtovníctva), sa objavujú pojmy zúčtovacie obdobie a typ výplatného termínu. Tie sú známe zo mzdovej oblasti (mzdy za kalendárny mesiac + typ VT záloha či dobierka).

Typ výplatného termínu má pre oblasť cestovných príkazov určené hodnoty 11-40.

Konkrétne zúčtovacie obdobie a typ VT je do evidencie cestovných príkazov doplnené najskôr pri prevádzaní uzávierky (formulár Cep02) za zvolený správny oddiel, zúčtovacie obdobie a typ VT.

4.2 Zložky nákladov a cestovných príkazov (ZLM)

Súvislosť so mzdami sa prejavuje i v spôsobe členenia nákladov a ďalších potrebných čiastok pri uzatváraní a účtovaní cestovných príkazov. Pojem ZLM (zložka „mzdy“) používame v oblasti cestovných príkazov, i keď to obsahom nie úplne vystihuje ich obsah, ale metodicky sa jedná o rovnaké, druhové členenie.

4.2.1 Interné algoritmy

Pre prácu v oblasti cestovných príkazov sú určené „zložky miezd“ ZLM so špeciálnymi internými algoritmami. O vzťahu medzi internými algoritmami a zložkami mzdy platí všetko, čo je uvedené v dokumentácii Zlm_uzdoc.

K použitiu sú nasledujúce interné algoritmy cestovných príkazov:

Náhrada cestovných výdavkov na pracovnej ceste alebo k návšteve rodiny (IA 61xx)

6110 Cestovné hromadnou dopravou

6120 Doplnkové cestovné výdavky pri použití služobného auta

6130 Letenky

6140 Náklady na použitie vlastného vozidla

6150 Náhrady pre peších a za použitie bicykla

6160 Náhrady služieb taxi

6190 Ostatné cestovné výdavky

6195 Vynútená strava pri pracovnej ceste (SK)

Náhrada výdavkov za ubytovanie (IA 620x)

6200 Náhrada výdavkov na ubytovanie

Evidenčná čiastka nezahrnutá do nákladov (IA 6211)

6211 Evidenčná čiastka

Stravné (IA 63xx)

6311 Tuzemské stravné

6315 Náklady na vynútenou stravu do úrovne stravného - tuzemské

6316 Náklady na vynútenou stravu nad úroveň stravného - tuzemské

6321 Zahraničné stravné

6325 Náklady na vynútenou stravu do úrovne stravného – zahraničné (SK)

6326 Náklady na vynútenou stravu nad úroveň stravného – zahraničné (SK)

Vreckové (IA 64xx)

6400 Vreckové

Nutné vedľajšie výdavky pracovnej cesty (IA 65xx)

6500 Nutné vedľajšie výdavky pracovnej cesty

Zálohy a dorovnanie výdavkov na pracovné cesty (IA 66xx)

6610 Zálohy na pracovné cesty

6612 Neuznané čiastky nákladov hradené z firemných prostriedkov

6615 Zmena medzi menami: pôvodná mena a suma

6616 Zmena medzi menami: nová mena a suma

6620 Zaokrúhlenie výplaty cestovných náhrad

6621 Doplatok pracovnej cesty pokladňou

6622 Doplatok pracovnej cesty na bankový účet

6623 Doplatok pracovnej cesty zasielať spoločne so mzdou

6624 Doplatok pracovnej cesty fakturovaný

Evidenčný IA pre nepriznaný príspevok na stravu

6701 Nepriznaný nárok príspevku na stravu

4.2.2 Špeciálna evidencia v číselníku ZLM pre cestovné príkazy

V číselníku ZLM, tj. na formulári Zlm01, záložka Dochádzka, možno zložke mzdy nastaviť jej sadzbu DPH. Nastavenie je nutné previesť pre nákladové ZLM, kde sa oddelene účtuje DPH. Položka sa vyplňuje podľa riešiteľského číselníku typ_dph s povolenými hodnotami:

1 Bez DPH,

2 Základná sadzba,

3 Prvá znížená sadzba,

4 Druhá znížená sadzba.

V prípade, že používate výplatný termín 10 = CEST s výplatou do miezd, je potrebné v číselníku ZLM špecificky doplniť ZLM pre doplatok pracovnej cesty na bankový účet (IA 6622). Na formulári Slm01 tejto ZLM doplňte na záložke Dochádzka, hodnotu do položky "ZLM pre export doch / mzdy", a to číslom ZLM, pod ktorým bude doplatok pracovnej cesty zúčtovaný pri výplate miezd. Malo by sa jednať o ZLM s interným algoritmom

2301 cestovné náhrady,

2302 cestovné náhrady nadlimit.

pôvodné ZLM používané v oblasti CEP nie sú totiž určené pre zúčtovanie miezd.

4.2.3 Použitie číselníku ZLM

Pre účely zabezpečenia použitých dát za zúčtovacie obdobie sa v EGJE každý mesiac číselník ZLM archivuje a to na formulári Vyp02, tlačidlo „Mesačná kópia číselníkov ZLM a štruktúr“. Mnoho činností v EGJE je potom nasmerovaných na túto kópiu (výpočet miezd, uzávierka, mzdové zostavy, ktoré sú zadané za zúčtovacie obdobie, …). Tým je zabezpečený zhodný výsledok pre zvolené zúčtovacie obdobie dnes a kedykoľvek v budúcnosti a to i keď sa časom číselník ZLM na Zlm01 zmení. Mesačnú kópiu si môžete pozrieť na formulári Zlm05.

V oblasti CEP sa kópia číselníku ZLM používa pri práci blížiacich sa uzávierkových akcií. Preto je potrebné vytvoriť kópiu číselníku ZLM (Vyp02) pred prácou s uzávierkou na Cep02.

Všetky ZLM musia mať „Možno zariaďovať vo vstupoch“ = Áno.

4.2.4 Zaúčtovanie na strediská zvolených štruktúr

Ako už je v EGJE obvyklé z oblasti spracovania a vyúčtovania miezd, náklady sa sledujú na strediská určených štruktúr.

Pre účely cestovných príkazov sa sledujú iba štruktúry, ktoré majú toto určenie evidované na formulári Str01, záložka Ďalšie použitie štruktúr, Miesto = 3 – Cestovné príkazy. Prípadné ďalšie priradenia sa pre sledovanie cestovných príkazov ignorujú (napr. ďalšie štruktúry na PV).

