Elanor - EGJE
Úvod
Stručná charakteristika systému
Popis základných princípov a pojmov
Táto príručka má za cieľ predstaviť hlavné riešené problematiky a spôsoby ich riešenia.
1.2 Profesie zaoberajúce sa ľudskými zdrojmi
2.1 Členenie pre okolie - Správna jednotka
2.2.1 Technologické členenie a štruktúry
2.2.2 Firemné členenie a štruktúry
2.3.1 Priame a nepriame priradenie štruktúry na PV
4 Hlavné riešiteľské technologické prvky
4.5 Práca s formulármi a procesmi
4.7 Prístupové práva ku položkám
4.8 Označovanie prvkov riešenia
5 Osoba, PV a niektoré ďalšie pojmy
Elanor Global JE (Java Edition) je systémom pre prácu s ľudskými zdrojmi (HR). Jedná sa o systém, ktorý používateľovi slúži k riešeniu jeho práce so zamestnancami, ich personálnymi a mzdovými „agendami“.
Oproti predchádzajúcej verzii Elanor Global (PersIMS) nie je Elanor Global JE delený na moduly. Dôvodom je veľká prepojenosť medzi prvkami riešenia v ich použití. Systém je interne delený na okruhy riešení, kde každý okruh riešení sa venuje určitej práci používateľa. V ďalšom texte bude uvedený ich zoznam a podrobný popis.
Ľudské zdroje predstavujú zrejme to najcennejšie, čo vo firmách či organizáciách existuje. Tvorí totiž tvoriví zdroj prevádzkovania a rozvoja hlavných cieľov, pre ktoré bola firma založená. Preto je starostlivosť o ľudské zdroje základnou povinnosťou každého zamestnávateľa. Núti ho síce k tomu príslušná legislatíva, ale hlavne by ho k tomu mala nútiť potreba udržať a rozvíjať firmu, pretože firma bez hodnotných ľudských zdrojov nemôže dobre prosperovať.
K starostlivosti o ľudské zdroje je samozrejme možné použiť radu myšlienok, postupov a metód. Náš systém Elanor Global (aj vo verzii JE) podporuje používateľa v jeho starostlivosti o ľudské zdroje. Používateľ tu má k dispozícii radu nástrojov, ktorými zabezpečuje svoju starostlivosť o ľudské zdroje.
Do starostlivosti o ľudské zdroje zasahuje i štát a to svojou legislatívou a politikou. Niektoré oblasti, starostlivosť o HR sú legislatívne pomerne pevne zviazané (napríklad mzdy, bezpečnosť práce), iné sú z právneho hľadiska voľné a takmer či úplne v rukách firmy (napríklad hodnotenie).
V organizáciách sa pri práci s HR dajú zistiť určité rozdelenia, ktoré potom majú svoj obraz v profesiách, ktoré sa problematikou HR zaoberajú. Jedná sa o hlavné profesie
- personálne .. zaoberajúce sa personálnymi dátami a procesmi,
- mzdové .. jedná sa o profesie účtovnícke, ktoré podľa legislatívnych pravidiel spresnených vo firemnom prostredí zúčtovávajú mzdové podklady až do „výplat“ zamestnancom.
Ďalej sa dajú vysledovať doplnkové profesie
- „pamák“ .. ktorý sa zaoberá výkazníctvom a tvorbou firemných predpisov
- „rozborár“ .. venuje sa rozborom hlavne v mzdovej oblasti
- „normovač“ .. ktorý tvorí a vyhodnocuje normy práce
- „bezpečák“ .. ktorý sa zaoberá bezpečnosťou práce
- …
V praxi sa naplnenie uvedených profesií dosť odlišuje a je v moci organizácie si ich upravovať podľa svojich predstáv. Mnohé činnosti sú potom kumulované do jednej profesie (zvlášť u menších organizácií) alebo sú zase naopak niektoré profesie rozdeľované na menšie okruhy, ktoré potom tvoria pracovnú náplň špecifických referentov HR.