Pre určenie strediska danej štruktúry sa postupuje podľa nasledujúcej hierarchie:

Pokiaľ je stredisko štruktúry zaevidované na ZLM, použije sa.
Pokiaľ nie je, tak …

Pokiaľ je stredisko štruktúry zaevidované na Príkaze, použije sa.
Pokiaľ nie je, tak …

Pokiaľ je stredisko štruktúry zaevidované na PV (formulár Opv01, záložka Zaradenie do štruktúr), použije sa.
Pokiaľ nie je, tak sa použije štandardná hodnota „N/A“.

V bežnej situácii, kedy sú náklady smerované na strediská zamestnanca (PV), sa nemusí nič zadávať.

Program uzávierky pre uzatváraný príkaz automaticky doplňuje do všetkých jeho ZLM priradení na všetky požadované štruktúry, prípadne kontroluje zadané strediská, či sú platné.

Priradenie sa vykonáva k dátumu začatia cesty (Skanska k poslednému dňu mesiaca)

4.3 Spracovanie cestovných príkazov

4.3.1 Práca s cestovným príkazom

S cestovnými príkazmi pracujú:

ZAM zamestnanec,

VED vedúci zamestnanca, prípadne ním poverená osoba,

REF referenti poverenia práce s CP; môžu suplovať vedúceho. Môžu to byť účtovníci, ktorí získavajú prehľad o detailoch CP či daňoví účtovníci,

POK pokladník pre vyplácanie zálohy.

Cestovný príkaz prechádza od okamihu vzniku do "likvidácie" niekoľkými stavmi a závisí na konkrétnej organizácii práce u zákazníka, akým spôsobom si prácu riadia. Stav spracovania sa vyjadruje hodnou položky „Stav cestovného príkazu“, skrátene status. Maximálny rozsah povolených stavov je vyjadrený riešiteľským číselníkom cp_status. V praxi však nie je nutné, aby cestovný príkaz prechádzal všetkými hodnotami, závisí na konfigurácii a spôsobu spracovania.

Statusy pre účely popisu ešte rozdeľujeme podľa spôsobu práce a do určitých fáz a štádií.

Spracovanie cestovného príkazu prebieha

- Najskôr individuálne, kedy je CP zaevidovaný, schválený, je prevádzaná nariadená cesta, zhromaždené podklady pre vyúčtovanie,

- a na koniec hromadne, kedy sa dávka CP uzatvára, chystajú s podkladmi pre banku, pokladňu a do účtovníctva.

Fáza individuálneho spracovania sa dá pre prehľadnosť rozdeliť do určitých štádií spracovania CP:

- Evidencia, tj. obdobie, kedy sa CP eviduje a nie je doposiaľ schválený; do tohto štádia náležia stavy:

0 Evidovaný CP

1 Zamietnutá žiadosť o CP

- Príkaz, tj. štádium, kedy sa z evidovaného CP stáva príkaz k prevedeniu cesty. Tu prebieha proces schvaľovania a to so zálohou či bez zálohy, prípadne dodatočné schvaľovanie zálohy. Do hry sa tak dostáva ZAM (zamestnanec), VED (vedúci) a tiež POK (pokladník).
Do tohto štádia náležia stavy:

10 Žiadosť o schválenie CP

20 Žiadosť o schválenie CP so zálohou

22 Žiadosť o dodatočné povolenie zálohy CP

23 Schválený CP so zálohou

25 Zamietnutá žiadosť o zálohu CP

30 Schválený CP

- Cesta; tj. štádium, kedy zamestnanec prevádza cestu podľa cestovného príkazu, priebežne alebo následne eviduje náklady a nakoniec predkladá správu o CP spoločne so všetkými podkladmi k vyúčtovaniu k schváleniu svojmu vedúcemu.
Do tohto štádia náleží stav:

23 Schválený CP so zálohou

30 Schválený CP

40 Žiadosť o schválenie priebehu cesty

- Vyhodnotenie; tj. štádium, v ktorom prebieha proces schvaľovania výsledkov pracovnej cesty na základe zamestnancom predložených dokladov. Schvaľuje vedúci. Zamestnanec prípadne doplňuje podklady.
Do tohto štádia náležia stavy:

41 Priebeh cesty vrátený na doplnenie

50 Priebeh cesty schválený

- Likvidácia; tj. štádium, v ktorom prebieha proces odborného posúdenia zaevidovaných nákladov a podkladov, ich kompletizácia. Ďalej sa prevádza kontrola a prípadné doplnenie nákladového členenia a čiastky k výplate či čiastky preplatku.
Do tohto štádia náležia stavy:

41 Priebeh cesty vrátený na doplnenie

60 Podklady vyúčtovania schválené

- Storno; stornovať možno už zaevidovaný, prípadne schválený CP i s eventuálne vyplatenou zálohou a to v prípade, že k ceste nedôjde.
Do tohto štádia náleží stav:

80 Zadané storno

Fáza hromadného spracovania – ďalej nečleníme na štádia spracovania. Prevádza sa zmena stavov ( uzávierky), finančné vyrovnanie (prevodné príkazy, zúčtovanie v pokladni) a chystajú sa podklady pre účtovníctvo
Náležia sem stavy:

71 Uzavretý (náklady na účet alebo do zúčtovania miezd)

72 Uzavretý (náklady pokladňou)

73 Uzavretý (preplatok)

82 Stornovaný CP (bez zálohy)

83 Vrátiť zálohu stornovaného CP

Spracovanie cestovného príkazu môžu ilustrovať nasledujúce schémy.

[Schvaľovanie žiadosti o cestovný príkaz]

Spracovanie prípadné žiadosti o zálohu]

Stav spracovania cestovného príkazu ovplyvňuje možnosť editácie dátových položiek na formulári Cep01. Dáta sú editovateľné

- na záložke Príkaz pre status 0, 1, (pre vedúcich a referentov aj 10, 20)

- na záložke Zálohu pre status 23,

- na záložke Priebeh cesty pre status 23, 25, 30, 41 (pre vedúcich i 40 a referentov 0, 50),

- na záložke Doklady pre status 0, 10, 20, 23, 25, 30, 41 (pro vedúcich i 40 a referentov 0, 50),

- na záložke Zaúčtovanie pre status 50 (pre referenta i 0)

Záložka Audit nie je editovateľná, slúži ako protokol o prevádzaných zmenách stavu cestovného príkazu v rámci schvaľovacieho procesu.

4.3.2 Schvaľovacie procesy

Z fáz, štádií a stavov spracovania cestovného príkazu vyplýva, že máme typové schvaľovacie procesy:

Schvaľovanie žiadosti o cestovný príkaz (bez zálohy) – v tomto prípade evidenciu prevádza zamestnanec (ZAM), ktorý ju potom predkladá svojmu vedúcemu (VED) na schválenie. Vedúci príkaz buď schváli, alebo zamietne. Zamietnutie však nemusí byť konečné, vedúci môže zadať zamestnancovi ďalšie pokyny, napríklad čo je potrebné na žiadosti (v evidencii príkazu) zmeniť či doplniť, aby ho mohol schváliť.

Schvaľovanie žiadosti o cestovný príkaz so zálohou – jedná sa o obdobu predchádzajúceho schvaľovania žiadosti s tým rozdielom, že zamestnanec pri žiadosti požiada o zálohu v určitej výške. Po schválení vedúcim do procesu vstupuje pokladník (POK). Ten zabezpečí vyplatenie požadovanej zálohy, prípadne i v cudzej mene alebo vystaví cestovný šek, event. poskytne zamestnancovi na cestu bankovú kartu pre platenie nákladov touto kartou alebo pre výber hotovosti z bankomatu.

POZOR: Náklady platené kartou sa neevidujú pri spracovaní cestovných príkazov, nakoľko tu nevzniká nutnosť zúčtovania nákladov so zamestnancom. Náklady platené kartou vstupujú do účtovníctva pri spracovaní bankových vstupov v účtovníctve. Naopak hotovostné výbery z bankomatu sa musia dostať do spracovania cestovného príkazu, nakoľko sa jedná o formu poskytnutia zálohy.

Schvaľovanie dodatočnej žiadosti o zálohu – k takému schvaľovaniu môže dôjsť po schválení cesty, napríklad kedy cestovný príkaz zaeviduje a hneď schváli vedúci (tak by to malo byť, pretože sa jedná o príkaz, ktorý VED predá ZAM k vykonaniu) a zamestnanec potom požiada o zálohu v určitej výške. Potom tu opäť ako v predchádzajúcom procese vstupuje do procesu pokladník.

Schvaľovanie priebehu pracovnej cesty – (štádium vyhodnotenia) po prevedení cesty zamestnanec predkladá svojmu vedúcemu jednak správu z cesty a jednak podklady pre vyúčtovanie a finančnému vyrovnaniu nákladov. VED posudzuje vecnú správnosť a prípadne požiada zamestnanec o doplnenie. Ak je všetko v poriadku, pokračuje sa nasledujúcim schvaľovaním.

Schvaľovanie podkladov a evidovaných nákladov k uzavretiu – (štádium likvidácie). Tu odborný referent prevádza činnosti uvedené v popise štádia likvidácie. Pokiaľ vznikne potreba, vracia zamestnancovi na doplnenie.

4.3.3 Konfigurácia procesov

Workflow procesy môžu používať e-mail. Jeho nastavenie je popísané v EGJE_provdoc_sk - kapitola "Konfigurácia pripojenia k poštovému serveru".

Konfigurácia procesov sa prevádza na formulári Adm14 (viď tiež Adm_uzdoc).

Konfigurácia sa prevádza na hlavnej záložke „Definícia workflow“.

Cestovných príkazov sa týkajú tieto „Akcie workflow“:

11 Schvaľovanie cestovného príkazu – obecné WFL CP, event. špecifické pre tuzemské pracovné cesty,

12 Špecifické schvaľovanie zahraničného cestovného príkazu – určené iba pre zahraničné pracovné cesty.

Pokiaľ je v organizácii zaevidované WFL typu 12, použije sa pre zahraničné cesty. V opačnom prípade sa použije WFL typu 11.

(WFL 11, 12 - Bol vytvorený klon makra% CP_DESC% nazvaný% CP_DESC_PRU%, ktorý u dátumových (dátum začatia cesty, dátum ukončenia cesty), časových (čas začiatku cesty, čas ukončenia cesty) a lokalitu (miesto konca cesty) špecifikujúcich hodnôt vychádza z priebehu cesty.)

Každá z uvedených akcií je v susednej záložke rozpísaná pomocou jednotlivých krokov („Kroky workflow“).

V každej z uvedených akcií je schovaný typicky jeden schvaľovací proces medzi jednotlivými používateľmi.

Jednotlivé kroky workflow používateľ spúšťa, vykonáva, schvaľuje na formulároch:

Cep01 – tu sa obvykle proces spúšťa (tlačidlom na záložke)

Wflow - tu prebieha štandardné schvaľovanie workflow procesov EGJE

Popis kroku workflow určuje :

· kto je adresátom ďalšieho kroku (pomocou pravidiel)

· aká informácia ma ísť (maska správy) a jej kanál (interná pošta / externá pošta)

Typické nastavenie „Akcie workflow“ 11 – Schvaľovanie cestovného príkazu

Obecná vsuvka - technické pozadie:

Workflow je generované, keď existuje taký krok, ktorý „Hodnotu WFL statusu“ takú, ako je „Konečný status“ aktuálneho kroku. Taký následný krok potom tiež musí mať Typ schvaľovania = 1 - Odsúhlasenie

a máva tiež vyplnený „Konečný status - zamietnuté“.

Konečný status je potom používaný pri odpovedi „Áno“ (=schválené)

Konečný status - zamietnuté pri odpovedi „Nie“ (=zamietnuté)

Schvaľujúci môže ešte pripísať textový dôvod.

Pri každom kroku je vyhodnocované, kto je jeho adresátom a kto a akú informáciu dostane.

Výpis schvaľovacích krokov :

Krok s konečným statusom 30 (súhlas s cestou):

Typicky schvaľuje manažér podľa organizačnej štruktúry (alebo osoba, ktorá ho na jeho manažérskom profile do EGJE dočasne zastupuje)

Krok s konečným statusom 23 (súhlas so zálohou):

Typicky schvaľuje manažér podľa organizačnej štruktúry (alebo osoba, ktorá ho na jeho manažérskom profile do EGJE dočasne zastupuje)

Krok s konečným statusom 50 (súhlas so správou):

Typicky schvaľuje manažér podľa organizačnej štruktúry (alebo osoba, ktorá ho na jeho manažérskom profile do EGJE dočasne zastupuje)

Práca referenta:

Referent dostáva oznámenie vo chvíli, kedy manažér súhlasí so správou.

Otvorí formulár Cep01 záložka Zaúčtovanie a vykoná prevedenie na zložky miezd a ich kontrolu.