O ľudské zdroje sa však nestarajú len referenti špecializovaných profesií, ale v každodennej práci sú to predovšetkým ich vedúci.
Pri práci s našim systémom, obdobne ako pri práci s inými systémami a to najmä v prostredí nasadenia výpočtovej techniky, je potrebná ešte jedna „podporná“ profesia a to profesia pre „systémové práce“. Tá sa stará o stav systému ako celku, jeho nastavenie a vyhodnotenie funkčnosti a tiež o hardwarové a softwarové súčasti systému.
I keď každá organizácia môže mať profesné delenie činností rôzne, budeme sa v dokumentácii Elanor Global JE držať základného delenia na oblasti
- personálna,
- mzdová,
- manažérska,
- a systémová.
Konkrétne rozdelenie je potom záležitosťou každej organizácie a nastavenia konfigurácie nášho systému v oblasti prístupových práv.
Je bežnou a osvedčenou praxou, že pre riadenie väčších celkov a riešenie väčších problémov sa väčšie celky či problémy rozdeľujú na čiastkové a menšie a to podľa presne stanovených pravidiel. Čiastkové celky či problémy potom existujú relatívne samostatne s jasne definovanou väzbou na celok či problém a na ostatné čiastkové celky a podproblémy. Túto obecnú myšlienku podporuje zrejme každý systém na podporu HR.
Existuje však celá rada dôvodov a spôsobov, ako väčší celok rozdeliť na menšie. Napríklad firma môže mať niekoľko závodov, tie potom svoje prevádzky, ktoré sú delené na dielne. Dôvodom k deleniu môže byť hierarchická štruktúra riadenia a vedúcich jednotlivých stupňov štruktúry, iným dôvodom môže byť delenie používané pre sledovanie nákladov. Môžeme používať i delenie podľa výplatných miest, tímové delenie a radu ďalších.
Je však jedno delenie, ktoré je dané legislatívou. Každá organizácia je štátom registrovaná a má svoje identifikačné číslo IČO. Ak sa však jedná o organizáciu, ktorej činnosť nie je sústredená na jednu lokalitu a má viac čiastkových celkov v rôznych miestach republiky, potom tieto čiastkové celky vystupujú voči niektorým štátnym úradom samostatne. Dôvodom je lepšia možnosť kontroly a spolupráce medzi týmito čiastkovými celkami a miestnymi kanceláriami štátnych úradov.
Dochádzame tak k tomu, že firmu môžeme členiť rôzne, ale základné „metadelenie“ je na
- delenie pre okolie firmy
- delenie vo vnútri firmy
viac nájdete v popise riešiteľského okruhu Str
(podrobnosti i so vzťahom k vlastnému riešeniu nájdete v popise riešiteľského okruhu Adm)
Pre okolie organizácie (firmy) sa organizácie členia podľa jednotiek, ktoré vystupujú samostatne navonok voči orgánom štátnej správy a to hlavne v mzdovej oblasti. Pre toto rozdelenie sa v našich predchádzajúcich systémoch vžil pojem "Správna jednotka" (skrátene SJ), ktorý budeme používať i v tejto verzii Elanor Global JE. Správna jednotka sa prihlasuje napríklad k sociálnemu zabezpečeniu (poisteniu), zdravotnému poisteniu, pre daňové účely a je pre tieto orgány vykazovanou jednotkou. Vykazuje svoje výsledky voči štatistickým orgánom a odvádza odvody poistného a dane. Súčasne sa pri vykonávaní kontrolnej činnosti tieto orgány obracajú na odborných referentov práve z konkrétnej SJ.
V praxi väčšinou zodpovedá rozdelenie na SJ rozdelenie geografickému (pojem v daňovej oblasti "správcova pokladňa"). SJ často mávajú možnosť samostatnej tvorby kolektívnej zmluvy a to v rámci nadriadenej kolektívnej zmluvy organizácie.