Potom posunie cestovný príkaz na tejto záložke ďalej:

· „Podklady súhlasí - uzatvoriť“

· „Podklady neúplné, nesúhlasí“

Typicky schvaľuje referent cestovných príkazov (alebo osoba, ktorá ho na jeho profilu do EGJE dočasne zastupuje).

Jeho možné definície sú vyjednané v nasledujúcej kapitole.

Poznámky k nastaveniu:

Pokiaľ následujúci krok je krok schvaľovací (tj. má vyplnený Konečný status zamietnuté), tak nie je potrebné dávať oznámenie internou poštou, pretože v systéme EGJE je príjemcovi ponúknutý priamo formulár Wflow, ktorý akcie ku schváleniu poskytuje.

4.3.4 Ako sa zistí VED, REF, POK, tj. adresát workflow

Adresát ďalšieho kroku sa zistí pomocou pravidla. Pravidlá sa nastavujú v Adm14 na záložke „Č.pravidla“.

Typické použité pravidlá sú tieto:

Pravidlo 1 -Štruktúra ktorej je manažérom / organizačná štruktúra

Pravidlo býva použité pre akciu Schvaľovanie cestovného príkazu.

Osoba má (Opv01/Zaradenie do štruktúr) určité organizačné stredisko.

Toto stredisko má (Str02/Manažer resp.Str01/Štruktúra hierarchicky/Manažér) v určitom čase určitého manažéra.

Tento manažér potom príslušný workflow krok schvaľuje (resp. osoba, ktorá ho na profile zastupuje).

Ak je použitá štruktúra 2 organizačná, je z Cep01 jeho najrýchlejšie zobrazenie pomocou kontextového volania (pravé tlačidlo myšky) z prvej záložky a otvorenie Opv01, kde je Manažér osoby/PV zobrazený v hornej hlavičke.

Niekedy sú ale v praxi výnimky - v niektorých prípadoch neschvaľuje manažér organizačnej štruktúry, ale niekto iný. Potom sa pre schvaľovanie určí niektorá z voľných štruktúr (napr. 20), zadá sa do nej zoznam všetkých schvaľovateľov (vždy schvaľovateľ a v záložke Manažér potom odkaz na konkrétnu osobu), v Str01 / Väzby sa nastaví, že sa táto štruktúra vypĺňa na štruktúrach 2 a 3 (org.a PM ako podriadené štruktúry). Potom sa na každom organizačnom stredisku vyplní schvaľovateľ a tam, kde sa to od organizačnej štruktúry odlišuje, sa na PM uvedie iný schvaľovateľ.

Pravidlá 5,6 sú jasné

Pravidlo 11 a 12 – Štruktúra, ktorá je manažérom resp. výberom / 15 - Referent / vo výbere uvedený konkrétny kód referenta (napr. rcp01 či rcp02)

Kde je týmto referentom sa zadáva opäť v Str02(Str01)/Manažér - teraz však u konkrétneho prvku štruktúry 15 (tj. konkrétneho referenta či pokladníka)

Pokiaľ organizácia používa pracovné miesta, môže byť čitateľnejšie stanovenie pomocou soby na určitom pracovnom mieste tj. tu je ako pravidlo 99

Pravidlo 99 - Osoba s konkrétnou štruktúrou (typicky PM) / 3 – Pracovné miesta / Výber - konkrétny kód PM.

Pokiaľ je v organizácii referentov resp. pokladníkov viac a určití zamestnanci sú zaradení pod určitého referenta, je potrebné zamestnancov zaradiť pod určitého referenta na Opv01/Zaradenie do štruktúr (priamo tu alebo prostredníctvom pracovného miesta či organizačného strediska)

a u pravidiel tu uvedených ako 11 a 12 potom bude položka Zoznam prvkov štruktúry prázdny a príslušný referent sa u „cestujúceho“ zamestnanca bude hľadať cez jeho zaradenie pod ním.

Ako je už uvedené tak i tu platí, že referent musí byť spojený s určitou osobou pomocou priradenia manažéra určitého referenta (tj. prvku štruktúry 15).

Všetko je vysvetlené na typickom príklade. Miesto štruktúry 15 napr. môže byť použitá iná štruktúra napr. 14 - Mzdová účtovníčka.

Pokladník zapisuje zálohu, ktorú na príslušný CP zamestnancovi vyplatí na Cep01 záložka Záloha, je teda účastníkom procesu, ale štandardne nie je priamym účastníkom schvaľovania EGJE- workflow.

Zápis zálohy je povolený iba v určitom rozsahu statusov cestovného príkazu.

4.3.5 Poznámky k práci s cestovnými príkazmi

Časové rozlíšenie nákladov

Detaily cestovného príkazu (viď detaily priebeh pracovnej cesty) majú časové rozlíšenie evidované v položkách dátum a čas zahájenia a dátum a čas ukončenia úseku. Z hľadiska daňového sú to dátumy, ktoré hovoria, do akého zdaňovacieho obdobia „náklad“ zaradiť – dátum plnenia. Preto je potrebné venovať dátumom pozornosť. Z hľadiska dane je dôležité zdaňovacie obdobie, ktorým je podľa zákona väčšinou kalendárny rok. Ďalej je dôležité mesačné obdobie, v oblasti cestovných príkazov pre výpočet záloh diaľničnej dane.
Preto na prelome roka a mesiaca rozdeľujte detaily tak, aby začiatok a koniec detailného úseku boli v jednom mesiaci. Zaradenie nákladov do období bude realizované podľa dátumu do.

Pre diaľničnú daň sa sledujú úseky pracovnej cesty podľa dátumov, nie podľa období uzávierky cestovného príkazu.

Zahraničné cesty

Pre prepočet nákladov i záloh v cudzej mene je potrebné mať zaevidovaný konverzný kurz a to pre všetky meny, ktoré sú použité. Konverzné kurzy sa vypĺňajú na formulári Adm24 – Kurzovný lístok. Prepočty čerpajú hodnoty platné ku dňu vzniku nákladu (v prípade viacdenného nákladu k poslednému dňu). Nezabudnite, že na Slovensku platí Euro.

4.3.6 Ďalšie poznámky k práci s cestovnými príkazmi

· Spolujazdci

· Vozidlo na záložke Priebeh cesty

Pre úseky na záložke Priebeh cesty typu jazdy vozidlom je možné zadávať Vozidlo. Tým je umožnené voliť pre jednotlivé časti cesty rôzne vozidlá. Logika vyhodnotenie je taká, že ak na záložke Priebeh cesty nie je uvedené vozidlo, platí zadané vozidlo uvedené na záložke Príkaz.

· Hromadný / individuálny cestovný príkaz a prestávky

Každá pracovná cesta môže byť prerušená a k tomu nám slúži

o záznam o priebehu cesty (Cep01 / Priebeh cesty) s typom riadku 99 - Prerušenie pracovnej cesty.

o Príznak "nasleduje prerušenie" na poslednom zázname o priebehu cesty z čiastkové časti pracovnej cesty s hromadným príkazom.

Pri prerušení cesty nevznikajú zamestnanci žiadne nároky, napr. stravné.

Príznak hromadný / individuálny je z tohto pohľadu len informatívny.

· Zaevidovanie zmeny v zmenárňach

Pri zahraničnej ceste môže zamestnanec vymeniť určitú časť valút, ktoré dostal ako zálohu na cestu, na inú menu. Pre zaevidovaní tejto operácie sa zadávajú na formulári Cep01, záložke Priebeh cesty v oddiele "Ďalšie nezadaných náklady; zmenáreň "dva riadky:

ZLM s IA 6615 (Zmena medzi menami: pôvodná mena a suma) s pôvodnou menou a sumou, ktorú zamestnanec vložil do zmenárne

ZLM s IA 6616 (Zmena medzi menami: nová mena a suma) s novou menou a sumou, ktorú si zamestnanec zo zmenárne odniesol

Obe sumy sa potom zaradí do vydaných záloh pracovnej cesty

4.4 Uzávierka cestovných príkazov

Uzávierka cestovných príkazov je spustená na formulári Cep02. Prevádza sa za kombinácie hodnôt položiek

- Správny oddiel (SO),

- kód obdobia,

- typ výplatného termínu (10-20),

ktoré si volíte z navigačného zoznamu.

Pre správny oddiel možno teda v jednom kalendárnom mesiaci (kód obdobia) až 10 rôznych uzávierok, tj. prakticky každý druhý pracovný deň.

Špecifický význam má výplatný termín

10 = CEST s výplatou mzdy.

Cestovné náhrady v rámci tohto VT sú prevádzané na vyplatenie spoločne so mzdami zamestnanca. Znamená to, že cestovné príkazy, ktoré majú zaevidovanú na Cep01 položku "Zložka pre vyúčtovanie doplatku" so ZLM typu 6622 = doplatok na účet, budú prevedené k zúčtovaniu najbližšieho výplatného termínu miezd (typ výplatného termínu 0). V zúčtovaní miezd sa potom objaví pod ZLM zaevidovanej v číselníku ZLM (formulár Slm01, záložka Dochádzka) pre ZLM typu 6622 v položke "ZLM pre export DOCH / mzdy".

Prevod do miezd sa realizuje v rámci uzávierky cestovných príkazov z formulára Cep02. Dáta sú po prevode viditeľné na formulári Vyp01, a to na záložke Dochádzka. Obdobne ako dáta z dochádzky je možné tieto dáta "zneplatniť".

Špecifickým spôsobom sú uzatvárané cestovné príkazy, ktoré majú Zložku pre vyúčtovanie doplatku s IA 6623 (Doplatok pracovnej cesty zasielať spoločne so mzdou). Tento IA je určený na to, aby sa doplatok vyúčtovanie odovzdával zamestnanci cez mzdy, tj. Vstupuje do miezd a spoločne so mzdami je v mzdovej dobierke vyplatený zamestnancovi.

Až do verzie e201505 bol tento mechanizmus IA 6623 použiteľný iba pre typ výplatného termínu 10, ktorý je sám o sebe určený pre vyúčtovanie s výplatou mzdy. Od verzie e201509 je možné zadávať Zložku pre vyúčtovanie s IA 6623 aj pre iné výplatné termíny.

Uzávierka za VT iný než typu 10 spracuje všetky evidované zložky cestovného príkazu obvyklým spôsobom, až na ZLM s IA 6623. Táto ZLM je "odložená" a čaká na prvú nasledujúcu uzávierku výplatného termínu typu 10; nemusí sa zúčtovať ani v rovnakom mesiaci ako ostatné ZLM z rovnakého cestovného príkazu. Pre ZLM s IA 6623 je v evidencii doplnený kód a typ zúčtovacieho obdobia + termínu, pre iné IA naplňovaný nie je.

Účtovanie záväzku sa ZLM s IA 6623 je vhodné potom viazať na typ_vt. Konfigurácia na Uct01 umožňuje v podmienke použiť položku typ_vt a na základe kombinácie 6623 / typ_vt zadávajte potrebné účty záväzku voči zamestnancovi. Protiúčtom potom bude zúčtovaná celková suma doplatku CP zo mzdovej uzávierky.

4.4.1 Prevedenie uzávierky

Uzávierka pri svojom prevádzaní spracováva všetky doposiaľ neuzavreté cestovné príkazy, ktoré sú v stave po ukončenej „likvidácii“. Jedná sa teda o príkazy, ktoré sú v jednom zo stavov vyjadrených statusom (číselník cp_status):

60 = Podklady vyúčtovania schválené,

80 = Zadané storno.

Cieľom prevedenia uzávierky je

- Zabezpečiť prevod vyúčtovania cestovných príkazov pre prevodné príkazy do banky a pre pokladňu (pre typ VT iný ako 10)

- zabezpečiť prevod vyúčtovania cestovných príkazov do zúčtovania miezd (pre typ VT = 10)

- kontrola a doplnenie stredísk

- zmena stavu a doplnenie kódu obdobia a typu VT

- nastavenie stavu výplatného termínu na uzavretý

Popíšme podrobnejšie niektoré akcie.

Prevod vyúčtovania cestovných príkazov pre prevodné príkazy do banky a pre pokladňu zo stavu 60 (typ VT <> 10

Pre ZLM s interným algoritmom 6621 = Doplatok pracovnej cesty pokladňou alebo 6624 = Doplatok pracovnej cesty fakturovaný:

- ak je čiastka < 0, predáva sa k vyrovnaniu pokladne so statusom 73 = Uzavretý (preplatok);

- ak je čiastka > 0, predáva sa k vyrovnaniu pokladne so statusom 72 = Uzavretý (náklady pokladňou).