Správne jednotky sa ďalej v Elanor Global JE vo vnútri firmy rozdeľujú na Správne oddiely (SO, viď ďalej). Na správnu jednotku (na rozdiel od predchádzajúcej verzie Elanor Globalu) nie sú zaraďovaní zamestnanci, tí sú zaraďovaní až na Správny oddiel !
Rôzne vnútorné delenie sa dá rozdeliť do skupín podľa rôznych pohľadov. My sme použili nasledujúce:
Technologické členenie je určené pre účely nasadenia Elanor Global JE a prácu s ním.
Správny oddiel (SO) ďalej člení správnu jednotku a jedná sa o čisto mzdovo technologické členenie. Toto delenie umožňuje prevádzať v jednom mesiaci a výplatnom termíne (napr. dobierka) niekoľko samostatných mzdových uzávierok. Na správne oddiely v rámci správnej jednotky sú zaraďovaní zamestnanci. Dostávame tak schému:
Zamestnanec => Správny oddiel => Správna jednotka => Organizácia
Odporúčame použiť viac správnych oddielov len v prípadoch, kedy je potrebné prevádzať čiastkové mzdové uzávierky v rôznych časových termínoch. Niektoré zahraničné firmy totiž vyžadujú postupné vyúčtovanie napríklad výrobných liniek a potom až správny aparát, kvôli skoršiemu vyhodnoteniu hospodárskych výsledkov.
Nedoporučujeme používať delenie na správne oddiely pre čiastkové uzávierky jednotlivých účtovníčok, pretože určenie prístupových práv jednotlivých účtovníčok na zamestnancov sa neodvíja zo správnych oddielov.
V každom prípade je však potrebné mať v správnej jednotke aspoň jeden správny oddiel, aby sme mohli zaraďovať zamestnancov do technologických celkov pre účely mzdových uzávierok.
Viď tiež Adm
Z hľadiska ochrany dát sú systémom zabezpečované (tzv. riadkové) prístupové práva na jednotlivých zamestnancov. Pre tento cieľ je využitá jedna z obecných štruktúr , ktorá je použitá pri konfigurácii prístupových práv a to súčasne s výberom hodnôt tejto štruktúry, ktoré má používateľ k dispozícii. Napr. sa použije štruktúra kategórie s hodnotami 1, 5 a taký referent má prístup k zamestnancom, ktorí sú zaradení do štruktúry kategórií s hodnotami 1 alebo 5.
Organizácia môže využívať celý rad štruktúr. Elanor ako riešiteľ systému určuje nasledujúce označenie „typov štruktúr“:
1 Nákladová štruktúra
2 Organizačná štruktúra
3 Pracovné miesta
4 Profesie
5 Kategórie
8 Projekt
11 Účtovná špecifikácia
12 Zákazka
13 Výplatné miesto
14 Mzdová účtovníčka
15 Referent
16 Miesta
17 Referent vzdelávania
18 Výdajové miesta (pracovné pomôcky)
38 Štát zdanenia
Zoznam štruktúr ale nie je konečný. Pre konkrétnych zákazníkov formou zmenového scriptu vytvárame aj ďalšie štruktúry. Obvykle k tomu dochádza vo fáze implementácie. Označenie štruktúr je potom jednotné v celom projekte EGJE.
Mechanizmus delenia podľa vnútro firemných štruktúr (okrem správneho oddielu) umožňuje veľmi rôznorodé delenie podľa predstáv a potrieb organizácie. Aparát spojený so štruktúrami naviac umožňuje po nakonfigurovaní previazanosť medzi jednotlivými štruktúrami (napr. z organizačného môžeme určiť nákladovú či štruktúru použitú pre riadenie prístupových práv).
Štruktúry či ich kombinácie sa priraďujú hlavne
- zamestnanci (PV)
- zložke mzdy (SLM)
U každej štruktúry si používateľ určuje, či sa táto štruktúra a jej väzby na zamestnanca a ZLM „archivujú do miezd“. Pokiaľ áno, potom sa aktuálny stav tejto štruktúry každý mesiac uchováva a je tak zabezpečené, že i po zmenách štruktúry v budúcnosti budú výstupy (väčšinou v mzdovej oblasti) za tento mesiac z hľadiska štruktúr a zaradenia zamestnancov do štruktúr rovnaké. Archivuje sa tak, napríklad organizačná a nákladová štruktúra, bežne však sa asi nebude archivovať štruktúra pracovných miest.
Štruktúry pre mzdy sú obecne použiteľné pre ľubovoľné rozborové zostavy, napríklad rekapitulácie. Rovnako vo väzbe miezd na účtovníctvo (export do účtovníctva) je možné použiť rôzne z týchto mzdových štruktúr a to aj súčasne. Štruktúry do miezd nearchivované však pre účtovníctvo nemôžu byť použité.
Jednotlivé štruktúry môžu byť spolu previazané.
Štandardne predpokladáme tieto základné väzby:
PM je popísané Organizačným strediskom, Profesiou, Kategóriou a niekedy tiež Nákladovým strediskom.
Organizačné stredisko môže byť popísané Nákladovým strediskom a Referentom
Osoba a PV v tomto zmysle štruktúrou nie sú, ale sú k štruktúram priraďované.
Zaradenie na štruktúry sa prevádza v priraďovacej záložke na PV (Opv01, Opv04, Opv05).
Niektoré priradenia sú priame - tj PV je skutočným priraďovacím záznamom do danej štruktúry priradené,
iné sú nepriame, sprostredkované prostredníctvom väzieb štruktúr.
Pri tomto sprostredkovaní sa používa tento postup:
1. primárne je priame priradenie
2. pokiaľ nie je, systém sa snaží odvodiť priradenie štruktúry z PM, na ktoré je PV priamo priradené
3. pokiaľ hodnota nie je ani tam , odvodzuje z Organizačného strediska, na ktoré je toto PM priradené
Konfigurácia systému je jedným z prvkov nastavenia systému používateľom podľa jeho potrieb a predstáv.
Oproti predchádzajúcej verzii Elanor Globalu nie sú v konfigurácii legislatívne parametre, ktoré zabezpečuje používateľ. Tieto sú riešené interne a iným spôsobom.
Konfigurácia používateľom zadávaná je riešená hierarchicky podľa schématu
Správny oddiel => Správna jednotka => Organizácia
Všetky povolené parametre je možné popísať na ľubovoľnej úrovni tejto hierarchie. Pokiaľ napríklad zaevidujeme parameter len na úrovni organizácie, potom platí pre všetky SJ a SO. Pokiaľ sa však niektorá SJ rozhodne zmeniť hodnotu tohto parametra, jej hodnota bude platiť len pre túto SJ a ostatné budú mať hodnotu uvedenú u organizácie. Platí tu tzv. prepadávajúci režim.
Prvkom konfigurácie je tiež konfigurácia (ne)použitia objektov v systéme (formulár Adm04). Ide o to, že riešenie EGJE je široké a toto je najpriamočiarejšia cesta, ako niektoré jeho časti tj. formuláre a zostavy, ktoré konkrétny zákazník nepoužíva, označiť tak, aby sa v systéme vôbec neponúkali a to ani v menu ani v zaraďovaní objektov do rolí.
viď Adm_uzdoc / kap. Hierarchia členenia spracovávanej organizácie
Práca používateľa so systémom sa skladá z dialógu medzi ním a počítačom. Systém Elanor Global JE komunikuje s používateľom a dáva používateľovi informácie niekoľkými základnými spôsobmi.
Používateľ má k dispozícii ponuku, čiže menu činností, z ktorých si vyberá činnosť, ktorú práve potrebuje. Touto voľbou potom vyberie prácu s formulárom, spustenie či prácu s procesom alebo vytvorenie zostavy.