Pre ZLM s interným algoritmom 6622 = Doplatok pracovnej cesty na bankový účet:

- ak je čiastka < 0, netvorí sa prevodný príkaz, ale predáva sa k vyrovnaniu pokladne so statusom 73 = Uzavretý (preplatok);

- ak je čiastka > 0, program sa snaží nájsť v mzdovej evidencii zamestnanca evidovanú zrážku s interným algoritmom 4412 = Doplatok na účet s existujúcim bankovým

- pokiaľ takéto dáta existujú, vytvárajú sa podklady pre bankové príkazy a status sa mení na 71 = Uzavretý (náklady na účet),

- pokiaľ nie sú, predáva sa k vyrovnaniu v pokladni a status sa mení na 72 = Uzavretý (náklady pokladňou).

Pre ZLM s interným algoritmom 6623 = Doplatok pracovnej cesty zasielať spoločne so mzdou

- spracovanie sumy sa odkladá do nasledujúcej uzávierky s typ VT = 10

- status sa mení na 71 = Uzavretý (náklady na účet)

Prevod vyúčtovania cestovných príkazov do zúčtovania miezd zo stavu 60 (pre typ VT = 10)

Pre ZLM s interným algoritmom 6621 = Doplatok pracovnej cesty pokladňou, alebo 6624 = Doplatok pracovnej cesty fakturovaný:

- ak je čiastka <0, odovzdáva sa na vyrovnanie pokladne so statusom 73 = Uzavretý (preplatok);

- ak je čiastka> 0, odovzdáva sa na vyrovnanie pokladne so statusom 72 = Uzavretý (náklady pokladňou).

Pre ZLM s interným algoritmom 6622 = Doplatok pracovnej cesty na bankový účet:

- ak je čiastka <0, netvorí sa prevodný príkaz, ale odovzdáva sa na vyrovnanie pokladne so statusom 73 = Uzavretý (preplatok);

- ak je čiastka> 0, program sa snaží previesť dáta do vstupov pre zúčtovanie miezd

- pre zúčtovacie obdobie a správny oddiel sa hľadá zaevidovaný výplatný termín dobierky; ten musí existovať a nesmie byť v stave uzavretom (status> = 4), inak uzávierka končí

- do mzdových vstupov typu dochádzka (formulár Vyp01, záložka Dochádzka) sa vytvorí nový záznam a to pod ZLM evidovanej k ZLM s IA 6622 v položke ZLM pre export do miezd, prenáša sa celková suma "doplatku" a z evidencie cestovného príkazu, tiež dátumy trvania pracovnej cesty

- ak už mal zamestnanec na určené zúčtovacie obdobie vypočítanú mzdu,, automaticky sa vykoná rušenie výpočtu.

Pre ZLM s interným algoritmom 6623 = Doplatok pracovnej cesty zasielať spoločne so mzdou

- suma sa prenáša do miezd pod ZLM nastavenou v číselníku Slm01

- status sa mení na 71 = Uzavretý (náklady na účet)

- v tomto type VT sa spracovávajú aj doteraz odložené záznamy ZLM s IA 6623

- ZLM s IA 6623 sa označia obdobím a typom VT uzávierky (tým je povedané, že už prešla uzávierkou; kvôli opakovaniu)

Prevod cestovných príkazov pre prevodné príkazy do banky a pre pokladňu zo stavu 80 (storno)

Pre stornované príkazy sa najskôr musia zrušiť všetky už evidované ZLM (náklady, …). Potom sa zistí, či boli na tomto príkaze vyplatené zálohy.

- zálohy neboli vyplatené, mení sa status na 82 = Storno (bez zálohy);

- záloha bola vyplatená; predáva sa k vyrovnaniu v pokladni a status sa mení na 83 = Storno (pokladňa)

Predanie pokladne k vyrovnaniu

Tým sa myslí vytvorenie výplatnej listiny Cep13, kde sú potom zamestnanci a čiastky k vráteniu do pokladne, tak zamestnanci a čiastky k výplate náhrad.

Bankové príkazy

Pre bankový príkaz sú vytvorené podklady uzávierkou cestovných príkazov a tie sa exportujú obvyklými bankovými exportmi, napr. Ban03, Ban06, a to s voľbou príslušného typu výplatného termínu.

Číslo (kód) cestovného príkazu možno použiť ako variabilný symbol platby. Stačí nastaviť v konfigurácii na formulári Adm22 položku "Číslo cestovného príkazu uvádzať ako variabilný symbol platby" na hodnotu Áno. Pozor však, z čísla CP sa do variabilného symbolu prenesú len numerické znaky a dĺžka variabilného symbolu je obmedzená 10.

Kontrola a doplnenie stredísk

Ku každej ZLM sa

- doplní chýbajúce strediská zo štruktúr pre cestovné príkazy (Str01, miesto = 3) a to podľa hierarchie Príkaz -> PV.

- Prevedie sa kontrola, či strediská sú platné pre zúčtovacie obdobie a sú už v archíve uzatváraného mesiaca; neplatné strediská sú uvedené v protokole uzávierky. Zistené závady môžete napraviť napr. spustením „Mesačné kópie štruktúr“ na formulári Vyp02 pre ľubovoľný výplatný termín (!) uzatváraného mesiaca.

4.4.2 Zrušenie uzávierky

Rušením uzávierky sa snažíme dostať dáta do stavu pred prevedením uzávierky.

Prevádza sa

- Spätne vrátenie statusu (na hodnoty 60, 80),

- Vymazanie kódu obdobia a výplatného termínu,

- nastavenie stavu výplatného termínu na otvorený.

- pre ZLM s IA 6623 sa ruší ich zúčtovacie obdobie a výplatný termín

Nezrušia sa doplnené štruktúry na ZLM, ale to nevadí v ďalšom na spracovaní.

4.4.3 Priame vyplatenie cestovných náhrad so mzdou zamestnanca

Pre tento účel je určený typ výplatného termínu 10 = CEST s výplatou mzdy a sumou vytvorenou pre doplatok náhrad pracovnej cesty na bankový účet (IA 6622).

Pre správnu funkčnosť vytvorenia podkladov v oblasti CEP je potrebné:

- v číselníku ZLM pre ZLM s IA 6622 mať nastavenú ZLM, pod ktorú sa doplatok náhrad zaeviduje v mzdách (ZLM pre export doch / mzdy), najlepšie s IA 2301,

- na Cep02 zaevidovaný záznam s typom výplatného termínu 10,

- nachystané cestovné príkazy v stave 60 = Podklady vyúčtovania schválené.

4.5 Export do účtovníctva

Export dát cestovných príkazov do účtovníctva prebieha podľa zhodných princípov, ktoré sú určené pre mzdy – viď export do účtovníctva. Jedná sa teda o

Obecná započítateľnosť UCTO na formulári Zlm02

Tu sa evidujú skupiny započítateľnosti, ktoré majú obdobné účtovanie. Do skupín sa zaraďujú zložky ZLM a to buď priamo alebo s pomocou interných algoritmov.

Uct01 – formulár Účtovnej súvzťažnosti

Na tomto formulári sa pre určenú skupinu započítateľnosti (a tým pre ZLM na nej uvedené) evidujú spôsoby zaúčtovania, tj. podmienky na ZLM, ktoré musia byť splnené, a potom sa hlavne konfiguruje výstup.

V tejto konfigurácii možno uviesť niekoľko riadkov, ktoré budú použité v prípade, že vstupy spĺňajú zadanú podmienku. Pre účely cestovných príkazov sú určené špeciálne hodnoty položky Zdroj dát a účtovanie. Tu si používateľ volí, čo sa v rámci tohto riadku konfigurácie prevádza do účtovníctva a to podľa číselníku typ_zdroje_ucto s hodnotami:

1 Mzdové dáta .. prevádza sa celková čiastka,

2 Cestovné príkazy: čiastka .. prevádza sa celková čiastka,

3 Cestovné príkazy: čiastka – DPH. Prevádza sa celková čiastka bez čiastky DPH,

4 Cestovné príkazy: DPH .. prevádza sa čiastka DPH,

7 Cestovné príkazy: suma v cudzej mene ... prevádza sa čiastka v cudzej mene

Ďalšie formuláre, zostavy či exporty (zvlášť potom spustenie exportu na Uct02) sú potom bez rozdielu oproti mzdovej oblasti. Používateľ si iba volí typ výplatného termínu pre cestovné príkazy (11-40). Proti zabezpečeniu úniku dát medzi používateľmi miezd a cestovných príkazov je prístup v typoch VT obmedzený prístupovými právami (bude).

Pre dáta prevádzané do miezd (s typom výplatného termínu 10) je potrebné zvážiť, či účtovať rozdielne ZLM s IA 6622 pre tento výplatný termín a ostatné.
Pre typ VT 10 totiž nevzniká okamžitá povinnosť a záväzok voči zamestnancovi, zatiaľ čo pre ostatné typy VT áno. Zároveň bude zrejme iná kontrola vykonania platieb. Pre typ VT = 10 sa musí vykonať kontrola voči zúčtovaným sumám v mzdách, zatiaľ čo pre ostatné sa vykonáva kontrola preplatenia z výpisu bankových operácií. Ak by bolo rozličné účtovanie, potom v konfigurácii na Uct01 vytvorte pre každý typ účtovania samostatný riadok a pomocou podmienky na položku <typ_vt> rozlíšte,, na ktorých vnútropodnikových účtoch bude čiastka sledovaná.

4.6 Zálohy diaľničnej dane

Systém dáva podklady pre platenie diaľničnej dane a jej záloh.

Základom sú údaje definované o súkromnom vozidle použitom na pracovnej ceste (formulár Cep05) a počet dní, ktoré bolo vozidlo v rámci cesty použité k preprave (Cep01, zál. Priebeh cesty). Každý deň môže byť iba jeden – to v rámci jedného CP zabezpečuje tlačidlo „Kilometrovné“ na formulári Cep01.

Pre výpočet záloh je podstatné, kedy – v akom mesiaci – bolo vozidlo pre cestu použité. To sa zisťuje podľa dátumu jednotlivých úsekov cesty; teda nie z uzatváraného obdobia a výplatného termínu.

Používateľ si v evidencii vozidiel volí, akým spôsobom bude diaľničná daň počítaná v rámci povolenej legislatívy, tj. buď dennou čiastkou alebo 1/12 ročnou sadzby dane. Ročnú sadzbu dane možno zadať automaticky počítanou podľa obsahu motoru alebo priamo ročnou čiastkou. Na všetky sadzby možno „nasadiť“ percento, ktoré sa uplatňuje pre povolené zľavy či určenú vyššiu daň.

4.7 Prístupové práva

Prístupové práva k objektom sú združené v štandardných roliach:

31 – Cestovné príkazy - zamestnanec

32 - Cestovné príkazy - manažér

33 - Cestovné príkazy - referent

34 - Cestovné príkazy – pokladňa

Okrem štandardných objektových práv na formulári a zostáv sú na formulári Cep01 ešte tieto práva:

Cep01emp - Funkčnosť zamestnanec

Cep01mana - Funkčnosť manažér

Cep01ref - Funkčnosť referent

Cep01pokl – Funkčnosť pokladňa

Vlastné schvaľovanie (typu informácie => Áno či Nie + komentár) prebieha vo formulári Wflow.

Tento formulár je spolupútnikom formuláru Mail s týmto rozdelením:

Wflow – používateľ a jeho workflow na chválenie a schválené.

Mail – upozorňujúci informácie (popr. Tlačové zostavy)

Formulár je v úvodnom menu zložke Udalosti, dotazy, navigácia.

Viď tiež dokumentáciu EGJE_Ovládanie kapitola Okno Wflow.

Také okno Wflow má príslušný objekt práv.

Existuje tiež objekt WflowAdmin, ktorý jeho nositeľovi umožní vidieť všetky workflow v systéme.

To môže byť užitočné hlavne pri zavádzaní systému a pre riešenie situácie, kedy nejaký účastník workflow nereaguje (v systéme EGJE). Uvedené právo tiež umožní núdzovú editáciu statusu cestovného príkazu na poslednej záložke Cep01.

Ďalšie objektové právo Cep01dleWflow obmedzuje prístup schvaľovacích tlačidiel na Cep01. Len ten, kto je Wflow adresát, môže schvaľovať CP.

Voliteľné objektové právo Cep01uzavDoch - Zadanie a editácia CP jen pri otvorené dochádzke umožňuje, ako už názov napovedá, kontrolovať CP voči uzavreté dochádzke a to nad záložkou Príkaz a Priebeh cesty. Porovnáva sa začiatok a koniec pracovnej cesty a začiatok a koniec priebehu cesty, či nezasahuje do obdobia, ktoré je na Dcm01 vo stave editácie mesačného záhlavia 3,13,23,33 (Uzatvorené), zároveň status výplatného termínu je 3 – Dochádzka uzatvorená – mzdy aktuálne. V predvolenom stave je táto kontrola vypnutá.

Používané menu objekty : MENU_All, MENU_Doch.