Menu sa objavuje v ľavej časti. V jej hornej polovici je zoznam všetkých činností, ktoré má používateľ k dispozícii podľa nastavených prístupových práv (tzv. objektové práva) a v dolnej časti je zoznam rozpracovaných činností. Zoznam všetkých činností je pritom usporiadaný hierarchicky do niekoľkých odvetví, podľa vecnej problematiky, ktorej sa venuje.
V budúcnosti budú aj formuláre obsahovať kontextové menu, ktoré bude obsahovať činnosti, ktoré súvisia s formulárom. Napríklad pre formulár o daniach budú k dispozícii zostavy pre daňové účely, mzdový list a ročné zúčtovanie daňových záloh.
Formuláre slúžia pre prácu s evidovanými dátami. Jedná sa o neprocesný pohľad na dáta a to v členení podľa návrhu a realizácie firmy Elanor.
Formuláre rozdeľujeme na dva základné typy. Individuálny formulár obsahuje dáta o jednom celku, napríklad o jednom zamestnancovi. Oproti tomu hromadný formulár obsahuje dáta o viacerých celkoch, tj. napríklad o viacerých zamestnancoch. Typickými príklady sú formulár o zamestnancovi (Opv01), ktorý obsahuje rôzne položky o jednom zamestnancovi a hromadný formulár o priemeroch (Pru01h), ktorý obsahuje z hľadiska priemerného zárobku dáta viac zamestnancov.
Individuálne formuláre potom môžu mať tzv. navigačný zoznam, pomocou ktorého používateľ určuje, s ktorým objektom chce pracovať. V prípade vyššie uvedeného formulára Opv01 tu používateľ určí zamestnanca, ktorého dáta chce vidieť a prípadne zadávať či editovať.
Individuálne formuláre môžu byť jednoduchým zobrazením dát, môžu však byť komplexné a značne rozsiahle. Využívajú k tomu niekoľko technologických spôsobov – položky pod sebou, rozbaľovacie zoznamy položiek, tabuľka položiek vedľa seba, zoskupenie do záložiek a podzáložiek.
Hromadné formuláre sú vo forme tabuľky, tj. položky vedľa seba.
Odborníci firmy Elanor sa snažili na formulár dostať dáta určitého objektu tak, aby takýto formulár obsahoval všetky potrebné a príbuzné dáta. Napríklad formulár pre dane (Dan01) slúžia pre prácu s vyhlásením k dani, pre daňové úľavy a nezdaniteľné čiastky a tiež pre ročné zúčtovanie daňových záloh. Každý formulár však môže obsahovať iba dáta k jednej navigácii.
Na formulároch môžu byť umiestené špeciálne tlačidlá k zabezpečeniu určitej funkčnosti súvisiacej so zameraním formulára. Napríklad formulár Vyp01 obsahuje tlačidlá pre prevedenie výpočtu mzdy zamestnanca a na zrušenie výpočtu.
Procesy slúžia k dynamickému zadávaniu či pohľadu na dáta z určitého funkčného pohľadu. Môžu byť rozdelené do niekoľkých fáz, ktoré sa spracovávajú časovo postupne a aj rôznymi používateľmi. To sú hlavné rozdiely oproti formulárom, ktoré sú skôr pre statickú prácu s evidovanými dátami o objekte.
Príkladom procesu je nástup do zamestnania. Tu je potrebné vyplniť celý rad dát z rôznych oblastí riešenia a to často i niekoľkými referentmi.
Práca s procesom je podobná práci s formulárom, ale používateľ má k dispozícii špeciálne „procesné“ tlačidlá, ktorými riadi prácu procesu.
Proces je naviac na rozdiel od formuláru používateľsky konfigurovateľný, tj. používateľská organizácia sama určuje aké položky a v akom poradí sa do procesu zaraďujú.
Zostavy a exporty tvoria výstup zo systému. Elanor Global JE vytvára zostavy v grafickom formáte a exporty v textovom formáte. Tieto výstupy nie sú prostriedkami systému ďalej editovateľné.
Pre grafický formát bol ako štandard zvolený formát *.pdf, ktorý je svetovým štandardom pre grafické formáty a zobrazuje sa pomocou AdobeReaderu – Acrobat (je k dispozícii zdarma). Ďalej je možnosť zvoliť si iný formát a to podľa ponuky pri konkrétnej zostave. Jedná sa o HTML, RTF alebo o jednoduchý výstup v textovom tvare. Tieto formáty avšak nie sú graficky optimalizované.
Textové formáty sú vytvárané podľa potrieb a požiadaviek. Jedná sa napríklad o textové výplatné lístky pre tzv. výplatné lístky s krycím listom (preklep na 2 kópie), exporty rôznym štátnym či štatistickým úradom (ELDP, prihlášky NP, Trexima, …).
V rade zostáv sa dá získať nie len grafický výstup, ale tiež prehľad o dátach, z ktorých je zostava vytváraná. Tento prehľad je tabuľkový a dá sa jednoduchým spôsobom preniesť do MS Excel.
Používateľ pri svojej práci s formulármi a procesmi má jednoznačný a unifikovaný spôsob práce. Riešitelia preňho nachystali štandardné spôsoby práce, na ktoré môže byť zvyknutý z iných windows-aplikácií. K dispozícii je alternatívny spôsob obsluhy, kedy sa používateľ sám rozhoduje, či určitú funkčnosť zvolí pomocou tlačidla alebo pomocou ponuky v menu (horné obslužné menu) alebo pomocou klávesových skratiek či pomocou kontextu a lokálnej ponuky na pravé tlačidlo myši. Všetky uvedené alternatívy sú skutočne alternatívami, pretože je jedno, z ktorého miesta je požadovaná činnosť volaná.
Funkčné tlačidlá sú na rozdiel od predchádzajúcej verzie Elanor Globalu umiestnené vždy v jednom mieste a nie na každom formulári. Na formulári sa však objavujú špeciálne tlačidlá pre špeciálnu funkčnosť, ktorú je možné zvoliť len na tomto formulári – napríklad spustenie výpočtu mzdy.
Oproti predchádzajúcej verzii Elanor Globalu používateľ určite na prvý pohľad zistí, že nová verzia neumožňuje presun rôznych formulárov po obrazovke a zmenu ich veľkosti. Táto vlastnosť je nahradená komplexnosťou navrhnutých formulárov a vlastnosťami procesov. Nový systém je tak z hľadiska používateľa jednoduchší a viac prehľadný.
Viď tiež príručka ovládania
Množstvo dát sa mení v čase a z hľadiska systému je potrebné u niektorých z nich uchovávať dáta aj s ich časovou históriou.
V niektorých prípadoch sa sleduje časová platnosť celého dátového záznamu, napríklad platnosť zadanej dlhodobej zložky mzdy. Táto časová platnosť je platná aj pre jednotlivé položky záznamu.
V niektorých prípadoch je vhodné ukladať a sledovať hodnotu po položkách. Napríklad dáta o osobe a jej vzťahu k organizácii. Na rozdiel od predchádzajúcej verzie Elanor Globalu sa o PV netvoria časové rezy obsahujúce väčšie množstvo položiek, ale každá položka má svoju samostatnú históriu.
EGJE používa pre prístup k dátam tzv. referenčný dátum. Je to dátum, ktorý si používateľ zadá pri prihlásení a výbere profilu. K tomuto dátumu a obdobia z neho odvodeného sa potom zobrazujú dáta vo formulároch. Tento dátum sa dá následne zmeniť v menu Systém. U niektorých formulárov je aj tento dátum / obdobie vytiahnuté do hlavičky. Ak jej používateľ zmení tu potom je zdieľané len medzi formulármi s rovnakým navigačným zoznamom.
Systém Elanor Global JE umožňuje nastavenia prístupových práv až na jednotlivú položku. Takto uplatnené prístupové práva sú realizované na formulároch a v procesoch. Zostava však obsahuje vždy všetky položky. Pokiaľ teda používateľ nemá mať prístup k niektorým položkám zostavy, potom nesmie dostať prístupové právo k celej zostave a táto zostava môže byť nahradená používateľskou zostavou, kde používateľsky neprístupné položky nie sú.