5 Špecifické úpravy pre zákazníkov

5.1 Allianz SP [SK]

· Paušálne kilometre

Na formulári Cep01, záložke Priebeh cesty je položka "Kilometre (čís.)" určená pre paušálne kilometre na ceste ("kilometre z číselníka"). Ak hodnota nie je vyplnená, a jej hodnota existuje v číselníku Cep08, automaticky sa naplní pri ukladaní záznamu priebehu cesty. Pozor, nemusí byť zhodná s km najazdenými autom na účely náhrady kilometrovného AUV a navyše sa sleduje aj pre iné spôsoby dopravy (vlak, MHD, ...).

Pre používateľa - referenta je na Cep01 určená záložka "Kontrola paušálnych kilometrov", kde má referent prehľad o všetkých úsekoch cesty a môže vykonať úpravy v položkách miesto od, miesto do, kilometre (ponúka sa mu hodnota z Cep08). Referent by mal skontrolovať pred uzavretím cestovného príkazu, či sú aj na účely kilometrov na ceste všetky položky správne.

Sledovanie kilometrov na ceste je obsahom používateľské zostavy Cep25fallsk.

· Náklady na jedlo pri pracovnej ceste

Zvýšené náklady zamestnanca na obstaranie stravy počas pracovnej cesty rieši zákonná náhrada stravného, ktoré sa počíta podľa zákonom daných a prípadne konfigurácií nastavených pravidiel. Ak zamestnanec nemusí obstarávať stravu "zo svojho" (alebo zálohy), tj je mu bezplatne poskytnutá strava, stráca nárok na stravné či jeho časť. Slovo "bezplatne" je samozrejme myslené vo vzťahu k zamestnancovi, lebo ten nesmie na pracovnej ceste hradiť nič, čo mu nie je aspoň čiastočne hradené. Skrátka náklady v takom prípade hradí zamestnávateľ. Ide najmä o prípady:

- Nocľah je podmienený aj poskytnutím raňajky,

- Semináre s poskytnutím obeda,

- Konferencia s celodennou stravou, ...

Vo všetkých prípadoch je ale poskytnutie základnej služby (nocľah, ...) viazané na poskytnutie stravy, budeme preto používať pojem "vynútená strava". V prípadoch vynútenej stravy potom väčšinou ani ona strava na faktúre či daňovom doklade nie je cenovo oddelená. Zákon rieši náš pojem vynútené stravy znížením stravného poskytnutého zamestnancovi podľa konkrétnych podmienok.

Niektorí zamestnávatelia sledujú detailne náklady v súvislosti s pracovnými cestami. A tu je pri vynútené strave problém s čiastkovým členením nákladov. V prípade hoteli s raňajkami:

- Zamestnancovi nie je poskytnuté stravné (inak povinný náklad)

- Je preplatený hotel s raňajkami, čo je druhovo

o nocľažné ako povinný náklad

o cena za raňajky a tú možno ešte rozdeliť:

§ do výšky nepreplateného zákonného stravného za raňajky (do "limitu")

§ nad výšku stravného za raňajky (nad "limit")

Náklad stravného za raňajky do "limitu" je tak zhodný, nech je preplatený zamestnancovi pri neposkytnuté strave vo forme stravného alebo hotela pri poskytnutej strave. Až cena nad "limit" je nákladom navyše za voľbu hoteli s raňajkami.

Na formulár Cep01 / Priebeh cesty sme doplnili novú položku "Dokladovaná cena poskytnutej vynútenej stravy".

Pri zaúčtovaní nákladov (na Cep01 / Zaúčtovanie / Načítaj dáta) budú prebiehať určité dopočty, ktorých výsledkom sú ZLM (s internými algoritmy 6195, 6315, 6316, 6325, 6326). Aby bolo možné tieto výpočty vykonať, musíte na formulári Cep03 nakonfigurovať ZLM pre uvedené prípady:

ZLM pre vynútenú stravu do výšky stravného - tuzemské

ZLM pre vynútenú stravu nad výšku stravného - tuzemské

ZLM pre vynútenú stravu do výšky stravného - zahraničné

ZLM pre vynútenú stravu nad výšku stravného - zahraničné

ZLM pre vynútenú stravu do výšky stravného - tuzemské platené firemnou kartou

ZLM pre vynútenú stravu nad výšku stravného - tuzemské platené firemnou kartou

ZLM pre vynútenú stravu do výšky stravného - zahraničné platené firemnou kartou

ZLM pre vynútenú stravu nad výšku stravného - zahraničné platené firemnou kartou

Príklady výpočtov

V príkladoch je použitá aktuálna „cena“ – krátené stravné za poskytnuté raňajky vo výške 2,32€. Cesta trvá celý deň a celodenné stravné činí 9,30€.

Príklad č.1: Hotel s vynútenými raňajkami, celková cena 44€ z toho sú 4€ za raňajky

Na Cep01 zadávajte

- nocľažné 40 €

- dokladovaná cena vynútenej stravy 4€

- počet bezplatne poskytnutých raňajok 1

vzniknuté ZLM s IA

6311 – stravné 6,98 € (9,30 – krátenie za poskytnuté raňajky 2,32)

6200 – hotel 40 €

6195 – vynútená strava 4 €

6315 – vynútená do limitu 2,32 €

6316 – vynútená nad limit 1,68 €

Príklad č.2: Hotel s vynútenými raňajkami, celková cena 44€ - bez vykázanej ceny raňajok

Na Cep01 zadávajte

- nocľažné 44 €

- dokladovaná cena vynútenej stravy 0 €

- počet bezplatne poskytnutých raňajok 1

vzniknuté ZLM s IA (za cenu raňajok sa berie zákonný limit)

6311 – stravné 6,98 € (9,30 – krátenie za poskytnuté raňajky 2,32)

6195 – vynútená strava 2,32 €

6200 – hotel 41,68 € (44 – 2,32)

6315 – vynútená do limitu 2,32 €

· Používateľské zostavy

Cep06fallsk – Tlač cestovného príkazu

Cep26fallsk – Protokol o likvidácii cestovného príkazu

Cep22fallsk – Žiadosť o preddavok na pracovnú cestu

Cep23fallsk – Zdaňovanie vreckového

Cep24fallsk – Kilometre AUV

Cep25fallsk – Paušálne kilometre AUV

Cep01.fallsk – Cestovné príkazy pre Allianz SP SK - položka štát je prednastavená na prázdne pole a položka je povinná.

6 Upozornenie

Zoznam prístupových častí dokumentácie je tu.