Ďalej sú prístupové práva použité v obvyklom zmysle a to na formulári, procesy a zostavy v rámci formulárov a procesov ďalej potom na záložky a „dátové okná“.
Novinkou oproti predchádzajúcej verzii Elanor Globalu je možnosť vyradiť určité položky zo systému prístupových práv a takto i z celej aplikácie. Aparát vie pracovať so zostavami, procesmi, formulármi alebo aj s ich časťami a to až na úroveň položky. Týmto je objekt / položka z hľadiska používateľskej organizácie úplne eliminovaná z nastavovania prístupových práv a nikto tento objekt resp. položku formulára nemá k dispozícii. Hodí sa to napríklad pokiaľ nechcete sledovať položku „číslo občianskeho preukazu“.
Základné prvky riešenia (formuláre, procesy, zostavy) sú z hľadiska jednoznačnosti a prehľadu označené kódom. Tento kód sa skladá z troch písmen označujúcich riešiteľský okruh, kam prvok riešení spadá a ďalej potom z dvoch číslic, vyjadrujúcich číselné rozlíšenie v rámci okruhu. Pri hromadných formulároch potom pre lepší prehľad je na koniec doplnený kód „h“.
Zoznam riešiteľských okruhov je uvedený v prílohe A.
Z hľadiska systému Elanor Global JE sa pojem osoba používa pre osobu zavedenú do systému. Každá osoba je však v určitom vzťahu k organizácii a týchto vzťahov môže byť viac ako jeden a to súčasne alebo postupne. Z hľadiska kontinuity s predchádzajúcimi verziami Elanor Global používame označenie PV pre takto chápaný vzťah osoby k organizácii. Aj keď sa bude hovoriť o PV, pracovnom pomere, personálnom vzťahu a podobne, vždy je potrebné si uvedomiť, že sa jedná o vzťah. Vzťah k organizácii môže byť podľa číselníka (status):
0 neurčený
1 PV počítaný v mzdách
2 PV počítaný len v prípade existencie zadaných mesačných vstupov
3 PV nepočítaný
4 PV nepočítaný - pozastavené mazanie
6 Bývalý zamestnanec (po uplynutí doby uchovávania dát)
10 Personálna evidencia – bližšie neurčené
12 Lekár
13 Psychológ
14 Lektor
21 Používateľ systému Elanor Global JE.
103 Personálna evidencia bližšie neurčené - bývalý
104 Personálna evidencia bližšie neurčené - bývalý, pozastavené mazanie
123 Lekár - personálna evidencia - bývalý
124 Lekár - personálna evidencia - bývalý, pozastavené mazanie
133 Psychológ - personálna evidencia - bývalý
134 Psychológ - personálna evidencia - bývalý, pozastavené mazanie
143 Lektor - personálna evidencia - bývalý
144 Lektor - personálna evidencia - bývalý, pozastavené mazanie
213 Používateľ - systémová evidencia – bývalý
214 Používateľ - systémová evidencia - bývalý, pozastavené mazanie
Je zrejmé, že PV nie je iba pracovný pomer, ale sú tu na rovnakej úrovni evidovaní napríklad aj lekári a uchádzači. Samostatne sú evidovaní používatelia systému.
Je dôležité si uvedomiť, že pokiaľ osoba vstupuje do vzťahu k organizácii z viac dôvodov, musí mať pre každý dôvod podľa uvedeného číselníka samostatný PV. Takže napríklad personalista, ktorý je zamestnancom je v systéme raz ako používateľ systému (status = 21) a raz ako zamestnanec (status = 1).
Tento status je súčasne rozhodujúci pre zaradenie PV do navigačných zoznamov pre individuálne formuláre a pre výber PV v jednotlivých zostavách. Potom používateľ – zamestnanec bude v zoznamu pre formulár o daniach (Dan01) a tiež pre formulár o používateľoch (Adm01). Iná osoba, ktorá je „len“ zamestnancom, sa objaví v zoznamu pre dane, ale nebude v zoznamu používateľov.
Každá osoba sa reprezentuje v systéme svojim PV a to minimálne jedným. Preto nie je zavedené osobné číslo pre osobu a číslo PV pre každé PV ako v predchádzajúcej verzii Elanor Globalu, ale používa sa položka OSČPV (osobné číslo vzťahu), ktorá označuje príslušné PV. U každého PV je v pozadí schovaná osoba. Pre určenie niektorých atribútov je však potrebné uprednostniť určité PV. Napríklad v mzdovej oblasti výpočty za osobu (dane, zrážky, …). K tomu slúži pojem „kmeňový PV“ – každá evidovaná osoba má v každom okamihu jediný kmeňový PV.
OSČPV je označenie PV, ktorého formu si určuje používateľ. Jedná sa o reťazec, takže môže obsahovať i nenumerické znaky. Doporučujeme zadávať OSČPV jedným z nasledujúcich spôsobov:
a) nezávislé OSČPV .. každý PV má svoje číslo, čísla sú numerické; ak má osoba viac PV, potom tieto jednotlivé označenia OSČPV nie sú označením v položke OSČPV previazané
b) závislé OSČPV .. každý PV má svoje číslo, ktoré sa skladá z dvoch častí oddelených bodkou “.“ Pred bodkou je označenie osoby a za bodkou je označenie PV v rámci osoby (poradové číslo PV osoby). V tejto variante doporučujeme uvádzať číslo PV na dve číslice (napr. 16052.01). Tento spôsob je vhodný pre upgrade z predchádzajúcej verzie Elanor Global.
Medzi ďalšie používané pojmy patrí organizácia a firma. Oficiálny a širší pojem je organizácia. Organizácia má právnu subjektivitu, je evidovaná v obchodnom registri. Obdobným pojmom je firma, ale ten sa väčšinou používa v podnikateľskej sfére. V našom poňatí sú tieto pojmy používané v rovnakom zmysle, pokiaľ nie je povedané inak.
Jednopoložkové číselníky (editované formulárom Jpc01) prechádzajú celým systémom. Ide o združené číselníky obsahujúce množstvo drobných a stredne veľkých číselníkov charakteru:
číslo text
číslo kód text
kód text
Každý číselník je vždy označený kódom a názvom.
Podľa spôsobu údržby ich potom delíme na :
Používateľ resp. typicky správca vykonáva editáciu číselníkových hodnôt na Jpc01 záložka "Hodnoty používateľ".
Na záložke "Číselník" sa potom zobrazí dôležitý údaj "Štruktúra zobrazenia", ktorý hovorí, ktoré z hodnôt číslo(hodnota), kód, text (názov) sa v tom konkrétnom číselníku používajú a v akej podobe.
Správca môže potlačiť Elanorom zadané hodnoty tak, aby sa používateľovi neponúkali.
To je možné využiť napríklad pre druhy adries a kontaktov. Zo mzdovej oblasti to potom môže byť napríklad Forma sprievodného zoznamu.
Funkčnosť v EGJE je ale pre štandardné JPC celoplošná.
Realizácia je pomocou tlačidiel Jpc01 / "Potlačiť použitie" resp. "Znovusprístupniť použitie" pre návrat do pôvodného stavu.
Každá hodnota v číselníku potom obsahuje ešte sprievodné položky:
textové Kód2 a Kód3
celočíselná "Celočíselná hodnota 2"
desatinná "Desatinné hodnota 3"
Tie využíva v niektorých prípadoch Elanor u svojich hodnôt a rovnako tak ich môže využiť aj používateľ v hodnotách z číselníkov typu S a U. Avšak položky štandardne nie sú zobrazované, využiť je teda možné len do špeciálnych interfejsov.
Zoznam prístupných častí dokumentácie je tu.